Odwołanie od odmowy 800+ czekało w ZUS ponad dwa lata. Sąd stwierdził rażącą bezczynność

O. B. (dalej: skarżąca) 27 lutego 2026 r. wniosła do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach skargę na bezczynność Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (dalej: Prezes ZUS, organ) w przedmiocie rozpatrzenia odwołania od decyzji Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z dnia 1 lutego 2024 r. odmawiającej skarżącej prawa do świadczenia wychowawczego na syna I. B. Skarżąca zarzuciła organowi: 1) naruszenie art. 7 oraz art. 77 § 1 k.p.a. poprzez zaniechanie podjęcia wszelkich czynności niezbędnych do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego sprawy oraz nierozpatrzenie w sposób wyczerpujący całego materiału dowodowego; 2) naruszenie art. 8 § 1 k.p.a. poprzez naruszenie zasady zaufania obywatela do organów władzy publicznej, w szczególności poprzez pominięcie dokumentów urzędowych potwierdzających legalność pobytu skarżącej 3) naruszenie ustawy z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa oraz przepisów szczególnych przedłużających legalność pobytu z mocy prawa - poprzez ich nieuwzględnienie przy ocenie statusu prawnego skarżącej 4) bezczynność polegającą na nierozpoznaniu wniesionego przez skarżącą odwołania w ustawowym terminie oraz nieprzekazaniu do organu II instancji 5) przewlekłe prowadzenie postępowania poprzez wielomiesięczne pozostawanie sprawy bez merytorycznego rozstrzygnięcia, pomimo kompletności materiału dowodowego. Biorąc pod uwagę powyższe zarzuty skarżąca wniosła o: zobowiązanie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych do rozpatrzenia wniosku o świadczenie wychowawcze 800+ złożonego w 2023 r., stwierdzenie, że organ dopuścił się bezczynności w rozumieniu art. 3 § 2 pkt 8 p.p.s.a., polegającej na niezałatwieniu sprawy w ustawowym terminie oraz nierozpoznaniu odwołania z dnia 14 lutego 2024 r.; stwierdzenie, że bezczynność organu miała charakter rażący; na podstawie art. 149 § 2 w zw. z art. 154 § 6 p.p.s.a. - przyznanie sumy pieniężnej w kwocie 20 000 zł.

W uzasadnieniu skargi skarżąca podniosła, że jej wniosek o świadczenie wychowawcze za rok 2023 nie został rozpoznany przez okres przekraczający dwa lata i siedem miesięcy. Dodała, że wniesione przez nią odwołanie nie zostało przekazane do organu II instancji ani merytorycznie rozpoznane przez okres przekraczający dwa lata, co narusza zasady szybkości i sprawności postępowania administracyjnego. Jednocześnie skarżąca zaznaczyła, że wstrzymanie wypłaty świadczenia wychowawczego miało bezpośredni i realny wpływ na sytuację materialną jej rodziny.

W odpowiedzi na skargę organ wniósł o jej odrzucenie ze względu na niewniesienie przez skarżącą ponaglenia do organu wyższego stopnia względnie o jej oddalenie. Wskazał, że wniosek o świadczenie wychowawcze na dziecko I. skarżąca złożyła w dniu 28 lipca 2023 r., do wniosku dołączając akt urodzenia dziecka. W dniach 3 października 2023 r., 19 grudnia 2023 r. i 17 stycznia 2024 r. wysłano wezwanie o poprawę rejestrów straży granicznej, ponieważ na podstawie rejestru prowadzonego przez Komendanta Głównego Straży Granicznej ustalono, że skarżąca nie figuruje w Rejestrze Straży Granicznej, jako obywatel Ukrainy, który przybył do Polski po 23 lutego 2022 r. w związku z działaniami wojennymi. Organ podał, że okresy legalności pobytu skarżącej nie zostały odnotowane przez Komendanta Głównego Straży Granicznej. W odpowiedzi na ww. wezwania skarżąca w dniu 29 stycznia 2024 r. udzieliła odpowiedzi dołączając zaświadczenia z rejestru Pesel, pismo ze straży granicznej oraz akt urodzenia dziecka I. Dalej organ podniósł, że w związku z brakiem poprawionych rejestrów straży granicznej w dniu 1 lutego 2024 r. wydano odmowę prawa do świadczenia wychowawczego na dziecko I. B., zaś skarżąca w dniu 14 lutego 2024 r. skarżąca złożyła odwołanie do Prezesa ZUS. Do odwołania dołączyła zaświadczenia z rejestru Pesel, pismo ze straży granicznej z dnia 22 stycznia 2024 r. i akt urodzenia dziecka. W kolejnych dniach skarżąca dostarczyła kartę pobytu wydana przez Wojewodę Śląskiego z adnotacja "dostęp do rynku pracy" ważną od 30 stycznia 2019 r. do 31 października 2020 r.

Biorąc powyższe pod uwagę Prezes ZUS w dniu 6 marca 2026 r., wydał decyzję przyznającą prawo do świadczenia na dziecko I. Świadczenie przyznano od 14 lipca 2023 r. do 31 maja 2024 r. tj. od dnia urodzenia dziecka do końca okresu świadczeniowego.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach zważył, co następuje:

Jak stanowi art. 1 § 1 i 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1267), sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej. Kontrola ta sprawowana jest pod względem zgodności z prawem, o ile ustawy nie stanowią inaczej, przy czym na mocy art. 3 § 2 pkt 8 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tj. Dz.U. z 2026 r. poz. 143, dalej: p.p.s.a), kontrola ta obejmuje orzekanie w sprawach skarg na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania w przypadkach określonych w pkt 1-4 lub przewlekłe prowadzenie postępowania w przypadku określonym w pkt 4a.

Na wstępie wskazać należy, że 28 lipca 2023 r. skarżąca złożyła wniosek o przyznanie prawa do świadczenia wychowawczego na dziecko I. , co spowodowało prowadzenie postępowania administracyjnego regulowanego przepisami k.p.a.

Przystępując do rozważań należy nade wszystko wyjaśnić, co należy rozumieć pod pojęciem bezczynności organu. Zajmując się tymi kwestiami wskazać przyjdzie, iż zgodnie z art. 37 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2025 r., poz. 1691 ze zm., dalej k.p.a.) o bezczynności organu można mówić w sytuacji, gdy nie załatwiono sprawy w terminie określonym w art. 35 k.p.a. lub przepisach szczególnych, ani w terminie wskazanym zgodnie z art. 36 § 1 k.p.a.

Warunkiem formalnym wniesienia skargi na bezczynność jest uprzednie złożenie ponaglenia przewidzianego w art. 37 § 1 k.p.a. Dodać należy, że skarga na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest dopuszczalna niezależnie od tego, czy ponaglenie złożone na podstawie art. 37 k.p.a. zostanie rozpatrzone przez właściwy organ (zob. wyrok NSA z dnia 13 października 2020 r. sygn. akt II OSK 71/20, LEX nr 3174081). Odnosząc się twierdzenia organu, że w sprawie nie zostało wniesione ponaglenie, wskazać należy, że twierdzenie to nie znajduje potwierdzenia w zgromadzonym materiale. Skarżąca przedłożyła bowiem pismo z dnia 21 sierpnia 2025 r. (pismo to znajduje się również w aktach administracyjnych sprawy), którego treść jednoznacznie wskazuje, że stanowi ono ponaglenie w rozumieniu art. 37 k.p.a. Sąd uznał, że o charakterze tego pisma decyduje jego rzeczywisty charakter, a nie sposób oznaczenia.

Jedną z naczelnych zasad postępowania administracyjnego, wyrażoną w art. 12 § 1 i 2 k.p.a., jest zasada jego szybkości. Istota tej zasady sprowadza się do konstatacji, że organy administracji publicznej powinny działać w sprawie nie tylko wnikliwie ale i szybko, posługując się możliwie najprostszymi środkami prowadzącymi do jej załatwienia. Zwłaszcza sprawy, które nie wymagają zbierania dowodów, informacji czy wyjaśnień, powinny być załatwione niezwłocznie. Wskazać należy, że art. 35 § 1-3 k.p.a. stanowi rozwinięcie w/w zasady, zobowiązując organy administracji publicznej do załatwienia sprawy bez zbędnej zwłoki. Wymaga podkreślenia, że - zgodnie z powołanym przepisem - niezwłocznie winny być załatwione sprawy, które mogą być rozpatrzone w oparciu o dowody przedstawione przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane albo znane z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie, bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ. Natomiast załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania. Podkreślić należy, że zgodnie z art. 35 § 5 k.p.a. do terminów określonych w przepisach poprzedzających nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania, okresu trwania mediacji oraz okresów opóźnień spowodowanych z winy strony lub przyczyn niezależnych od organu. O każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie określonym w art. 35 k.p.a. lub w przepisach szczególnych organ administracji publicznej jest obowiązany zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy oraz pouczając o prawie do wniesienia ponaglenia (art. 36 § 1 k.p.a.). Ten sam obowiązek ciąży na organie administracji publicznej również w przypadku zwłoki w załatwieniu sprawy z przyczyn niezależnych od organu (art. 36 § 2 k.p.a.).

Z zebranego w sprawie materiału dowodowego, w sposób niebudzący wątpliwości, wynika, że organ przekroczył określony w art. 35 k.p.a. termin do rozpoznania przedmiotowej sprawy. Analiza akt postępowania administracyjnego daje podstawy do stwierdzenia, że skarżąca złożyła odwołanie dnia 14 lutego 2024 r. Odwołanie zostało rozpatrzone dopiero decyzją z dnia 6 marca 2026 r.

W ocenie Sądu niedopuszczalna jest sytuacja, w której organ administracji wydaje decyzję dopiero po upływie ponad dwóch lat od wniesienia odwołania. Powyższe stanowi, że w niniejszej sprawie organ dopuścił się bezczynności oraz naruszył zasady i terminy określone w art. 35 i art. 36 k.p.a. oraz w art. 6, art. 7, art. 8, art. 9, art. 10 i art. 12 k.p.a.

Oceniając stan bezczynności Prezesa ZUS - licząc od daty otrzymania przez organ odwołania (14 lutego 2024 r.) do daty wydania decyzji przez organ odwoławczy (6 marca 2026 r.) - Sąd uznał, że bezczynność Prezesa ZUS ma miejsce z rażącym naruszeniem prawa.

Trzeba wskazać, że maksymalny termin na załatwienie sprawy w postępowaniu odwoławczym, jaki przewiduje art. 35 § 3 kpa (termin 1 miesiąca), został w niniejszej sprawie wielokrotnie przekroczony.

Zdaniem Sądu przekroczenie przez Prezesa ZUS maksymalnego terminu 1 miesiąca na załatwienie sprawy w postępowaniu odwoławczym ma charakter rażąco nadmierny, skoro organ rozpatruje odwołanie przez okres ponad 24 miesiące.

Poza tym Prezes ZUS w ocenianym przez Sąd okresie bezczynności nie wykonał ani razu obowiązku z art. 36 k.p.a.

Te okoliczności przemawiały za zakwalifikowaniem tak długo trwającej bezczynności Prezesa ZUS, jako mającej miejsce z rażącym naruszeniem prawa.

Sąd uznał za zasadne przyznanie skarżącej od Prezesa ZUS sumy pieniężnej w wysokości 1000 zł. Taka wysokość dodatkowej sankcji finansowej była podyktowana z jednej strony tym, że: 1) organ prowadzi postępowanie odwoławcze przez okres ponad 24 miesięcy 2) sprawa dotyczy strony będącej obywatelem innego kraju (Ukrainy). W niniejszej sprawie bezczynność organu dotyczy osoby, która nie posługuje się dobrze językiem polskim i nie jest obeznana z załatwianiem spraw urzędowych w obcym kraju, co niewątpliwie wywołuje u skarżącej duży stres.

Z uwagi na fakt, że 6 marca 2026 r., czyli już po wniesieniu skargi, a zarazem przed wydaniem niniejszego wyroku organ administracji publicznej wydał w sprawie decyzję, niezbędnym stało się umorzenie postępowania w zakresie zobowiązania go, w trybie art. 149 § 1 pkt 1 ustawy p.p.s.a., do wydania aktu, z uwagi na bezprzedmiotowość, o czym orzeczono w pkt 2 wyroku.

Mając powyższe na uwadze Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach, na podstawie art. 149 § 1 pkt 3 i § 1a p.p.s.a. (pkt 1 wyroku) oraz art. 149 § 2 p.p.s.a. (pkt 3 wyroku) w zw. z 119 pkt 4 i art. 120 p.p.s.a. orzekł, jak w sentencji.