Sąd uchylił pozostawienie odwołania bez rozpoznania, bo organ nie pouczył o formie

Postanowieniem z dnia 9 września 2025 r. nr SKO.4114.146.2025 Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Łodzi - na podstawie art. 63 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U.2024.572 ze zm.), dalej jako "k.p.a." - pozostawiło bez rozpoznania odwołanie A. K. od decyzji Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 29 lipca 2025 r. znak: SOCVI.554.791.DP.2025.005679.ŚR, którą organ I instancji orzekł o uznaniu za nienależnie pobrane przez A. K. świadczenie pielęgnacyjne z tytułu rezygnacji z zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej w związku z opieką nad M. K. w okresie od 14 lutego 2023 r. do 31 marca 2025 r. oraz o zwrocie nienależnie pobranego świadczenia pielęgnacyjnego w łącznej kwocie 71.613,70 zł.

Z okoliczności sprawy wynika, że opisaną powyżej decyzją z dnia 29 lipca 2025 r. Prezydent Miasta Łodzi orzekł o uznaniu za nienależnie pobrane przez A. K. świadczenie pielęgnacyjne z tytułu rezygnacji z zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej w związku z opieką nad M. K. w okresie od 14 lutego 2023 r. do 31 marca 2025 r. oraz o zwrocie nienależnie pobranego świadczenia pielęgnacyjnego w łącznej kwocie 71.613,70 zł. Decyzja zawierała pouczenie, zgodnie, z którym m.in. służy od niej odwołanie do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Łodzi za pośrednictwem organu I instancji w terminie 14 dni od daty jej doręczenia, zaś przed upływem terminu do wniesienia odwołania strona może zrzec się prawa do wniesienia odwołania wobec organu administracji publicznej, który wydał decyzję z tym skutkiem, że decyzja staje się ostateczna i prawomocna z dniem doręczenia organowi administracji publicznej oświadczenia o zrzeczeniu się prawa do wniesienia odwołania. Decyzja ta została doręczona A. K. w dniu 18 sierpnia 2025 r. W dniu 31 sierpnia 2025 r. A. K. za pośrednictwem poczty elektronicznej złożyła odwołanie od powyższej decyzji.

Zaskarżonym postanowieniem z dnia 9 września 2025 r. nr SKO.4114.146.2025 Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Łodzi pozostawiło złożone odwołanie bez rozpoznania. W uzasadnieniu organ odwoławczy wskazał, iż w aktualnie obowiązującym stanie prawnym warunkiem skuteczności wniesienia podania na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej jest jego wniesienie wyłącznie na adres do doręczeń elektronicznych lub za pośrednictwem konta w systemie teleinformatycznym organu administracji publicznej. Niezachowanie tego wymogu powoduje bezskuteczność czynności. W myśl art. 63 § 1 zd. 2 k.p.a. organ administracji jest zobowiązany do pozostawienia pisma bez rozpoznania, jeśli strona wniosła je do organu zwykłym e-mailem, a nie za pośrednictwem konta w systemie teleinformatycznym bądź na adres do doręczeń elektronicznych. Działanie takie nie jest oznaką złej woli, czy też braku chęci podjęcia dodatkowych, pozaprawnych działań umożliwiających nadanie dalszego biegu sprawie, a jedynie działaniem odpowiadającym literze prawa. Wobec faktu, iż w tym przypadku odwołanie wniesione zostało w postaci zwykłego e-maila na adres poczty elektronicznej organu administracji publicznej i brak jest przepisu szczególnego, który dopuściłby możliwość składania odwołania w tej formie, czynność wniesienia odwołania, zdaniem Kolegium, jest bezskuteczna, zaś organ odwoławczy obowiązany jest w tej sytuacji pozostawić podanie bez rozpoznania.

Skargę na powyższe postanowienie wniosła A. K., wskazując, że nie rozumie, dlaczego jej syn utracił prawo do świadczenia pielęgnacyjnego w sytuacji, kiedy cały czas legitymuje się odpowiednim orzeczeniem o niepełnosprawności, niezależnie od pobytu skarżącej w zakładzie karnym. Wskazała, że syn w czasie jej pobytu w zakładzie karnym przebywał pod opieką babci, z powodu swoich schorzeń nie mógł pozostać sam, a nadal potrzebował pieniędzy do życia. Skarżąca podkreśliła, że nie miała świadomości tego, że świadczenie pielęgnacyjne nie należało się jej synowi w czasie gdy ona przebywała w zakładzie karnym. Strona, jak wskazała, nigdy nie została pouczona o tym, że nie przysługiwało jej prawo do świadczenia w razie pobytu w zakładzie karnym i z tego powodu organ powinien - na podstawie art. 132 § 1 k.p.a. – wydać decyzję autokontrolną uchylając ww. decyzję i wydać nową lub uchylić decyzję i umorzyć postępowanie, o co strona wnosi. Strona podkreśliła, że aktualnie nie pobiera żadnego świadczenia rodzinnego na syna, dlatego rodzina znajduje się w bardzo złej sytuacji finansowej.

W odpowiedzi na skargę Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Łodzi wniosło o jej oddalenie, podtrzymując argumentację przedstawioną w zaskarżonym postanowieniu.

W piśmie z dnia 12 sierpnia 2026 r. pełnomocnik skarżącej wyznaczony z urzędu poparł w całości skargę oraz wniósł o przyznanie kosztów nieopłaconej pomocy prawnej udzielonej z urzędu, oświadczając jednocześnie, że koszty te nie zostały zapłacone w całości ani w części.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi zważył, co następuje:

Skarga okazała się zasadna.

Zaskarżonym postanowieniem z dnia 9 września 2025 r. nr SKO.4114.146.2025 Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Łodzi pozostawiło bez rozpoznania odwołanie skarżącej wniesione w postaci zwykłego e-maila na adres poczty elektronicznej organu administracji publicznej od decyzji Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 29 lipca 2025 r., dotyczącej uznania za nienależnie pobrane i zwrotu nienależnie pobranego świadczenia pielęgnacyjnego. Odnosząc się do powyższego stanowiska organu administracji, należy wskazać, iż zgodnie z art. 63 § 1 k.p.a. podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) wnosi się na piśmie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu. Podania utrwalone w postaci elektronicznej wnosi się na adres do doręczeń elektronicznych lub za pośrednictwem konta w systemie teleinformatycznym organu administracji publicznej. Jeżeli przepisy odrębne nie stanowią inaczej, podania wniesione na adres poczty elektronicznej organu administracji publicznej pozostawia się bez rozpoznania.

Jakkolwiek wynik wykładni językowej powyższego przepisu daje podstawę do stanowiska zaprezentowanego przez organ, to w orzecznictwie sądów administracyjnych wskazuje się także, iż w takiej sytuacji organ winien zbadać wszelkie okoliczności wniesienia odwołania, również wystosowane przez organ I instancji pouczenia. Tymczasem, jak wskazano już wcześniej, w ww. decyzji z dnia 29 lipca 2025 r. organ I instancji nie pouczył skarżącej, iż odwołanie należy wnieść na piśmie w postaci papierowej, natomiast w przypadku pisma elektronicznego – na adres do doręczeń elektronicznych lub za pośrednictwem konta w systemie teleinformatycznym organu administracji publicznej. Dlatego też, w ocenie Sądu, skarżąca nie została prawidłowo pouczona o możliwości i sposobie wniesienia odwołania, a w szczególności, że odwołanie wniesione za pomocą wiadomości e-mail jest bezskuteczne. Nie może ona zatem ponosić negatywnych konsekwencji braku zamieszczenia stosownych pouczeń w zaskarżonej odwołaniem decyzji.

W myśl art. 9 k.p.a. jedną z ogólnych zasad procedury administracyjnej jest zasada informowania. Zgodnie z tym przepisem organy administracji mają obowiązek należytego i wyczerpującego informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie ich praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania. Organy powinny czuwać nad tym, aby strony i inne osoby uczestniczące w postępowaniu nie poniosły szkody z powodu nieznajomości prawa oraz w tym celu udzielać im niezbędnych wyjaśnień i wskazówek. Podkreśla się, że obowiązek ten obciąża organ z urzędu, a także, że bierność organu w tym zakresie stanowi naruszenie prawa, bez względu na to w jakiej fazie postępowania miała miejsce (vide: wyrok NSA z dnia 9 listopada 2006 r., I OSK 6/06, www.orzeczenia.nsa.gov.pl). W zakresie pouczenia o możliwości i sposobie zaskarżenia decyzji przyjmuje się, decyzja musi zawierać m.in. pouczenie, czy i w jakim trybie służy od niej odwołanie oraz o prawie do zrzeczenia się odwołania i skutkach takiego zrzeczenia się. W przypadku decyzji, w stosunku do której może być wniesione powództwo do sądu powszechnego, sprzeciw od decyzji lub skarga do sądu administracyjnego, w decyzji trzeba zawrzeć pouczenie o dopuszczalności wniesienia powództwa, sprzeciwu lub skargi (por. art. 107 § 1 pkt 7 i 9 k.p.a.). Przyjmuje się także, że nienależyte jest pouczenie, gdy przytacza tylko przepis ustawy, bez jego wyjaśnienia. Pouczenie powinno być jasne, czytelne i zawierać wyczerpujące informacje o obowiązujących regulacjach procesowych mających zastosowanie na aktualnym etapie postępowania. Zasada informowania zawarta w art. 9 k.p.a. może zostać naruszona przez nieudzielenie informacji bądź przez udzielenie informacji błędnej, niepełnej czy niejasnej. Podkreśla się przy tym, że udowodnione naruszenie obowiązku informacyjnego przez organ jest wystarczającą podstawą do uchylenia decyzji, choćby ta formalnie odpowiadała prawu materialnemu. Ma to miejsce zwłaszcza wówczas, gdy z okoliczności sprawy wynika, że to właśnie błędna informacja lub jej brak spowodowały zachowanie strony przynoszące w rezultacie niekorzystne dla niej konsekwencje (vide: wyrok NSA z dnia 3 lutego 2011 r., II GSK 41/10, www.orzeczenia.nsa.gov.pl). W przepisie art. 112 k.p.a. zastrzeżono, że błędne pouczenie w decyzji co do prawa odwołania lub skutków zrzeczenia się odwołania albo wniesienia powództwa do sądu powszechnego lub skargi do sądu administracyjnego nie może szkodzić stronie, która zastosowała się do tego pouczenia. Omawiana regulacja ma również odpowiednie zastosowanie do postanowień (art. 126 k.p.a.). Błędne pouczenie, w tym w ogóle brak pouczenia, czy niepełne pouczenie, dotyczące prawa, trybu i terminu wniesienia przysługującego stronie środka prawnego nie może powodować dla niej negatywnych skutków. Prezentowane jest także stanowisko, że w razie wniesienia spóźnionego odwołania, które wpłynęło z zachowaniem terminu błędnie podanego w pouczeniu, należy rozpatrzyć to odwołanie bez potrzeby wnoszenia wniosku o przywrócenie terminu (vide: wyrok NSA z dnia 8 stycznia 2019 r., II OSK 3409/18, www.orzeczenia.nsa.gov.pl). Mając zatem na uwadze, iż skarżąca nie została w sposób należyty pouczona o możliwości i sposobie wniesienia odwołania, wniesionego przez nią odwołania za pomocą wiadomości e-mail nie można uznać za bezskuteczne. W innej sytuacji to wyłącznie ona poniosłaby negatywne konsekwencje braku zamieszczenia stosownych pouczeń w zaskarżonej odwołaniem decyzji. Sytuacja taka jest nieakceptowalna w demokratycznym państwie prawa i narusza art. 2 i art. 7 Konstytucji RP.

Jednocześnie wypada dostrzec, iż powyższe uwagi rozciągają się na skuteczność zaskarżenia przedmiotowego postanowienia skargą do sądu administracyjnego. W badanej sprawie organ, rozstrzygając sprawę w trybie art. 63 § 1 k.p.a., wydał ostateczne postanowienie, pomijając obowiązek pouczenia strony o prawie i sposobie wniesienia skargi do sądu administracyjnego. W takiej sytuacji, mając na uwadze formalny sposób załatwienia sprawy przez wydanie postanowienia i jednocześnie chroniąc stronę przed poniesieniem negatywnych konsekwencji braku zamieszczenia przez organ stosownych pouczeń, Sąd dokonał kontroli działalności administracji publicznej oceniając legalność zaskarżonego aktu, stosownie do art. 3 § 2 pkt 2 p.p.s.a.

Ponownie rozpoznając sprawę organ uwzględni wyrażoną powyżej ocenę prawną (art. 153 p.p.s.a.), a w toku ponownie prowadzonego postępowania organ odwoławczy zobowiązany będzie ponownie poddać analizie wniesione przez stronę odwołanie z uwzględnieniem powyższej oceny prawnej, dążąc do zapewnienia poszanowania zasad postępowania administracyjnego, w szczególności zasady praworządności (art. 6 k.p.a.), zasady dwuinstancyjności (art. 15 k.p.a.), jak i zapewnienia stronie prawa do odwołania (art. 127 § 1 k.p.a.).

Mając powyższe na uwadze orzeczono jak w punkcie 1. wyroku, na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c) p.p.s.a.

O przyznaniu wynagrodzenia pełnomocnikowi strony wyznaczonemu z urzędu postanowiono w pkt 2. wyroku na mocy art. 250 § 1 p.p.s.a. z uwzględnieniem treści § 3, § 4 ust. 3 i § 23 ust. 1 pkt 1 lit. "c" rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 14 maja 2024 r. w sprawie ponoszenia przez Skarb Państwa albo jednostki samorządu terytorialnego kosztów pomocy prawnej udzielonej przez radcę prawnego z urzędu (Dz.U.2026.136).

ds