Zażalenie bez podpisu uzupełnione w terminie. WSA uchylił postanowienie o uchybieniu

Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego w M., działając na podstawie art. 48 ust.1 pkt 1 oraz pkt 2 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo Budowlane (Dz. U. z 2024 r. poz. 725; dalej "u.p.b."), art. 123 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2025 r. poz. 1691; dalej "k.p.a.") wydał w dniu 23 września 2024 r. postanowienie, w którym nakazał [...] E. M., P. [...] M. i "L. " Spółce z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w G. wstrzymanie budowy obiektów budowlanych: trzech obiektów tymczasowych – namiotów, dwóch budynków gospodarczych, wiaty na działce o numerze ewidencyjnym [...], obręb [...] B. oraz budynku służącego celom gastronomicznym i wiaty na działkach o numerach ewidencyjnych [...] i [...], obręb [...] B..

Organ I instancji przesłał każdemu z inwestorów ww. postanowienie wraz z pouczeniem o sposobie i terminie złożenia zażalenia.

Organ I instancji doręczył E. M. w dniu 8 października 2024 r. Termin na złożenie zażalenia od ww. postanowienia upływał w dniu 15 października 2024 r.

W dniu 21 października 2024 r. do organu I instancji wpłynęło pismo z 18 października 2024 r., zawierające zażalenie na ww. postanowienie, w którym wymieniono jako strony postępowania [...] E. M., P. [...] M. i "L. " Spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w G. , lecz nie zostało ono podpisane.

Pismem z 1 lipca 2025 r. Zachodniopomorski Wojewódzki Inspektor Nadzoru Budowlanego zgodnie z art. 64 § 3 k.p.a. wezwał każdego z wnioskodawców o podpisanie ww. zażalenia w terminie 14 dni od daty otrzymania wezwania pod rygorem pozostawienia zażalenia bez rozpoznania. Do każdego z wnioskodawców organ przesłał wraz z ww. wezwaniem uwierzytelnioną kopię zażalenia, którą według zalecenia organu, wnioskodawca po podpisaniu zażalenia winien zwrócić organowi we wskazanym terminie.

Organ odwoławczy doręczył ww. wezwanie E. M. w dniu 10 lipca

2025 r. W dniu 16 lipca 2025 r. skarżąca nadała na adres organu odwoławczego podpisane przez nią zażalenie z dnia 18 października 2024 r.

Pismem z 15 grudnia 2025 r. organ odwoławczy, działając na podstawie art. 64 § 2 k.p.a. pozostawił zażalenie skarżącej z dnia 18 października 2024 r. bez rozpatrzenia, gdyż uznał, że wnioskodawca nie uzupełniła braku formalnego w postaci podpisu pod ww. zażaleniem, bowiem nie nadesłała do organu w terminie do 24 lipca 2025 r. podpisanej przez nią uwierzytelnionej kopii ww. zażalenia. Nieuwierzytelnione zażalenie wnioskodawcy z dnia 18 października 2024 r., które wpłynęło do organu w dniu 21 lipca 2025 r. organ uznał za zażalenie wniesione ponownie od postanowienia z dnia 23 września 2024 r.

Organ odwoławczy, działając na podstawie art. 134, art. 144 k.p.a., wydał w dniu 15 grudnia 2025 r. postanowienie nr [...], w którym stwierdził uchybienie terminu do wniesienia zażalenia E.M. [...] od postanowienie organu I instancji z dnia 23 września 2024 r.

Organ odwoławczy przytoczył treść art.141 § 2 , art. 57 § 1 i § 4 k.p.a. i wskazał, że postanowienie organu I instancji zostało doręczone skarżącej w dniu 8 października 2024 r. Termin na złożenie zażalenia od ww. postanowienia upływał w dniu 15 października 2024 r.

Skarżąca złożyła zażalenie na ww. postanowienie w dniu 16 lipca 2025 r., zatem według organu odwoławczego nastąpiło to po upływie terminu do złożenia zażalenia, co skutkowało wydaniem niniejszego postanowienia.

E. M. złożyła skargę na ww. postanowienie i wniosła o jego uchylenie i zobowiązanie organu do rozpoznania jej zażalenia oraz o zasądzenie kosztów postępowania. Skarżąca wniosła ewentualnie o odstąpienie od wymierzenia kary pieniężnej i poprzestaniu na pouczeniu, albowiem waga naruszenia prawa jest znikoma lub o miarkowanie kary z tych samym powodów.

Zarzuciła organowi naruszenie:

- art. 64 § 2 k.p.a., przez błędne przyjęcie, że skarżąca nie uzupełniła braku formalnego zażalenia, podczas gdy w terminie zakreślonym przez organ złożyła podpisane pismo odpowiadające treści pierwotnego zażalenia;

- art. 134 k.p.a., przez jego zastosowanie w sytuacji, gdy w termin do wniesienia zażalenia został zachowany, a brak formalny został skutecznie usunięty;

- art. 8 § 1 k.p.a., przez prowadzenie postępowania w sposób niebudzący zaufania uczestników do władzy publicznej i zastosowanie nadmiernego i nieuzasadnionego formalizmu;

- art. 7 i art. 77 § 1 k.p.a., przez brak wszechstronnej oceny okoliczności sprawy oraz nieuwzględnienie celu instytucji uzupełnienia braków formalnych;

- art. 61 § 3 k.p.a., przez brak uwzględnienia konieczności zabezpieczenia skarżącej przed nieodwracalnymi skutkami wykonania decyzji administracyjnej;

- błąd w ustaleniach faktycznych, polegający na uznaniu czynności uzupełnienia braku formalnego jako wniesienia nowego środka zaskarżenia.

Zarzuty zostały uszczegółowione w uzasadnieniu skargi.

W odpowiedzi na skargę organ odwoławczy wniósł o jej oddalenie.

Przewodniczący Wydziału skierował sprawę do rozpoznania w składzie trzech sędziów na posiedzeniu uproszczonym na podstawie art. 119 pkt 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U.

z 2026 r. poz. 143; dalej "p.p.s.a.").

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie wskazał, co następuje:

Spór w sprawie dotyczy prawidłowości postanowienia o stwierdzeniu niedopuszczalności zażalenia.

Zgodnie z art. 123 § 1 k.p.a., w toku postępowania organ administracji publicznej wydaje postanowienia.

Stosownie do art. 141 § 1 i 2 k.p.a., na wydane w toku postępowania postanowienia służy stronie zażalenie, gdy kodeks tak stanowi. Zażalenia wnosi się w terminie siedmiu dni od dnia doręczenia postanowienia stronie, a gdy postanowienie zostało ogłoszone ustnie - od dnia jego ogłoszenia stronie.

Bezspornie postanowienie z dnia 23 września 2024 r. zostało skarżącej doręczone w dniu 8 października 2024 r., zatem termin na złożenia zażalenia upływał w dniu 15 października 2024 r.

W dniu 21 października 2024 r. do organu I instancji wpłynęło pismo z 18 października 2024 r., zawierające m.in. zażalenie skarżącej. W aktach brak jest informacji o dacie nadania ww. pisma u operatora pocztowego, co według Sądu, ma istotne znaczenie dla oceny czy został zachowany termin do jego złożenia.

Faktem jest, że ww. zażalenie posiadało brak formalny w postaci braku podpisu wnioskodawcy.

Należało zatem zgodnie z art. 64 § 2 k.p.a. wezwać skarżącą do uzupełnienia braku formalnego w postaci podpisania ww. zażalenia, co uczynił organ odwoławczy pismem z 1 lipca 2025 r., wyznaczając skarżącej czternastodniowy termin do uzupełnienia ww. braku.

Wezwanie w sposób prawidłowy doręczono skarżącej w dniu 10 lipca 2025 r. Termin na uzupełnienie podpisu pod złożonym zażaleniem upływał zatem skarżącej w dniu 24 lipca 2025 r.

Skarżąca uzupełniła ww. brak w dniu 16 lipca 2025 r. (data nadania pisma u operatora pocztowego), przesyłając organowi odwoławczemu podpisane przez nią własnoręcznie zażalenie datowane na 18 października 2024 r. w terminie, wynikającym z wezwania organu odwoławczego z dnia 1 lipca 2025 r.

Podkreślić należy, że art. 64 § 2 k.p.a. nie określa w jaki sposób ma nastąpić uzupełnienie braku lecz niewątpliwie sposób uzupełnienia braku musi być przez organ podany w taki sposób, by strona bez zbędnych i nadmiernych działań, mogła ten brak uzupełnić. Powyższe oznacza, że uzupełnienie braku w postaci podpisu pod podaniem może odbyć się w różny sposób, np. przez podpisanie dokumentu przez wnioskodawcę w siedzibie organu; przez nadesłanie organowi podpisanego własnoręcznie przez wnioskodawcę dokumentu lub kopii wniesionego podania za pośrednictwem operatora pocztowego lub doręczenie pisma własnoręcznie podpisanego do siedziby organu; przez doręczenie organowi pisma podpisanego przez skarżącego w sposób cyfrowy za pośrednictwem systemów teleinformatycznych.

Żądanie przez organ by uzupełnienie braku podpisu na zażaleniu odbyło się na przesłanej stronie kopii tego zażalenia, uwiarygodnionej przez pracownika organu pod rygorem pozostawienia zażalenia bez rozpoznania, jest niczym nie poparte i zdaniem Sądu, skrajnie rygorystyczne. Sąd uznał, że działanie organu w tym zakresie cechuje nadmierny formalizm, który narusza zasadę proporcjonalności i nie może być tolerowany w państwie prawa.

Zdaniem Sądu, zażalenie nadesłane organowi w dniu 16 lipca 2025 r., które zostało podpisane przez skarżącą odpowiada w swojej treści zażaleniu z dnia 18 października 2024 r., które było niepodpisane.

Powyższe nie świadczy o tym, że mamy do czynienia z dwoma różnymi zażaleniami, jak błędnie przyjął organ odwoławczy.

Z tych też względów, w ocenie Sądu, organ odwoławczy postąpił nieprawidłowo pozostawiając zażalenie z dnia 18 października 2024 r. skarżącej bez rozpatrzenia z uwagi na nieuzupełnienie ww. braku.

Według Sądu, skarżąca w terminie do uzupełnienia braku formalnego w postaci złożenia podpisu pod zażaleniem z dnia 18 października 2024 r., powyższy brak uzupełniła, przesyłając podpisane przez siebie zażalenie. Uzupełnienie braków w wyznaczonym czasie sprawia, że wniosek wywołuje skutki prawne od dnia pierwotnego złożenia podania.

Odrębną kwestią jest czy zażalenie, którego brak formalny skarżąca uzupełniła, zostało złożone z zachowaniem terminu do wniesienia zażalenia.

W zaskarżonym postanowieniu w zakresie zachowania terminu do złożenia zażalenia organ odwoławczy poddał badaniu zażalenie skarżącej, które nadała ona u operatora pocztowego w dniu 16 lipca 2025 r., co było błędem. Organ nie dokonał rozważań czy zażalenie, które wpłynęło do niego 21 października 2024 r.- datowane na 18 października 2024 r. było złożone z zachowaniem terminu do jego wniesienia.

Przy ponownym rozpoznaniu sprawy, organ odwoławczy zobowiązany jest ustalić datę nadania zażalenia z dnia 18 października 2024 r. w kontekście zachowania przez skarżącą terminu do wniesienia zażalenia na postanowienie organu I instancji z dnia 23 września 2024 r. i w zależności od ustaleń wydać stosowne orzeczenie zgodnie z przepisami k.p.a.

Mając na uwadze powyższe Sąd na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit.c p.p.s.a. uchylił zaskarżone postanowienie.

O kosztach orzeczono na podstawie art. 200 p.p.s.a., zasądzając od organu odwoławczego na rzecz skarżącej kwotę 100 zł tytułem poniesionych kosztów sądowych w postaci wpisu sądowego.