Wójt przesłał akta urbaniście dwa dni przed końcem terminu. Sąd uznał przewlekłość

Pismem z 17 kwietnia 2026 r. W. K. (dalej "skarżący") złożył do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie skargę na przewlekłość Wójta Gminy D. (dalej "organ") w przedmiocie rozpoznania jego wniosku o wydanie warunków zabudowy dla inwestycji w postaci budowy budynku mieszkalnego jednorodzinnego z wbudowanym garażem, wolnostojącego wraz z niezbędną infrastrukturą na działce nr [...] położnej w W..

Skarżący podał, że mimo złożenia ww. wniosku w dniu 4 marca 2025 r. organ nie wydał decyzji, prowadząc w jego ocenie, postępowanie administracyjne przewlekle.

Skarżący przedstawił przebieg postępowania.

Skarżący wniósł o:

- zobowiązanie organu do wydania decyzji o warunkach zabudowy;

- stwierdzenie, że organ działał przewlekle oraz że przewlekłość miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa;

- wymierzenie organowi grzywny, zasądzenie na jego rzecz sumy pieniężnej; zasądzenie kosztów postępowania.

W odpowiedzi na skargę organ wyjaśnił, że skarżący złożył 14 wniosków o wydanie warunków zabudowy, które nie były pełne, co obligowało organ do wezwania skarżącego o ich uzupełnienie. Organ przedstawił przebieg postępowania. Organ podał, że z uwagi na reformę systemu planowania przestrzennego nastąpił znaczny wpływ wniosków o wydanie decyzji o warunkach zabudowy (o 200% w porównaniu z latami ubiegłymi). Organ wskazał również na treść art. 6 ustawy z dnia 5 lipca 2025 r. o zmianie ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2025 r. poz. 1668).

W piśmie z 6 lipca 2026 r. skarżący podał, że podtrzymuje swoje stanowisko i oświadczył, że na dzień złożenia ww. pisma w Sądzie nie została wydana decyzja o warunkach zabudowy.

Przewodniczący Wydziału skierował sprawę do rozpoznania na posiedzeniu uproszczonym w składzie trzech sędziów na podstawie art. 119 pkt 4 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2026 r. poz. 143; dalej "p.p.s.a.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie wskazał, co następuje:

Spór dotyczy kwestii przewlekłości organu przy rozpoznawaniu wniosku skarżącego o wydanie decyzji o warunkach zabudowy.

Zgodnie z art. 35 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2025 r. poz. 1691; dalej "k.p.a."), organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki.

Niezwłocznie powinny być załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone w oparciu o dowody przedstawione przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane albo znane z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie, bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ (art. 35 § 2 k.p.a.).

Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym - w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania (art. 35 § 3 k.p.a.).

Do terminów określonych w przepisach poprzedzających nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności, okresów doręczania z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej, o której mowa w art. 2 pkt 7 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1045 i 1841), okresów zawieszenia postępowania, okresu trwania mediacji oraz okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo przyczyn niezależnych od organu (art. 35 § 5 k.p.a.).

O każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie organ administracji publicznej jest obowiązany zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki, wskazując nowy termin załatwienia sprawy oraz pouczając o prawie do wniesienia ponaglenia. Ten sam obowiązek ciąży na organie administracji publicznej również w przypadku zwłoki w załatwieniu sprawy z przyczyn niezależnych od organu (art. 36 § 1 i 2 k.p.a).

Za bezczynność organu administracji publicznej należy zatem uznać taki stan postępowania, w którym organ administracji publicznej prowadzący postępowanie narusza obowiązujący w tym postępowaniu termin załatwienia sprawy administracyjnej albo termin ustalony zgodnie z art. 36 § 1 k.p.a. Stwierdzenie bezczynności organu administracji publicznej może nastąpić po bezspornym ustaleniu, że organ ten nie załatwił sprawy w terminie. Przyczyny, z powodu których nastąpiło przekroczenie terminu załatwienia sprawy, są nieistotne dla stwierdzenia bezczynności organu. Nie ma zatem znaczenia, czy organ administracji publicznej nie podjął żadnych czynności w sprawie lub wprawdzie prowadził postępowanie, ale nie załatwił sprawy w terminie. Przyczyny przekroczenia terminu załatwienia sprawy mogą mieć natomiast znaczenie przy ocenie, czy miało ono miejsce z rażącym naruszeniem prawa.

Przewlekłość oznacza taki stan postępowania administracyjnego, w którym organ prowadzi postępowanie dłużej niż jest to niezbędne do załatwienia sprawy.

W przeciwieństwie do bezczynności organu, która jest stwierdzana na podstawie kryterium obiektywnego i sprawdzalnego, jakim jest termin załatwienia sprawy, przewlekłość postępowania stwierdza się według kryterium ocennego. Należy bowiem ocenić, czy organ administracji publicznej prowadzi postępowanie w czasie niezbędnym do załatwienia sprawy (por. Jaśkowska Małgorzata, Wilbrandt-Gotowicz Martyna, Wróbel Andrzej, Komentarz aktualizowany do Kodeksu postępowania administracyjnego, LEX/el.2025, do art. 37

Zgodnie z art. 37 § 1 k.p.a., stronie służy prawo do wniesienia ponaglenia, jeżeli:

1) nie załatwiono sprawy w terminie określonym w art. 35 lub przepisach szczególnych, ani w terminie wskazanym zgodnie z art. 36 § 1 (bezczynność);

2) postępowanie jest prowadzone dłużej niż jest to niezbędne do załatwienia sprawy (przewlekłość).

Skarżący złożył stosowne ponaglenie.

Zgodnie z art. 61 § 1 k.p.a., postępowanie administracyjne wszczyna się na żądanie strony lub z urzędu.

W niniejszej sprawie postępowanie administracyjne zostało wszczęte na wniosek skarżącego w dniu 4 marca 2025 r.

Organ wskazał, że wniosek był niekompletny i pismem z 14 kwietnia 2025 r. wezwał skarżącego do jego uzupełnienia w zakresie dostępu do wody.

Pismami z 7 maja 2025 r. i 15 maja 2025 r. skarżący zakwestionował zasadność wezwania organu, gdyż w jego ocenie, dołączone do wniosku o wydanie ww. decyzji pismo z 22 listopada 2024 r. W. Spółki z o.o. w G. było wystarczające do przyjęcia, że inwestycja ma zapewniony dostęp do wody.

Pismem z 25 czerwca 2025 r. organ zawiadomił skarżącego o niezałatwieniu sprawy w terminie i ustalił termin zakończenia postępowania na dzień 14 sierpnia

2025 r. w związku z trwającą procedurą między skarżącym a Gminą w zakresie partycypacji w budowie sieci wodociągowej.

Pismem z 18 sierpnia 2025 r. organ zawiadomił skarżącego o niezałatwieniu sprawy w terminie i ustalił termin zakończenia postępowania na dzień 17 października 2025 r. w związku z trwającą procedurą między skarżącym a Gminą w zakresie partycypacji w budowie sieci wodociągowej.

W dniu 17 października 2025 r. zostało zawarte pomiędzy skarżącym a Gminą porozumienie o partycypacji w budowie sieci wodociągowej.

Pismem z 27 października 2025 r. skarżący złożył ponaglenie.

Pismem z 28 października 2025 r. organ zawiadomił skarżącego o niezałatwieniu sprawy w terminie i ustalił termin zakończenia postępowania na dzień 31 grudnia 2025 r. z uwagi na przesłanie akt urbaniście i umożliwienie stronom wypowiedzenia się co zebranych materiałów.

Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Szczecie wydało w dniu 21 listopada

2025 r. postanowienie, w którym stwierdziło, że organ dopuścił się przewlekłości, która nie miała miejsca z rażącym naruszeniem prawa i określił organowi termin na zakończenie sprawy do 31 grudnia 2025 r.

Pismem z 27 listopada 2025 r. skarżący wniósł ponownie ponaglenie i Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Szczecie pismem z 19 grudnia 2025 r. pozostawiło je bez rozpoznania, wskazując że nie upłynął termin do załatwienia sprawy, tj. 31 grudnia 2025 r.

W dniu 29 grudnia 2025 r. organ przekazał wniosek skarżącego do urbanisty.

W dniu 10 lutego 2026 r. organ otrzymał od urbanisty przygotowanego projektu decyzji.

W dniu 24 lutego 2026 r. skarżący zgłosił uwagi do decyzji, mimo, że niniejszej sprawie nie otrzymał jeszcze projektu decyzji.

W dniu 9 marca 2026 r. skarżący otrzymał projekt decyzji.

W dniu 3 marca 2025 r. organ przekazał urbaniście uwagi skarżącego.

W dniu 19 marca 2026 r. organ przekazał projekt decyzji do uzgodnień innym instytucjom.

W dniu 2 kwietnia 2026 r. organ otrzymał od urbanisty projekty decyzji po uwagach skarżącego.

W dniu 3 kwietnia 2026 r. skarżący otrzymał projekt decyzji.

Pismem z 12 kwietnia 2026 r. skarżący złożył ponownie uwagi do projektu decyzji.

W dniu 17 kwietnia 2026 r. skarżący złożył skargę na przewlekłość postępowania.

W dniu 20 kwietnia 2026 r. organ przekazał uwagi skarżącego urbaniście.

Ponadto z akt wynikało, że w listopadzie 2025 r. organ rozpoznawał wniosek skarżącego w przedmiocie udostępnienia mu informacji publicznej związanej z prowadzonym postępowaniem w sprawie.

Zdaniem Sądu, skoro, według organu, wniosek skarżącego został uzupełniony w dniu 17 października 2025 r. to z dniem 18 października 2025 r. rozpoczął organowi bieg terminu na załatwienie sprawy na podstawie art. 35 k.p.a.

Sąd zgodził się z organem, że z pisma z 22 listopada 2024 r. W. Spółki z o.o. w G. nie wynikało, iż dla planowanej inwestycji zapewniono dostęp do wody. W piśmie tym spółka wskazała, że będzie to możliwe dopiero po rozbudowie sieci wodociągowej.

Z tego względu, słusznie organ wzywał skarżącego do uzupełnienia złożonego wniosku, zaś powyższy brak uniemożliwiał rozpoznanie wniosku skarżącego.

W ocenie Sądu, uzasadnione było zatem przedłużenie terminu do załatwienia sprawy, wynikające z zawiadomień z 25 czerwca 2025 r. i 18 sierpnia 2025 r.

Odnosząc się do zawiadomienia o przedłużenia terminu do załatwienia sprawy z 28 października 2025 r. do dnia 31 grudnia 2025 r., według Sądu, należy uznać je również za celowe.

Jednakże postępowanie organu, który wysłał akta sprawy urbaniście dopiero w dniu 29 grudnia 2025 r., tj. dwa dni przed końcem terminu do załatwienia sprawy wyznaczonego przez organ, nie sposób ocenić inaczej niż działaniem przewlekłym, które nie znajduje uzasadnienia w aktach sprawy.

Wskazać należy również, że w późniejszym okresie organ nie informował skarżącego o dalszych przedłużeniach terminu do załatwienia sprawy. Organ nie skorzystał również z możliwości zawieszenia postępowania.

Podkreślić należy, że terminy wskazane w art. 51 ust. 2 i art. 64 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia z dnia 27 marca 2003 r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym (Dz. U. z 2026 r. poz. 538; dalej "u.p.z.p.") dotyczą możliwości wymierzenia organowi grzywny w sytuacji przekroczenia terminu do wydania decyzji o warunkach zabudowy.

W ocenie Sądu, ustalenie, że organ przekroczył termin do wydania ww. decyzji, a możliwość wymierzenia mu grzywny za nieterminowe jej wydanie są odrębnymi kwestiami. Tym samym w sprawie nie ma zastosowania art. 6 ustawy z dnia 5 listopada 2025 r. o zmianie ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2025 r. poz. 1668) i art. 8 ustawy z dnia 30 kwietnia 2026 r. o zmianie ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2026 r. poz. 781).

Z powyższych względów Sąd uznał, że organ działał przewlekle i nakazał organowi rozpoznanie wniosku skarżącego w terminie 14 dni od dnia doręczenia organowi odpisu wyroku ze stwierdzeniem jego prawomocności i aktami sprawy.

Według Sądu, przewlekłość organu nie miała miejsca z rażącym naruszeniem prawa. Z wyjaśnień organu wynikało, że w 2025 r. nastąpił ponad 200% wzrost liczby wniosków o wydanie warunków zabudowy w stosunku do lat ubiegłych. Ponadto w Gminie prowadzone są prace związane z uchwaleniem ogólnego planu zagospodarowania przestrzennego.

Powyższe okoliczności skłoniły również Sąd do oddalenie wniosku skarżącego w zakresie wymierzenia organowi grzywny oraz przyznania skarżącemu sumy pieniężnej od organu.

O kosztach orzeczono na podstawie art. 200 p.p.s.a.

Na rzecz skarżącego przyznano od organu kwotę 100 zł tytułem uiszczonego wpisu sądowego.