Błędna data w kancelarii, odwołanie dzień po terminie. NSA oddalił skargę spółki

1. Wyrokiem z 30 października 2025 r., sygn. akt III SA/Wa 1236/25 Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie (dalej: Sąd pierwszej instancji/WSA) oddalił skargę K. Sp. z o.o. z siedzibą w R. (dalej: Skarżąca/Spółka) na postanowienie Dyrektora Izby Administracji Skarbowej w Warszawie (dalej: Organ) z 21 marca 2025 r. w przedmiocie odmowy przywrócenia terminu do wniesienia odwołania od decyzji w sprawie podatku od towarów i usług za poszczególne okresy rozliczeniowe 2018 r.

2. W skardze kasacyjnej od tego wyroku Skarżąca, zaskarżając powyższy wyrok w całości, zarzuciła w oparciu o art. 174 pkt 2 ustawy z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej: P.p.s.a.) naruszenie przepisów postępowania, tj.: art. 151 P.p.s.a. w zw. z art. 162 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm. dalej: O.p.) przez błędne uznanie, że w sprawie nie zachodzi przesłanka uzasadniająca zastosowanie instytucji przywrócenia terminu do wniesienia odwołania w postaci zawinienia ustanowionego w sprawie pełnomocnika substytucyjnego, co doprowadziło do niezasadnego ponoszenia przez Skarżącą negatywnych skutków, w sytuacji gdy Spółka nie ponosi winy w uchybieniu terminu do wniesienia odwołania.

3. Przy tak sformułowanych zarzutach kasacyjnych Skarżąca wniosła o uchylenie zaskarżonego wyroku w całości i przekazanie sprawy do ponownego rozpoznania Sądowi pierwszej instancji a także zasądzenie na jej rzecz zwrotu kosztów postępowania, w tym kosztów zastępstwa procesowego według norm przepisanych. Zrzekła się rozpoznania sprawy na rozprawie.

4. Organ nie wniósł odpowiedzi na skargę kasacyjną.

Naczelny Sąd Administracyjny zważył, co następuje:

5. Skarga kasacyjna nie ma usprawiedliwionych podstaw i dlatego podlega oddaleniu.

6. Stosownie do postanowień art. 183 § 1 P.p.s.a. Naczelny Sąd Administracyjny rozpoznaje sprawę w granicach skargi kasacyjnej, z urzędu bierze pod rozwagę wyłącznie nieważność postępowania. W rozpoznawanej sprawie nie zachodzi żadna z przesłanek nieważności postępowania wymienionych w art. 183 § 2 P.p.s.a. Sprawa ta mogła być zatem rozpoznana przez Naczelny Sąd Administracyjny tylko w granicach zakreślonych w skardze kasacyjnej.

7. Kontroli instancyjnej sprawowanej w jej granicach podany został wyrok Sądu pierwszej instancji, w którym WSA zaakceptował stanowisko Organu odmawiające przywrócenia terminu do wniesienia odwołania, sformułowane na podstawie art. 162 § 1, § 2 i oraz art. 163 § 2 oraz art. 216 § 2 O.p. Zgodnie z art. 162 § 1 O.p., w razie uchybienia terminu należy przywrócić termin na wniosek zainteresowanego, jeżeli uprawdopodobni, że uchybienie nastąpiło bez jego winy. Przesłanką przywrócenia terminu na podstawie tego przepisu jest zatem uprawdopodobnienie przez wnioskodawcę, że do uchybienia terminu doszło bez jego winy.

8. Jak podkreśla się w orzecznictwie sądów administracyjnych, kryterium braku winy, jako przesłanka przywrócenia terminu, wiąże się z obowiązkiem zachowania przez stronę szczególnej staranności przy dokonywaniu czynności procesowej. Przez brak winy, o którym mowa w art. 162 § 1 O.p., należy rozumieć sytuacje, w których z przyczyn obiektywnie niezależnych, nawet przy zachowaniu najwyższej staranności, strona nie miała możliwości dochowania ustawowego terminu.

9. W ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego, postawiony w skardze kasacyjnej zarzut naruszenia art. 162 § 1 O.p. nie jest trafny, bowiem Skarżąca, działająca w sprawie przez profesjonalnego pełnomocnika, nie uprawdopodobniła w toku postępowania, że nie ponosi winy w uchybieniu terminu. Okolicznością, na którą powoływała się we wniosku o przywrócenie terminu był fakt niedopełnienia 5 grudnia 2024 r. (ostatni dzień terminu) przez adwkat K. W. (pełnomocnik substytucyjny) obowiązków polegających na sporządzeniu w terminie odwołania od decyzji NUS z 20 listopada 2024 r. W ocenie Skarżącej tego rodzaju pomyłka nie powinna jej obciążać, bowiem przyczyna uchybienia terminu nie leżała po jej stronie lecz pełnomocnika.

10. Odnosząc się do powyższych okoliczności, Naczelny Sąd Administracyjny stwierdza, że ustanowienie przez stronę zawodowego pełnomocnika oznacza, że działania pełnomocnika są działaniami samej strony. Należy przy tym wskazać na silnie ugruntowany pogląd, zgodnie z którym od profesjonalnego pełnomocnika oczekuje się dochowania należytej staranności, wynikającej z zawodowego charakteru prowadzonej działalności. Pełnomocnik, który zgodził się reprezentować stronę, ma obowiązek działania w imieniu i na rzecz mocodawcy z równą starannością, jakby działał na własną rzecz, a mocodawca ponosi ryzyko ujemnych skutków niestarannego zachowania się profesjonalnego pełnomocnika. Odpowiedzialność pełnomocnika obejmuje przy tym nie tylko jego osobiste działania, ale także działania wszystkich osób, którymi posługuje się wykonując swój zawód (por. postanowienie NSA z dnia 28 lutego 2018 r., sygn. akt II FZ 96/18; wszystkie powołane orzeczenia dostępne pozostają w internetowej bazie orzeczeń CBOSA). W postanowieniu z 12 października 2017 r., sygn. akt II OZ 1091/17 Naczelny Sąd Administracyjny wprost wskazał, że od profesjonalnego pełnomocnika wymaga się maksimum staranności, bowiem to na pełnomocniku spoczywa obowiązek zadbania o prawidłowe i terminowe dokonanie czynności procesowych.

11. Przywrócenie terminu będzie uznane za niezawinione, jeśli doszło do niego na skutek przeszkód nie do przezwyciężenia. Przeszkody te muszą mieć charakter zewnętrzny i obiektywny, a brak winy w uchybieniu terminu można uznać tylko wtedy, gdy strona nie mogła przeszkody usunąć, nawet przy użyciu największego w danych warunkach wysiłku. Strona musi więc uwiarygodnić swą staranność, jak również fakt, że przeszkoda, która spowodowała niedotrzymanie terminu była od niej niezależna. Tymczasem, zdaniem Naczelnego Sądu Administracyjnego, okoliczności faktyczne przywołane we wniosku o przywrócenie terminu do wniesienia odwołania w rozpoznawanej sprawie nie noszą cech takiej przeszkody. Jak bowiem wynika z treści zarówno ww. wniosku, jak też uzasadnienia skargi kasacyjnej, uchybienie terminowi do wniesienia odwołania wynikało z odnotowania przez pracownika kancelarii wadliwej daty końcowej na wniesienie odwołania - zamiast daty 5 grudnia 2024 r. odnotowano datę 6 grudnia 2024 r. tym samym pełnomocnik sporządzając odwołanie nie zweryfikował ponownie daty i wniósł odwołanie jeden dzień po upływie ustawowego terminu.

12. W ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego niesprawdzenie daty doręczenia decyzji i w konsekwencji brak dotrzymania terminu do wniesienia odwołania przez pełnomocnika Skarżącej należy uznać za działanie naznaczone brakiem staranności w prowadzeniu sprawy, co szczególnie nie może cechować działania profesjonalnego pełnomocnika mającego pełną wiedzę i świadomość konsekwencji niedotrzymania terminu do dokonania czynności. Takie działanie należy uznać za w pełni zawinione, co zasadnie uczynił Sąd pierwszej instancji i Organ.

13. Argumentacja skargi kasacyjnej opierała się na twierdzeniu, że jakkolwiek pełnomocnik substytucyjny nie dopełnił obowiązku złożenia w terminie odwołania od decyzji to jednak z tego tytułu nie można przypisać winy pełnomocnikowi głównemu jak i samej Skarżącej.

14. Należy zauważyć, że w orzecznictwie sądów administracyjnych oraz Sądu Najwyższego ugruntowany jest pogląd, który Naczelny Sąd Administracyjny w składzie rozpoznającym sprawę w całości podziela, że za błędy i zaniechania pełnomocnika odpowiedzialność ponosi jego mocodawca oraz, że nie można skutecznie opierać wniosku o przywrócenie uchybionego terminu wyłącznie na twierdzeniu, że zaniedbania dopuścił się pełnomocnik, a nie strona (por. postanowienie Sądu Najwyższego z 14 czerwca 2018 r., sygn. akt V CZ 39/18, w którym Sąd Najwyższy wskazał, że gdy strona jest reprezentowana przez pełnomocnika procesowego, wina pełnomocnika jest winą strony w rozumieniu art. 168 § 1 k.p.c. Strona nie może powoływać się na brak winy w sytuacji, w której winę w niedochowaniu terminu ponosi jej pełnomocnik. Skutki wszelkich działań lub zaniechań pełnomocnika obciążają stronę, która nie może wobec tego wniosku o przywrócenie terminu uzasadniać tym, że to nie ona, lecz jej pełnomocnik zaniedbał dokonania czynności. W takiej sytuacji strona, aby uzyskać przywrócenie terminu, powinna uprawdopodobnić, że uchybienie terminu nastąpiło z przyczyn niezawinionych przez jej pełnomocnika. Innymi słowy, gdy pełnomocnik w sposób zawiniony uchybi terminowi, jego przywrócenie na żądanie strony jest niemożliwe.

15. W związku z powyższymi uwagami nie sposób było podzielić argumentów skargi kasacyjnej. Strona postępowania, wyznaczając pełnomocnika, była obarczona ryzykiem popełnienia błędu przez tę osobę, tak jakby go sama popełniła. Sąd pierwszej instancji trafnie zaś ocenił stanowisko Organu, że w okolicznościach sprawy nie został uprawdopodobniony brak winy Skarżącej w uchybieniu terminu do wniesienia odwołania. Zarzuty skargi kasacyjnej nie mogły zatem zostać uwzględnione.

16. Naczelny Sąd Administracyjny oddala skargę kasacyjną, jeżeli nie ma ona usprawiedliwionych podstaw, o czym stanowi art. 184 P.p.s.a. Z uwagi na wynik sprawy i brak stosownego wniosku co do zwrotu kosztów postępowania kasacyjnego (art 209 P.p.s.a.), nie wystąpiły przesłanki do zamieszczenia w wyroku rozstrzygnięcia o kosztach postępowania.

Sędzia WSA del. Sędzia NSA Sędzia NSA (spr)

W. Gurba R. Pęk I. Najda – Ossowska