Pismo o zwrot kosztów egzekucyjnych potraktowane jako nowy wniosek. Sąd uchylił postanowienia obu instancji

Postanowieniem z 22 stycznia 2026 r. Dyrektor Izby Administracji Skarbowej

w W. (dalej także jako "Dyrektor IAS" lub "organ odwoławczy") na podstawie art. 138 § 1 pkt 1 w zw. z art. 144, art. 61a § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2025 r., poz. 1691; dalej: "kpa") oraz art. 18 pkt 2 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym

w administracji (t.j. Dz. U. z 2025 r., poz. 132; dalej: "upea"), po rozpatrzeniu zażalenia Ł.B. (dalej: "skarżący") na postanowienie Naczelnika [...] Urzędu Skarbowego w R. (dalej: "Naczelnik US", "organ I instancji")

z 18 września 2025 r. w przedmiocie odmowy wszczęcia postępowania w sprawie pisma z 25 sierpnia 2025 r. o zwrot kosztów egzekucyjnych w wysokości 40 231,73 zł wraz z ustawowymi odsetkami w kwocie 1 256,00 zł - utrzymał w mocy zaskarżone postanowienie.

Postanowienia zostały wydane w następującym stanie faktycznym i prawnym:

W dniu 27.08.2025 r. do organu I instancji wpłynęło pismo skarżącego datowane na 25 sierpnia 2025 r., w którym powołując się na postanowienie Naczelnika [...] Urzędu Skarbowego w R. w sprawie zwrotu kosztów egzekucyjnych wraz

z ustawowymi odsetkami nr [...] z 1.08.2025 r., zwrócił się

z wnioskiem o zwrot kosztów egzekucyjnych wraz z ustawowymi odsetkami na rachunek bankowy.

Organ I instancji podniósł, iż zawiadomieniem o zwrocie kosztów egzekucyjnych nr [...]z 16.06.2025 r. zawiadomił skarżącego o wysokości kosztów egzekucyjnych i odsetek ustawowych naliczonych od dnia uzyskania do dnia 13.06.2025 r. podlegających zwrotowi na rzecz skarżącego. Zawiadomienie zostało doręczone 30.06.2025 r. Dodał, że w dniu 17.07.2025 r. wpłynęło do organu I instancji pismo skarżącego z 14.07.2025 r. zatytułowane Wnioski w postępowaniu egzekucyjnym, w którym skarżący wniósł o podanie daty początkowej oraz daty końcowej naliczania odsetek od kwoty pobranych kosztów egzekucyjnych, podanie wysokości stawki procentowej odsetek ustawowych zastosowanych do dokonania naliczenia kwoty odsetek oraz o zwrot kosztów egzekucyjnych wraz z należnymi odsetkami na rachunek bankowy.

W odpowiedzi na to pismo, postanowieniem nr [...]

z 1.08.2025 r. w sprawie zwrotu kosztów egzekucyjnych wraz z ustawowymi odsetkami, organ I instancji postanowił o zwrocie skarżącemu:

• kwoty pobranych kosztów egzekucyjnych w wysokości 40 231,73 zł.

• kwoty odsetek ustawowych naliczonych od dnia uzyskania kosztów egzekucyjnych do dnia obciążenia rachunku bankowego organu egzekucyjnego (tj. 13.06.2025 r.) w łącznej kwocie 1 256,00 zł.

Naczelnik US wskazał, że postanowienie to zostało doręczone 18.08.2025 r.,

a wobec tego, że zażalenie na postanowienie nie zostało złożone, stało się ono ostateczne.

Naczelnik US podniósł także, iż w treści uzasadnienia ww. zawiadomienia,

a następnie postanowienia w sprawie zwrotu kosztów egzekucyjnych wraz

z ustawowymi odsetkami wskazał, że ponieważ na dzień 13.06.2025 r. prowadził wobec skarżącego postępowanie egzekucyjne na podstawie tytułów wykonawczych [...] i [...], kwota przysługującego skarżącemu zwrotu kosztów egzekucyjnych w wysokości 40 231,73 zł wraz

z naliczonymi odsetkami w kwocie 1 256,00 zł, zawiadomieniem nr [...] z 13.06.2025 r. została zajęta przez organ egzekucyjny i zaliczona na poczet zaległości skierowanych do egzekucji. Tym samym, kwota zobowiązań skarżącego wobec Skarbu Państwa uległa zmniejszeniu o 41 487,73 zł.

W ocenie organu I instancji, z powyższej analizy wynika, że pomiędzy wnioskiem skarżącego z 25.08.2025 r. w sprawie kosztów egzekucyjnych wraz z ustawowymi odsetkami, a wydanym prawomocnym postanowieniem Naczelnika [...] Urzędu Skarbowego w R. [...] z 1.08.2025 r., bezspornie zachodzi tożsamość podmiotowa i przedmiotowa, w takim samym stanie prawnym

i niezmienionym stanie faktycznym. Zatem, ma tutaj zastosowanie art. 61a § 1 kpa uprawniający organ do odmowy wszczęcia postępowania.

Postanowieniem z dnia 18 września 2025 r. organ I instancji odmówił zatem wszczęcia postępowania administracyjnego zainicjowanego pismem z 25 sierpnia 2025 r. (data wpływu 27 sierpnia 2025 r.), którym skarżący zwrócił się z wnioskiem o zwrot kosztów egzekucyjnych w wysokości 40 231,73 zł wraz z odsetkami ustawowymi

w kwocie 1 256,00 zł.

W zażaleniu na to postanowienie skarżący wniósł o jego uchylenie, merytoryczne rozpatrzenie i uwzględnienie złożonego wniosku z dnia 25 sierpnia 2025 r.

W uzasadnieniu zażalenia podniósł, iż postanowienie Naczelnika US z dnia

18 września 2025 r. powoduje, że jego wniosek z dnia 25 sierpnia 2025 r. nie został rozpatrzony merytorycznie, ponieważ bezzasadnie uznano, że wniosek ten nie był pismem kierowanym w toku postępowania egzekucyjnego i podlega załatwieniu w jego ramach. Skarżący wskazał, że jest to wniosek dotyczący prawidłowego rozliczenia kosztów egzekucyjnych w postępowaniu, w którym doszło do wyegzekwowania należności na skutek zapłaty. Powinien zatem zostać rozpatrzony jako wniosek złożony w ramach postępowania egzekucyjnego, a nie jako wszczynający odrębne postępowanie.

Postanowieniem z dnia 22 stycznia 2026 r., wskazanym na wstępie

i zaskarżonym w niniejszej sprawie, Dyrektor Izby Administracji Skarbowej w W. utrzymał w mocy postanowienie Naczelnika US z dnia 18 września 2025 r.

W uzasadnieniu swojego rozstrzygnięcia przedstawił dotychczasowy przebieg postępowania w sprawie. Przytoczył następnie art. 61 § 1 kpa, art. 61 § 3 kpa oraz art. 61a § 1 kpa. Wskazał jednocześnie, że art. 61a § 1 kpa oprócz przesłanki odmowy wszczęcia postępowania o charakterze podmiotowym tj. wniesienia żądania przez osobę niebędącą stroną, obejmuje inne uzasadnione przyczyny, z powodu których postępowanie nie może być wszczęte. Przywołując wyrok WSA w Kielcach

z 25.05.2023 r. w sprawie sygn. akt I SA/Ke 178/23 stwierdził, że jedną z przeszkód wszczęcia postępowania jest mająca miejsce w przedmiotowej sprawie sytuacja ostatecznego rozstrzygnięcia przedmiotu objętego wnioskiem. Powstał zatem w tej sprawie stan powagi rzeczy osądzonej (res iudicata), co wiąże się z tym, że nie można ponownie rozpoznawać sprawy tożsamej pod względem podmiotowym

i przedmiotowym. Tożsamość podmiotowa będzie miała miejsce wtedy, gdy w sprawie występują te same strony, natomiast sprawy są tożsame pod względem przedmiotowym, o ile tożsama jest podstawa prawna, stan faktyczny oraz prawa

i obowiązki stron, które z nich wynikają.

W ocenie Dyrektora IAS w W. pomiędzy sprawą zakończoną ostatecznym postanowieniem Naczelnika US nr [...] z 1.08.2025 r., a sprawą opisaną we wniosku skarżącego z 25.08.2025 r., występuje tożsamość podmiotowa i przedmiotowa. Skoro zatem sprawa o zwrot kosztów egzekucyjnych wraz z odsetkami za zwłokę była już przedmiotem postępowania

i ostatecznego rozstrzygnięcia organu egzekucyjnego, to powstał stan powagi rzeczy osądzonej (res iudicata) co oznacza, że nie można ponownie rozpatrywać tożsamej sprawy uprzednio rozstrzygniętej ostatecznie. W sytuacji gdy wniosek skarżącego dotyczy sprawy, która była już przedmiotem postępowania to ponowne wszczęcie oraz prowadzenie postępowania i ponowne wydanie postanowienia w tej sprawie jest niedopuszczalne. Zgodnie z przyjętym orzecznictwem sądowo-administracyjnym, jeżeli już raz, wszczęto postępowanie i wydano orzeczenie, to nie można jeszcze raz wszcząć postępowania w tej samej sprawie. Postanowienie wydane w takim ponownym postępowaniu byłaby obciążone wadą i podlegałaby stwierdzeniu nieważności.

Przywołując wyrok WSA w Poznaniu z dnia 16 maja 2024 r. w sprawie sygn. akt II SA/Po 117/24 podniósł, iż postanowienie Naczelnika US jest prawidłowe,

a argumentacja zażalenia pozostaje bez wpływu na wynik sprawy.

Skargę na powyższe postanowienie do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie wniósł Ł. B., wnosząc o uchylenie postanowień organów obu instancji i merytoryczne rozpatrzenie wniosku zawartego w piśmie z dnia 25 sierpnia 2025 r.

W uzasadnieniu skargi wskazał, że bezzasadne jest uznanie, że jego wniosek nie był pismem kierowanym w toku postępowania egzekucyjnego i nie podlegał załatwieniu w jego ramach. Doprowadziło to do braku merytorycznego rozpatrzenia tego wniosku. Jest to wniosek dotyczący prawidłowego rozliczenia kosztów egzekucyjnych w postępowaniu, w którym doszło do wyegzekwowania należności na skutek zapłaty.

Skarżący podniósł, iż z uwagi na to, że nie wydaje się w takich przypadkach żadnego potwierdzenia w tym przedmiocie, za końcowy akt takiego postępowania należy uznać postanowienie dotyczące rozliczenia kosztów. Okoliczność ta przemawia jednoznacznie za rozpatrzeniem wniosku z dnia 25.08.2025 r. jako wniosku złożonego w ramach postępowania egzekucyjnego, a nie wniosku wszczynającego postępowanie odrębne.

Odpowiadając na skargę Dyrektor IAS wniósł o jej oddalenie, podtrzymując dotychczasowe stanowisko w sprawie.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje:

Kontrola sądowa zaskarżonych decyzji, postanowień bądź innych aktów wymienionych w art. 3 § 2 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2026 r., poz. 143; dalej: "ppsa") stosownie do art. 1 ustawy z dnia 25 lipca 2002r. Prawo o ustroju sądów administracyjnych (t.j. Dz. U. z 2024 r., poz. 1267), sprawowana jest w oparciu o kryterium zgodności z prawem. W związku z tym, aby wyeliminować z obrotu prawnego akt wydany przez organ administracyjny konieczne jest stwierdzenie, że doszło w nim do naruszenia, bądź przepisu prawa materialnego w stopniu mającym wpływ na wynik sprawy, bądź przepisu postępowania w stopniu mogącym mieć istotny wpływ na wynik sprawy, albo przepisu prawa dającego podstawę do wznowienia postępowania (art. 145 § 1 pkt 1 lit. a) – c) ppsa). Przy czym, zgodnie z art. 134 § 1 ppsa, Sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy i nie jest związany zarzutami skargi ani jej wnioskami,

z zastrzeżeniem zawartym w treści art. 57a, który w niniejszej sprawie nie ma zastosowania.

Dokonując oceny zgodności z prawem zaskarżonego postanowienia w zakresie tak określonych kompetencji, Sąd doszedł do przekonania, że skarga zasługuje na uwzględnienie.

Sporem w sprawie objęta jest zasadność odmówienia skarżącemu wszczęcia postępowania administracyjnego zainicjowanego pismem z dnia 25 sierpnia 2025 r. (data wpływu 27 sierpnia 2025 r.), w którym skarżący zwrócił się o dokonanie zwrotu kosztów egzekucyjnych w kwocie 40 231,73 zł wraz z ustawowymi odsetkami w kwocie 1 256,00 zł.

W ocenie organów podatkowych w sprawie występuje przesłanka odmowy wszczęcia postępowania na podstawie powyższego wniosku z art. 61a § 1 kpa z uwagi na tożsamość przedmiotową i podmiotową, w takim samym stanie prawnym

i niezmienionym stanie faktycznym, pomiędzy postępowaniem prowadzonym przez Naczelnika [...] Urzędu Skarbowego w R. i zakończonym postanowieniem z dnia 1 sierpnia 2025 r. nr [...], a sprawą wskazaną we wniosku skarżącego z 25.08.2025 r.

Zdaniem skarżącego, jego wniosek z dnia 25 sierpnia 2025 r., w którym zwrócił się o zwrot kosztów egzekucyjnych w wysokości 40 231,73 zł wraz z odsetkami ustawowymi w kwocie 1 256,00 zł powinien zostać rozpatrzony merytorycznie

w prowadzonym wobec niego postępowaniu egzekucyjnym, a nie potraktowany jako wniosek o wszczęcie nowego postępowania.

Odnosząc się do tak zakreślonego przedmiotu sporu wskazać należy, iż trafne jest stanowisko organów podatkowych, że w przypadku wystąpienia tożsamości podmiotowej i przedmiotowej pomiędzy postępowaniem zakończonym prawomocnym orzeczeniem a przedmiotem postępowania wskazanym w nowym wniosku, stanowi uzasadnioną przyczynę odmowy wszczęcia postępowania, o której mowa w art. 61a § 1 kpa. W ocenie Sądu jednak zastosowanie powyższego przepisu w niniejszej sprawie było przedwczesne.

Jak wynika z treści wniosku skarżącego z dnia 25 sierpnia 2025 r., do którego odniosły się organy podatkowe odmawiając zaskarżonym postanowieniem wszczęcia postępowania, pozostaje on w związku z postanowieniem Naczelnika US z dnia

1 sierpnia 2025 r. nr [...]. Odnosząc się do tego postanowienia skarżący we wniosku, o którym mowa wniósł o niezwłoczne dokonanie zwrotu kosztów egzekucyjnych w kwocie 40 231,73 zł wraz z odsetkami w kwocie 1 256,00 zł przelewem na rachunek bankowy. Wniosek ten został nadany w Urzędzie Pocztowym w dniu 25 sierpnia 2025 r.

Z treści postanowienia Naczelnika US z dnia 1 sierpnia 2025 r., o którym mowa wyżej wynika, że w związku z wyrokami Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego

w Warszawie sygn. akt VIII SA/Wa 108/25 i sygn. akt VIII SA/Wa 109/25 z 20.03.2025r., którymi Sąd uchylił postanowienia Dyrektora Izby Administracji Skarbowej w W. nr [...] i [...] z 29.11.2024 r. oraz poprzedzające je postanowienia Naczelnika [...] Urzędu Skarbowego w R. nr [...] i [...] z 19.06.2024 r.

w przedmiocie nadania rygoru natychmiastowej wykonalności nieostatecznym decyzjom Naczelnika [...] Urzędu Skarbowego w R. nr [...]

i [...] z 14.06.2024 r. Naczelnik US postanowił o zwrocie kosztów egzekucyjnych w kwocie 40 231,73 zł wraz z ustawowymi odsetkami w kwocie 1 256,00 zł. Z uzasadnienia tego postanowienia wynika m.in., iż w związku z tym, że na dzień 13 czerwca 2025 r. było wobec skarżącego prowadzone postępowanie egzekucyjne na podstawie wskazanych w tym postanowieniu tytułów wykonawczych, kwota zwrotu kosztów egzekucyjnych wraz z naliczonymi odsetkami została zajęta przez Naczelnika [...] Urzędu Skarbowego w R. i zaliczona na poczet zaległości objętych postępowaniem egzekucyjnym. Jako podstawę prawną postanowienia wskazano art. 17 § 1, art. 64cd § 1, art. 64cd § 3 pkt 3, art. 64cd § 4, art. 64cd § 5 upea. Powyższe postanowienie zostało prawidłowo doręczone w dniu

18 sierpnia 2025 r. wraz z pouczeniem prawie, sposobie i terminie wniesienia zażalenia.

Zestawienie dat doręczenia postanowienia Naczelnika US z dnia 1 sierpnia 2025 r. oraz nadania pisma skarżącego z dnia 25 sierpnia 2025 r. wskazuje, iż pismo to zostało wniesione z zachowaniem terminu do wniesienia zażalenia na postanowienie

z dnia 1 sierpnia 2025 r. i przedmiot tego pisma odnosi się do treści zawartych w tym postanowieniu i jego uzasadnieniu. Wprawdzie pismo skarżącego jest kierowane do Naczelnika [...] Urzędu Skarbowego w R., jednak powyższe okoliczności powinny skutkować wyjaśnieniem przez organ I instancji charakteru tego pisma, to jest czy stanowi ono zażalenie na postanowienie z dnia 1 sierpnia 2025 r. Zgodnie bowiem

z art. 9 kpa w zw. z art. 18 pkt 2 upea, organy administracji publicznej są obowiązane do należytego i wyczerpującego informowania stron o okolicznościach faktycznych

i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie ich praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania administracyjnego. Organy czuwają nad tym, aby strony

i inne osoby uczestniczące w postępowaniu nie poniosły szkody z powodu nieznajomości prawa, i w tym celu udzielają im niezbędnych wyjaśnień i wskazówek. Organ I instancji przyjmując bez wyjaśnienia charakteru pisma z dnia 25 sierpnia 2025r., iż stanowi ono nowy wniosek uchybił obowiązkom wynikającym z art. 9 kpa

w zw. z art. 18 pkt 2 upea i przedwcześnie uznał, iż pismo to stanowi nowy wniosek

w sprawie. Organ odwoławczy utrzymując w mocy postanowienie organu I instancji, powyższe uchybienie zaakceptował. Tym samym zarówno zaskarżone postanowienie, jak i poprzedzające je postanowienie organu I instancji zostały wydane z naruszeniem art. 9 kpa, które mogło prowadzić do naruszenia art. 61a § 1 kpa w zw. z art. 18 pkt 2 upea.

Mogło to mieć wpływ na wynik sprawy, albowiem w przypadku wskazania przez skarżącego, iż pismo z dnia 25 sierpnia 2025 r. stanowi zażalenie na postanowienie organu I instancji z dnia 1 sierpnia 2025 r. winien zostać temu pismu nadany inny bieg niż miało to miejsce w niniejszej sprawie.

Przy ponownym rozpoznaniu sprawy organ I instancji powinien uczynić zadość obowiązkom wynikającym z art. 9 kpa i zobowiązać skarżącego do wypowiedzenia się co do charakteru złożonego pisma z dnia 25 sierpnia 2025 r. Zależnie od tego wyjaśnienia nadać temu pismu właściwy bieg.

Z uwagi na powyższe, uznając za zasadne uwzględnienie skargi, Sąd rozpoznając sprawę na podstawie art. 119 pkt 3 ppsa na posiedzeniu niejawnym

w trybie uproszczonym, zgodnie z art. 145 § 1 pkt 1 lit. c ppsa w zw. z art. 135 ppsa uchylił zaskarżone postanowienie oraz poprzedzające je postanowienie organu

I instancji, orzekając jak w punkcie 1 wyroku.

O kosztach postępowania Sąd orzekł na podstawie art. 200, art. 205 § 1, art. 210 § 2 ppsa. Wskazana w punkcie 2 wyroku kwota stanowi uiszczony przez skarżącego wpis sądowy.