Zażalenie podpisane po wezwaniu. Sąd uchylił postanowienie o uchybieniu terminu

Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego w M., działając na podstawie art. 48 ust.1 pkt 1 oraz pkt 2 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo Budowlane (Dz. U. z 2024 r. poz. 725; dalej "u.p.b."), art. 123 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2025 r. poz. 1691; dalej "k.p.a.") wydał w dniu 23 września 2024 r. postanowienie, w którym nakazał [...] E. M., P. [...] M. i "L. " Spółce z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w G. [...] wstrzymanie budowy obiektów budowlanych: trzech obiektów tymczasowych – namiotów, dwóch budynków gospodarczych, wiaty na działce o numerze ewidencyjnym [...], obręb [...] B. oraz budynku służącego celom gastronomicznym i wiaty na działkach o numerach ewidencyjnych [...] i [...], obręb [...] B..

Organ I instancji przesłał każdemu z inwestorów ww. postanowienie wraz z pouczeniem o sposobie i terminie złożenia zażalenia.

Organ I instancji doręczył P. M. na adres [...] ul. [...] ww. postanowienie na podstawie art. 44 § 1 pkt 1 k.p.a. w trybie zstępczym w dniu 23 października 2024 r. Termin na złożenie zażalenia od ww. postanowienia upływał w dniu 30 października 2024 r.

W dniu 21 października 2024 r. do organu I instancji wpłynęło pismo z 18 października 2024 r. zawierające zażalenie na ww. postanowienie, w którym wymieniono jako strony postępowania [...] E. M., P. [...] M. i "L. " Spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w G. , lecz nie zostało ono podpisane.

Pismem z 1 lipca 2025 r. Zachodniopomorski Wojewódzki Inspektor Nadzoru Budowlanego zgodnie z art. 64 § 3 k.p.a. wezwał każdego z wnioskodawców o podpisanie ww. zażalenia w terminie 14 dni od daty otrzymania wezwania pod rygorem pozostawienia zażalenia bez rozpoznania. Do każdego z wnioskodawców organ przesłał wraz z ww. wezwaniem uwierzytelnioną kopię zażalenia, którą według zalecenia organu, wnioskodawca po podpisaniu zażalenia winien zwrócić organowi we wskazanym terminie.

Z uwagi, że przesyłka z dnia 2 lipca 2025 r. (k. 17), zawierająca ww. wezwanie skierowane do P. M. została nieprawidłowo doręczona przez operatora pocztowego, organ odwoławczy wysłał ww. wezwanie ponownie wnioskodawcy, który odebrał ją w dniu 12 sierpnia 2025 r. Termin na uzupełnienie podpisu pod złożonym zażaleniem upływał w dniu 26 sierpnia 2025 r.

Pismem z 13 sierpnia 2025 r. (data nadania pisma u operatora pocztowego - 13 sierpnia 2025 r.) P. M. złożył podpisane przez siebie zażalenie na ww. postanowienie, datowane na 13 sierpnia 2025 r. Powyższe pismo wpłynęło 18 sierpnia 2025 r. do organu I instancji, który przekazał je za pismem z 27 sierpnia 2025 r. organowi odwoławczemu.

Pismem z 16 grudnia 2025 r. organ odwoławczy, działając na podstawie art. 64 § 2 k.p.a. pozostawił zażalenie skarżącego z dnia 18 października 2024 r. bez rozpatrzenia, gdyż uznał, że wnioskodawca nie uzupełnił braku formalnego w postaci podpisu pod ww. zażaleniem, bowiem nie nadesłał do organu w terminie do 26 sierpnia 2025 r. podpisanej przez niego uwierzytelnionej przez pracownika organu kopii ww. zażalenia. Zażalenie wnioskodawcy z dnia 13 sierpnia 2025 r. organ uznał za zażalenie wniesione ponownie od postanowienia z dnia 23 września 2024 r., które jest odrębnym pismem od zażalenia z dnia 18 października 2024 r.

Organ odwoławczy, działając na podstawie art. 134, art. 144 k.p.a., wydał w dniu 16 grudnia 2025 r. postanowienie nr [...], w którym stwierdził uchybienie terminu do wniesienia zażalenia przez P. [...] M. od postanowienie organu I instancji z dnia 23 września 2024 r.

Organ odwoławczy przytoczył treść art.141 § 2 , art. 57 § 1 i § 4 k.p.a. i wskazał, że postanowienie organu I instancji zostało doręczone skarżącemu w trybie zastępczym w dniu 23 października 2024 r. Termin na złożenie zażalenia od ww. postanowienia upływał w dniu 30 października 2024 r.

Skarżący złożył zażalenie na ww. postanowienie w dniu 13 sierpnia 2025 r., zatem według organu odwoławczego nastąpiło to po upływie terminu do złożenia zażalenia, co skutkowało wydaniem niniejszego postanowienia.

P. M. złożył skargę na ww. postanowienie wniósł o jego uchylenie i zobowiązanie organu do rozpoznania jego zażalenia oraz o zasądzenie kosztów postępowania. Skarżący wniósł ewentualnie o odstąpienie od wymierzenia kary pieniężnej i poprzestanie na pouczeniu, albowiem waga naruszenia prawa jest znikoma lub o miarkowanie kary z tych samym powodów.

Zarzucił organowi naruszenie:

- art. 64 § 2 k.p.a., przez błędne przyjęcie, ze skarżący nie uzupełnił braku formalnego zażalenia, podczas gdy w terminie zakreślonym przez organ złożył podpisane pismo odpowiadające treści pierwotnego zażalenia;

- art. 134 k.p.a., przez jego zastosowanie w sytuacji, gdy w termin do wniesienia zażalenia został zachowany, a brak formalny został skutecznie usunięty;

- art. 8 § 1 k.p.a., przez prowadzenie postępowania w sposób niebudzący zaufania uczestników do władzy publicznej i zastosowanie nadmiernego i nieuzasadnionego formalizmu;

- art. 7 i art. 77 § 1 k.p.a., przez brak wszechstronnej oceny okoliczności sprawy oraz nieuwzględnienie celu instytucji uzupełnienia braków formalnych;

- art. 61 § 3 k.p.a., przez brak uwzględnienia konieczności zabezpieczenia skarżącego przed nieodwracalnymi skutkami wykonania decyzji administracyjnej;

- błąd w ustaleniach faktycznych, polegający na uznaniu czynności uzupełnienia braku formalnego jako wniesienia nowego środka zaskarżenia.

Zarzuty zostały uszczegółowione w uzasadnieniu skargi.

W odpowiedzi na skargę organ odwoławczy wniósł o jej oddalenie.

Przewodniczący Wydziału skierował sprawę do rozpoznania w składzie trzech sędziów na posiedzeniu uproszczonym na podstawie art. 119 pkt 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U.

z 2026 r. poz. 143; dalej "p.p.s.a.").

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie wskazał, co następuje:

Spór w sprawie dotyczy prawidłowości postanowienia o stwierdzeniu niedopuszczalności zażalenia.

Zgodnie z art. 123 § 1 k.p.a., w toku postępowania organ administracji publicznej wydaje postanowienia.

Stosownie do art. 141 § 1 i 2 k.p.a., na wydane w toku postępowania postanowienia służy stronie zażalenie, gdy kodeks tak stanowi. Zażalenia wnosi się w terminie siedmiu dni od dnia doręczenia postanowienia stronie, a gdy postanowienie zostało ogłoszone ustnie - od dnia jego ogłoszenia stronie.

Bezspornie postanowienie z dnia 23 września 2024 r. zostało skarżącemu doręczone w trybie zastępczym w dniu 23 października 2024 r., zatem termin na złożenie zażalenia upływał skarżącemu w dniu 30 października 2024 r.

W dniu 21 października 2024 r. do organu I instancji wpłynęło pismo z 18 października 2024 r., zawierające m.in. zażalenie skarżącego na ww. postanowienie.

W aktach sprawy brak jest informacji, kiedy ww. zażalenie zostało nadane w urzędzie pocztowym przez skarżącego, mimo to należało przyjąć, że zażalenie zostało złożone w terminie, wynikającym z art. 141 § 2 k.p.a., tj. przed 30 października

2024 r.

Złożone zażalenie obarczone było brakiem formalnym w postaci braku podpisu skarżącego pod zażaleniem.

Należało zatem zgodnie z art. 64 § 2 k.p.a. wezwać skarżącego do uzupełnienia braku formalnego w postaci podpisania ww. zażalenia, co uczynił organ odwoławczy pismem z 1 lipca 2025 r., wyznaczając skarżącemu czternastodniowy termin do uzupełnienia ww. braku.

Wezwanie w sposób prawidłowy doręczono skarżącemu w dniu 12 sierpnia

2025 r. Termin na uzupełnienie podpisu pod złożonym zażaleniem upływał zatem skarżącemu w dniu 26 sierpnia 2025 r.

Pismem z 13 sierpnia 2025 r. (data nadania pisma u operatora pocztowego - 13 sierpnia 2025 r.) P. M. złożył podpisane przez siebie zażalenie na ww. postanowienie, datowane na 13 sierpnia 2025 r. Powyższe pismo wpłynęło 18 sierpnia 2025 r. do organu I instancji, który przekazał je za pismem z 27 sierpnia 2025 r. organowi odwoławczemu.

Zgodnie z art. 65 § 2 k.p.a., podanie wniesione do organu niewłaściwego przed upływem przepisanego terminu uważa się za wniesione z zachowaniem terminu.

Z powyższego wynika zatem, że pismo skarżącego z 13 sierpnia 2025 r. zostało złożone z zachowaniem terminu wynikającego z wezwania organu odwoławczego z dnia 1 lipca 2025 r.

Podkreślić należy, że art. 64 § 2 k.p.a. nie określa w jaki sposób ma nastąpić uzupełnienie braku lecz niewątpliwie sposób uzupełnienia braku musi być przez organ podany w taki sposób, by strona bez zbędnych i nadmiernych działań, mogła ten brak uzupełnić. Powyższe oznacza, że uzupełnienie braku w postaci podpisu pod podaniem może odbyć się w różny sposób, np. przez podpisanie dokumentu przez wnioskodawcę w siedzibie organu; przez nadesłanie organowi podpisanego własnoręcznie przez wnioskodawcę dokumentu lub kopii wniesionego podania za pośrednictwem operatora pocztowego lub doręczenie pisma własnoręcznie podpisanego do siedziby organu; przez doręczenie organowi pisma podpisanego przez skarżącego w sposób cyfrowy za pośrednictwem systemów teleinformatycznych.

Żądanie przez organ by uzupełnienie braku podpisu na zażaleniu odbyło się na przesłanej stronie kopii tego zażalenia, uwiarygodnionej przez pracownika organu pod rygorem pozostawienia zażalenia bez rozpoznania, jest niczym nie poparte i zdaniem Sądu, skrajnie rygorystyczne. Sąd uznał, że działanie organu w tym zakresie cechuje nadmierny formalizm, który narusza zasadę proporcjonalności i nie może być tolerowany w państwie prawa.

Zdaniem Sądu, pismo z 13 sierpnia 2025 r., które zostało podpisane przez skarżącego w swojej treści odpowiada zażaleniu z dnia 18 października 2024 r.

Sam fakt, że posiada ono inną datę niż złożone zażalenie, które nie było podpisane przez skarżącego, nie świadczy, że mamy do czynienia z dwoma różnymi zażaleniami, jak błędnie przyjął organ odwoławczy.

Z tych też względów, w ocenie Sądu, organ odwoławczy postąpił nieprawidłowo pozostawiając zażalenie z dnia 18 października 2024 r. skarżącego bez rozpatrzenia z uwagi na nieuzupełnienie braku oraz wydając zaskarżone postanowienie.

Według Sądu, skarżący w terminie do uzupełnienia braku formalnego w postaci złożenia podpisu pod zażaleniem z dnia 18 października 2024 r., powyższy brak uzupełnił, przesyłając podpisane przez siebie zażalenie. Uzupełnienie braków w wyznaczonym czasie sprawia, że zażalenie wywołuje skutki prawne od dnia jego pierwotnego złożenia w organie.

Tym samym organ odwoławczy zobowiązany był rozpatrzyć zażalenie skarżącego, uwzględniając wskazania Sądu.

Mając na uwadze powyższe Sąd na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit.c p.p.s.a. uchylił zaskarżone postanowienie.

O kosztach orzeczono na podstawie art. 200 p.p.s.a., zasądzając od organu odwoławczego na rzecz skarżącego kwotę 100 zł tytułem poniesionych kosztów sądowych w postaci wpisu sądowego.