Cudzoziemka odwołała się od decyzji ZUS po terminie. Sąd oddalił jej skargę

1. Decyzją z dnia 28 marca 2024 r. Zakład Ubezpieczeń Społecznych (dalej: "ZUS", "organ I instancji") uchylił przyznane I. F. (dalej: "skarżąca") prawo do świadczenia wychowawczego na dziecko M. S. za okres od 1 czerwca 2023 r. do 31 maja 2024 r. oraz zobowiązał skarżącą do zwrot nienależnie pobranego świadczenia wychowawczego za ww. okres.

2. Pismem z dnia 12 maja 2024 r., złożonym tego samego dnia skarżąca wniosła odwołanie od powyższej decyzji, kwestionując uznanie za nienależnie pobrane świadczenie wychowawcze.

3. Zaskarżonym do Sądu postanowieniem z dnia 7 listopada 2025 r. Prezes Zakład Ubezpieczeń Społecznych (dalej: "Prezes ZUS", "organ odwoławczy") stwierdził uchybienie terminu na wniesienie odwołania.

W uzasadnieniu organ odwoławczy wykazał, iż odwołanie zostało wniesione po upływie ustawowego terminu, gdyż decyzja organu I instancji została odebrana przez skarżącą 12 kwietnia 2024 r. Skarżąca złożyła zaś odwołanie w dniu 12 maja 2024 r., a zatem z uchybieniem ustawowego terminu.

Końcowo Prezes wskazał również, że skarżąca nie złożyła wniosku o przywrócenie terminu do wniesienia odwołania.

4. W skardze wywiedzionej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy skarżąca wniosła o zmianę postanowienia i merytoryczne rozpatrzenie jej odwołania z dnia 12 maja 2024 r.

Skarżąca w uzasadnieniu wskazał, że decyzja organu I instancji znalazła się na jej PUE ZUS 12 kwietnia 2024 r. jednakże jako cudzoziemka nieznająca biegle języka polskiego i polskich procedur nie rozumiała wiadomości informujących ją o otrzymaniu decyzji. Wyjaśniła, że kilkukrotnie zgłaszała się osobiście do Oddziału ZUS w Brodnicy, gdzie błędnie zapewniano ją, iż otrzymana decyzja jest pozytywna. O negatywnym charakterze decyzji dowiedziała się po upływie 14 dni na wniesienie odwołania od bliżej nieokreślonej pracownicy ZUS.

5. W odpowiedzi na skargę organ odwoławczy wniósł o jej oddalenie podtrzymując dotychczasowe stanowisko w sprawie.

6. W piśmie procesowym (data wpływu do Sądu 21 kwietnia 2026 r.) skarżąca podtrzymała dotychczasowe stanowisko w sprawie oraz wniosła o przeprowadzenie rozprawy i zapewnienie jej na rozprawie tłumacza przysięgłego języka rosyjskiego.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Bydgoszczy zważył, co następuje:

7. Zgodnie z art. 1 § 1 i § 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. - Prawo o ustroju sądów administracyjnych (tj. Dz. U. z 2024 r. poz. 1267) w zw. z art. 3 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tj. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm. – dalej: "p.p.s.a."), sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej, przy czym kontrola ta sprawowana jest pod względem zgodności z prawem, jeżeli ustawy nie stanowią inaczej.

8. W pierwszym rzędzie w związku z wnioskiem skarżącej o rozpoznanie sprawy na rozprawie sąd wskazuje, że dokonywana przez sądy administracyjne kontrola działalności administracji publicznej obejmująca orzekanie w sprawach skarg na wydane w postępowaniu administracyjnym postanowienia na które służy zażalenie w rozumieniu art. 3 § 2 pkt 2 p.p.s.a. odbywa się w trybie uproszczonym na posiedzeniu niejawnym w składzie trzech sędziów (art. 120 w zw. z art. 119 pkt 3 p.p.s.a.). Mając zatem na względzie, że przedmiotem skargi w niniejszej sprawie jest postanowienie, o którym stanowi art. 119 pkt 3 p.p.s.a., na gruncie tej sprawy aktualizowała się kompetencja sądu do rozpoznania sprawy na posiedzeniu niejawnym. Rozpoznanie sprawy przez sąd administracyjny na posiedzeniu niejawnym nie jest uzależnione od woli strony skarżącej, stąd nawet złożenie przez stronę wniosku o rozpoznanie takiej sprawy na posiedzeniu jawnym nie pozbawia sądu ustawowego uprawnienia do rozpoznania sprawy na posiedzeniu niejawnym (vide wyroki NSA: z dnia 8 grudnia 2022 r., sygn. akt II OSK 3794/19; z dnia 11 marca 2021 r., sygn. akt I OSK 4109/18; z dnia 8 grudnia 2020 r., sygn. akt I FSK 110/20). Aczkolwiek zgodnie z art. 90 § 2 p.p.s.a. sąd może skierować sprawę na posiedzenie jawne i wyznaczyć rozprawę także wówczas, gdy sprawa podlega rozpoznaniu na posiedzeniu niejawnym, to taka możliwość została pozostawiona uznaniu sądu i nie jest uwarunkowana stanowiskiem stron (vide: wyrok NSA z dnia 12 października 2021 r., sygn. akt II OSK 2014/21). Sąd stwierdza, że w niniejszej sprawie nie zachodziła potrzeba rozpoznania skargi na rozprawie i z tych względów Sąd oddalił wniosek o przeprowadzenie rozprawy.

9. Przechodząc do kontroli legalności zaskarżonego postanowienia w świetle kryteriów wskazanych na wstępie sąd w niniejszym składzie stwierdził, że nie narusza ono przepisów prawa procesowego, ani prawa materialnego w stopniu, który miał lub mógł mieć wpływ na wynik sprawy.

Przedmiot kontroli Sądu stanowi postanowienie Prezesa ZUS z dnia 7 listopada 2025 r. stwierdzające uchybienie terminu do wniesienia odwołania od decyzji ZUS z dnia 28 marca 2024 r.

Zgodnie z art. 129 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (tj. Dz. U. z 2025 r. poz. 1691 ze zm. - dalej "k.p.a.") odwołanie wnosi się do właściwego organu odwoławczego za pośrednictwem organu, który wydał decyzję. Odwołanie wnosi się w terminie czternastu dni od dnia doręczenia decyzji stronie, a gdy decyzja została ogłoszona ustnie - od dnia jej ogłoszenia stronie. Przepisy szczególne mogą przewidywać inne terminy do wniesienia odwołania. W myśl zaś art. 134 k.p.a., organ odwoławczy stwierdza w drodze postanowienia niedopuszczalność odwołania oraz uchybienie terminu do wniesienia odwołania. Postanowienie w tej sprawie jest ostateczne.

Zgodnie z art. 39 § 1 k.p.a. organ administracji publicznej doręcza pisma na adres do doręczeń elektronicznych. W nawiązaniu do art. 394 k.p.a. w przypadku doręczenia elektronicznego, do ustalenia dnia doręczenia korespondencji stosuje się przepis art. 42 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. W myśl art. 42 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. z 2026 r., poz. 3) korespondencję uznaje się za doręczoną w dniu następującym po upływie 14 dni od wskazanego w dowodzie otrzymania dnia wpłynięcia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego. Zgodnie z art. 41 ust. 1 pkt 2 i pkt 3 ustawy o doręczeniach elektronicznych dowód otrzymania jest wystawiony po wpłynięciu korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu publicznego. Natomiast przez wpłynięcie dokumentu elektronicznego na adres do doręczeń elektronicznych rozumie się zaistnienie warunków technicznych umożliwiających adresatowi odebranie doręczonego dokumentu.

10. Przenosząc powyższe ogólne uwagi na grunt przedmiotowej sprawy wskazania wymaga, że jak wynika z zapisów w systemie informatycznym ZUS decyzja z dnia 28 marca 2024 r. została skutecznie doręczona skarżącej w dniu 12 kwietnia 2024 r. w formie elektronicznej na profilu na platformie PUE-ZUS (Urzędowe Poświadczenie Doręczenia 540841309).

Określony w art. 129 k.p.a. termin do wniesienia odwołania upłynął z dniem 28 kwietnia 2024 r. (poniedziałek). Odwołanie natomiast wniesiono 12 maja 2024 r., a zatem z uchybieniem terminu wskazanego powyżej. Skoro skarżąca złożyła odwołanie po upływie terminu do jego wniesienia, to organ nie mógł przystąpić do jego rozpoznania, lecz zobowiązany był stwierdzić uchybienie terminu do wniesienia odwołania w drodze postanowienia wydanego na podstawie art. 134 k.p.a. Co należy podkreślić uchybienie terminu jest okolicznością obiektywną i w razie jej stwierdzenia organ odwoławczy nie ma innej możliwości niż wydanie postanowienia, o którym mowa w art. 134 k.p.a. Stwierdzenie uchybienia terminu nie zależy więc od swobodnego uznania organu administracji publicznej, lecz wynika z bezwzględnie obowiązującej normy prawnej. Co istotne, dla stwierdzenia uchybienia terminu do wniesienia odwołania nie mają znaczenia powody tego uchybienia. W świetle powyższego zarzuty skargi dotyczące przyczyn uchybienia terminu do wniesienia odwołania nie mają znaczenia w niniejszej sprawie.

Z tych względów Wojewódzki Sąd Administracyjny w Bydgoszczy uznając, że zaskarżone postanowienie nie narusza prawa materialnego, ani też przepisów postępowania, które powodowałoby konieczność wyeliminowania go z obrotu prawnego, działając na podstawie przepisów art. 151 p.p.s.a. orzekł jak w sentencji wyroku.