Sąd stwierdził bezczynność zespołu ds. orzekania i nakazał załatwić wniosek w miesiąc

Z. W. (dalej jako: "skarżąca") pismem z dnia 10 czerwca 2026 r. wniosła do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu skargę na bezczynność Zespołu do Spraw Orzekania o Niepełnosprawności (dalej: "Zespół", "WZON") w związku z nierozpatrzeniem w terminie jej wniosku o wydanie decyzji ustalającej poziom potrzeby wsparcia.

W uzasadnieniu skargi wyjaśniono, że w dniu 23 września 2025 r. skarżąca złożyła w Zespole wniosek o wydanie decyzji ustalającej poziom potrzeby wsparcia. Pomimo upływu ustawowego terminu trzech miesięcy organ nie wydał decyzji w sprawie, ani nie wyznaczył terminu ustalenia poziomu potrzeby wsparcia, o którym mowa w § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 23 listopada 2023 r. w sprawie ustalania poziomu potrzeby wsparcia (Dz. U. poz. 2581).

Skarżąca wskazała, że w dniu 22 kwietnia 2026 r. złożyła ponaglenie na bezczynność WZON w związku z niewyznaczeniem terminu ustalenia poziomu potrzeby wsparcia i niewydaniem decyzji w ustawowym terminie. W ocenie skarżącej tym samym została wyczerpana droga administracyjna, a skarga na bezczynność jest dopuszczalna na podstawie art. 53 § 2b p.p.s.a.

Skarżąca podniosła, że od dnia otrzymania wniosku przez organ upłynęło ponad osiem miesięcy, a organ nie podjął skutecznych działań zmierzających do załatwienia sprawy. Wskazała zatem na naruszenie trzymiesięcznego terminu wynikającego z art. 6b? ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.

W skardze wskazano również, że sprawa dotyczy świadczeń socjalnych, w związku z czym – zdaniem skarżącej – dokument stwierdzający udzielenie pełnomocnictwa podlega zwolnieniu z opłaty skarbowej na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 lit. c) ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej, natomiast na podstawie art. 239 § 1 pkt 1 lit. a p.p.s.a. skarżąca jest zwolniona od obowiązku uiszczenia kosztów sądowych.

Skarżąca wniosła o:

– rozpoznanie sprawy w trybie uproszczonym,

– wyznaczenie organowi terminu na wydanie decyzji w sprawie,

– stwierdzenie, że organ dopuścił się bezczynności,

– stwierdzenie, że bezczynność organu miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa,

– zasądzenie na rzecz skarżącej zwrotu kosztów postępowania, w tym kosztów zastępstwa procesowego, według norm przepisanych.

Zespół do Spraw Orzekania o Niepełnosprawności w odpowiedzi na skargę wniósł o jej oddalenie.

Uzasadniając swoje stanowisko organ wyjaśnił, że w dniu 23 września 2025 r. do Zespołu do Spraw Orzekania o Niepełnosprawności został złożony wniosek w formie elektronicznej o wydanie decyzji ustalającej poziom potrzeby wsparcia wraz z kwestionariuszem samooceny trudności w zakresie wykonywania czynności związanych z funkcjonowaniem.

Organ wskazał, że z powodu zbyt dużej liczby otrzymanych wniosków w stosunku do możliwości ich rozpatrzenia wniosek skarżącej nie mógł zostać rozpatrzony w ustawowym terminie trzech miesięcy od dnia wpływu do wojewódzkiego zespołu. Organ powołał się przy tym na art. 36 K.p.a.

Organ poinformował, że w dniu 27 kwietnia 2026 r. do Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wpłynęło ponaglenie skarżącej, które następnie przekazano w dniu 30 kwietnia 2026 r.

Następnie, w dniu 22 czerwca 2026 r., organ wysłał skarżącej zawiadomienie o miejscu i terminie ustalenia poziomu potrzeby wsparcia, wyznaczając termin tej czynności na dzień 16 lipca 2026 r.

Organ wskazał, że zgodnie z art. 6bł w zw. z art. 6b? ust. 5 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych decyzję ustalającą poziom potrzeby wsparcia wydaje wojewódzki zespół na wniosek, który jest rozpatrywany w terminie nie dłuższym niż trzy miesiące od dnia wpływu do wojewódzkiego zespołu.

Organ wyjaśnił również, że zgodnie z art. 36 § 1 k.p.a. o każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie organ administracji publicznej jest obowiązany zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki, wskazując nowy termin załatwienia sprawy oraz pouczając o prawie do wniesienia ponaglenia.

Wnioski o wydanie decyzji ustalającej poziom potrzeby wsparcia rozpatrywane są, jak wskazał organ, zgodnie z kolejnością złożenia dokumentów do Zespołu. Osoby, w przypadku uchybienia terminu do rozpatrzenia wniosku, mają prawo złożyć do Wojewódzkiego Zespołu ponaglenie o przyspieszenie rozpatrzenia sprawy.

Wojewódzki Zespół poinformował, że w Województwie [...] odnotowano wpływ ponad 79 tysięcy wniosków, z czego 9% stanowią wnioski elektroniczne. Organ wskazał, że cały czas podejmowane są działania, które mają przyczynić się do skrócenia czasu rozpatrywania wniosków o wydanie decyzji ustalającej poziom potrzeby wsparcia, co wpłynęło na realizację ponad 60 tysięcy wniosków.

Organ wskazał również, że w I kwartale 2024 roku złożono 16 153 wnioski, z czego ponad 90% stanowiły wnioski papierowe, a ich obsługą administracyjną zajmowało się sześciu pracowników. Pismami z dnia 22 marca 2024 r. i 4 kwietnia 2024 r. informowano Pełnomocnika Rządu do Spraw Osób Niepełnosprawnych w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej o stale rosnącym napływie wniosków o wydanie decyzji ustalających poziom potrzeby wsparcia.

Ministerstwo przyznało od stycznia 2025 r. 12 dodatkowych etatów w Wojewódzkim Zespole. Jeszcze w 2024 roku podjęto między innymi działania polegające na oddelegowaniu na okres trzech miesięcy pracowników z innych wydziałów [...] Urzędu Wojewódzkiego do pracy przy obsłudze wniosków oraz przydzieleniu zadań pracownikom w sposób, który poprawił wydajność Zespołu. W grudniu 2024 r. ogłoszono nabór na dodatkowe etaty w celu zwiększenia liczby pracowników administracyjnych w Zespole.

W 2025 roku podejmowano kolejne działania, między innymi wysłano propozycję współpracy do Powiatowych Centrów Pomocy Rodzinie, Powiatowych Urzędów Pracy, [...] Oddziału Terenowego Biura Krajowej Izby Fizjoterapeutów, powiatowych zespołów do spraw orzekania o niepełnosprawności oraz Okręgowej Izby Pielęgniarek i Położnych w [...], w celu zwiększenia liczby specjalistów biorących udział w komisjach ustalających poziom potrzeby wsparcia. Przebudowano również stronę internetową, umożliwiono kontakt z pracownikami przez formularz kontaktowy, dodatkowo zatrudniono pracowników obsługujących infolinię dla świadczenia wspierającego oraz zakupiono dodatkowe urządzenia, w tym drukarki i sprzęt komputerowy.

W okresie od 23 grudnia 2024 r. do 13 maja 2025 r. zatrudniono 11 osób i przeniesiono z innych wydziałów Urzędu 3 osoby. Dodatkowo zatrudniono 9 osób na podstawie umowy zlecenia w wymiarze 20 godzin tygodniowo.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu zważył, co następuje.

Niniejsza sprawa została rozpoznana przez Sąd na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym, zgodnie z art. 119 pkt 4 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm., dalej "p.p.s.a.").

Uprawnienia wojewódzkich sądów administracyjnych, określone między innymi w art. 1 § 1 i § 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. – Prawo o ustroju sądów administracyjnych oraz art. 3 § 1 p.p.s.a., sprowadzają się do kontroli działalności administracji publicznej pod względem zgodności z prawem, tj. kontroli zgodności zaskarżonego aktu z przepisami postępowania administracyjnego, a także prawidłowości zastosowania i wykładni norm prawa materialnego.

Zgodnie z art. 3 § 2 p.p.s.a. kontrola działalności administracji publicznej przez sądy administracyjne obejmuje orzekanie w sprawach skarg na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania w przypadkach określonych w pkt 1-4 oraz na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania w przypadku określonym w pkt 4a (pkt 8), a także bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania w sprawach dotyczących innych niż określone w pkt 1-3 aktów lub czynności z zakresu administracji publicznej dotyczących uprawnień lub obowiązków wynikających z przepisów prawa podjętych w ramach postępowania administracyjnego określonego w K.p.a. (pkt 9).

Z przepisów art. 149 § 1 i § 1a p.p.s.a. wynika z kolei, że sąd, uwzględniając skargę na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania, zobowiązuje organ do wydania w określonym terminie aktu, interpretacji albo do dokonania czynności, a także stwierdza, że organ dopuścił się bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania. Jednocześnie sąd stwierdza, czy bezczynność organu lub przewlekłe prowadzenie postępowania przez organ miały miejsce z rażącym naruszeniem prawa.

Należy wskazać, że art. 53 § 2b p.p.s.a. stanowi, że skargę na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania można wnieść w każdym czasie po wniesieniu ponaglenia do właściwego organu. Wyczerpanie przysługującego stronie środka zaskarżenia w trybie przewidzianym w art. 37 § 1 l.p.a. przez jego wniesienie stanowi warunek dopuszczalności skargi do sądu administracyjnego na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania przez organ.

W niniejszej sprawie skarżąca wniosła ponaglenie w dniu 22 kwietnia 2026 r., a zatem przed wniesieniem skargi do Sądu. Tym samym spełniony został warunek dopuszczalności skargi określony w art. 53 § 2b p.p.s.a.

Sąd wskazuje, że chronologia zdarzeń w niniejszej sprawie kształtuje się w następujący sposób:

1. w dniu 23 września 2025 r. został złożony w Wojewódzkim Zespole [...] wniosek o wydanie decyzji ustalającej poziom potrzeby wsparcia;

2. w dniu 22 kwietnia 2026 r. skarżąca wniosła ponaglenie w zakresie rozpoznania sprawy;

3. w dniu 27 kwietnia 2026 r. ponaglenie wpłynęło do Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, a następnie w dniu 30 kwietnia 2026 r. zostało przekazane;

4. w dniu 22 czerwca 2026 r. organ zawiadomił skarżącą o miejscu i terminie ustalenia poziomu potrzeby wsparcia, wyznaczając termin tej czynności na dzień 16 lipca 2026 r.;

5. do dnia orzekania przez Sąd organ nie wydał decyzji ustalającej poziom potrzeby wsparcia.

Z ogólnych zasad postępowania administracyjnego wynika, że organy administracji publicznej mają obowiązek działać wnikliwie i szybko, posługując się możliwie najprostszymi środkami prowadzącymi do załatwienia sprawy, a także obowiązek podejmowania wszelkich kroków niezbędnych do jej wyjaśnienia i załatwienia. Z punktu widzenia sprawności postępowania znacząca jest zasada szybkości postępowania wyrażona w art. 12 k.p.a. Jej realizacja zagwarantowana została przepisami określającymi terminy załatwienia sprawy.

Zgodnie z art. 6bł w zw. z art. 6b? ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych decyzję ustalającą poziom potrzeby wsparcia wydaje wojewódzki zespół na wniosek, który jest rozpatrywany w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące od dnia wpływu do wojewódzkiego zespołu.

Zgodnie z art. 36 § 1 k.p.a. o każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie określonym w art. 35 k.p.a. lub w przepisach szczególnych organ administracji publicznej jest obowiązany zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy. Ponadto zgodnie z art. 36 § 2 k.p.a. ten sam obowiązek ciąży na organie administracji publicznej również w przypadku zwłoki w załatwieniu sprawy z przyczyn niezależnych od organu.

W niniejszej sprawie organ nie wykazał, aby przed upływem ustawowego terminu skutecznie zawiadomił skarżącą o przyczynach zwłoki oraz wyznaczył nowy termin załatwienia sprawy w trybie art. 36 k.p.a. Samo powołanie się w odpowiedzi na skargę na art. 36 k.p.a. nie może prowadzić do przyjęcia, że termin załatwienia sprawy został skutecznie przedłużony.

Z bezczynnością organu mamy bowiem do czynienia wówczas, gdy w ustawowo przewidzianym terminie – w przedmiotowej sprawie termin ten wynosi 3 miesiące – organ nie podjął czynności zmierzających do zakończenia sprawy albo pomimo prowadzenia postępowania, nie zakończył go wydaniem w terminie decyzji, postanowienia lub innego aktu.

Bezczynność jest stanem obiektywnie sprawdzalnym, związanym z upływem terminu określonego w ustawie albo terminu skutecznie wyznaczonego przez organ na podstawie art. 36 § 1 k.p.a.

W niniejszej sprawie trzymiesięczny termin na rozpatrzenie wniosku skarżącej upłynął z dniem 23 grudnia 2025 r., a organ do dnia orzekania nie wydał decyzji w sprawie.

Nie zmienia tej oceny okoliczność, że w dniu 22 czerwca 2026 r. (już po wniesieniu ponaglenia i skargi) organ wyznaczył termin ustalenia poziomu potrzeby wsparcia na dzień 16 lipca 2026 r. Czynność ta nie jest bowiem równoznaczna z wydaniem decyzji kończącej postępowanie.

W związku z powyższym Sąd, na podstawie art. 149 § 1 pkt 1 i 3 p.p.s.a., zobowiązał organ do załatwienia sprawy z wniosku skarżącej o wydanie decyzji ustalającej poziom potrzeby wsparcia w terminie 3 miesięcy od dnia doręczenia odpisu prawomocnego wyroku wraz z aktami sprawy.

Należy wskazać, że każda bezczynność i przewlekłość w postępowaniu jest naruszeniem prawa, godzi bowiem w zasady prowadzenia postępowania wskazane w k.p.a., jednak nie każda bezczynność i przewlekłość powoduje, że mamy do czynienia z rażącym naruszeniem prawa. Rażące naruszenie prawa musi posiadać pewne dodatkowe cechy w stosunku do tego stanu, który może być podstawą stwierdzenia bezczynności i przewlekłości.

Rażącym naruszeniem prawa, w rozumieniu art. 149 § 1a p.p.s.a., pozostaje stan, w którym bez żadnej wątpliwości i wahań można powiedzieć, bez potrzeby odwoływania się do szczegółowej oceny okoliczności sprawy, że naruszono prawo w sposób oczywisty. Oceniając, czy naruszenie prawa jest rażące, należy uwzględnić nie tylko proste zestawienie terminów rozpoczęcia postępowania i jego zakończenia, względnie braku zakończenia, lecz także warunkowane okolicznościami materialnoprawnymi sprawy czynności, jakie powinien podjąć organ dążąc do merytorycznego rozstrzygnięcia konkretnej sprawy.

Dla uznania rażącego naruszenia prawa nie jest wystarczające samo przekroczenie przez organ ustawowych terminów załatwienia sprawy. Wspomniane przekroczenie musi być znaczne i niezaprzeczalne. Rażące opóźnienie w podejmowanych przez organ czynnościach ma być oczywiście pozbawione jakiegokolwiek racjonalnego uzasadnienia.

Z informacji przekazanych w odpowiedzi na skargę wynika bardzo wysokie obciążenie organu ilością wniosków oraz związane z tym trudności kadrowe. Sąd nie znajduje podstaw, by kwestionować informacje podane przez organ w tym zakresie.

Organ wskazał również na szereg konkretnych działań podjętych w celu poprawy sytuacji, takich jak informowanie Pełnomocnika Rządu do Spraw Osób Niepełnosprawnych o rosnącym wpływie wniosków, oddelegowanie pracowników z innych wydziałów, nabór na dodatkowe etaty, zwiększenie liczby pracowników administracyjnych, propozycje współpracy kierowane do podmiotów mogących zapewnić specjalistów uczestniczących w ustalaniu poziomu potrzeby wsparcia, zmiany na stronie internetowej, utworzenie formularza kontaktowego, zatrudnienie pracowników infolinii oraz zakup dodatkowego sprzętu.

W ocenie Sądu, mimo znacznego upływu terminu, bezczynność organu nie może być oceniona jako rażąca przede wszystkim z uwagi na przedstawione przez organ obiektywne okoliczności wpływające na brak możliwości załatwienia sprawy w wymaganym terminie, a także działania podejmowane przez organ w celu poprawy szybkości załatwiania wniosków.

Niewątpliwie bezczynność organu nie jest wywołana lekceważeniem przez organ ciążących na nim obowiązków, lecz gwałtownym i dużym wzrostem wpływających wniosków, których organ nie jest w stanie rozpoznać w ustawowym terminie.

Jednocześnie wskazać należy, że okoliczności organizacyjne i kadrowe nie uchylają obowiązku przestrzegania ustawowego terminu załatwienia sprawy. Nie mogą zatem stanowić podstawy do uznania, że organ nie dopuścił się bezczynności. Mają natomiast znaczenie dla oceny, czy stwierdzona bezczynność miała charakter rażącego naruszenia prawa.

W związku z powyższym Sąd na podstawie art. 149 § 1 pkt 3 p.p.s.a. stwierdził, że organ dopuścił się bezczynności, która nie miała miejsca z rażącym naruszeniem prawa (art. 149 § 1a p.p.s.a.).

Sąd na podstawie art. 149 § 1 pkt 1 p.p.s.a. zobowiązał organ do rozpatrzenia wniosku skarżącej o wydanie decyzji ustalającej poziom potrzeby wsparcia w terminie 3 miesięcy od dnia doręczenia odpisu prawomocnego wyroku wraz z aktami sprawy.

O kosztach Sąd orzekł na podstawie art. 200 w zw. z art. 205 p.p.s.a.