Błędny numer żłobka we wniosku o świadczenie. Sąd uchylił decyzje ZUS

Zaskarżoną przez K. T., zwanego dalej skarżącym, decyzją z dnia 28 maja 2026 r., znak: 010070.684.42905.2026, Prezes Zakładu Ubezpieczeń Społecznych utrzymał w mocy decyzję Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z dnia 24 marca 2024 r. o odmowie przyznania prawa do świadczenia aktywni rodzice w żłobku na dziecko I. T.

Powyższa decyzja zapadła w następujących okolicznościach faktycznych i prawnych:

W dniu 7 stycznia 2026 r. skarżący złożył wniosek o świadczenie aktywnie w żłobku za pobyt dziecka I. T. w żłobku Niepubliczny Żłobek [...] "F.".

Decyzją z dnia 24 marca 2026 r. Zakład Ubezpieczeń Społecznych odmówił skarżącemu przyznania ww. świadczenia.

Organ wskazał, że z jego ustaleń wynika, że ww. dziecko nie jest objęte opieką w żłobku.

Od powyższej decyzji odwołanie wniósł skarżący.

Wymienioną na wstępie decyzją organ odwoławczy utrzymał w mocy decyzję organu pierwszej instancji.

W uzasadnieniu tak podjętego rozstrzygnięcia organ powołał treść przepisów, mających zastosowanie w sprawie oraz wskazał, że na podstawie odczytu danych zawartych w rejestrze żłobków i klubów dziecięcych skarżący nie był wpisany jako opiekun dziecka i dziecko nie zostało wpisane do rejestru żłobków i klubów dziecięcych jako uczęszczające do wskazanego przez skarżącego żłobka. W związku z powyższym dnia 16 lutego 2026 r. wezwano skarżącego o zweryfikowanie poprawności danych placówki wskazanych we wniosku (numer podmiotu - ZKO). Jeżeli dziecko jest wpisane do rejestru innej placówki niż wskazana we wniosku, zwrócono się o złożenie nowego wniosku z poprawnymi danymi placówki, i poinformowaliśmy, że podany we wniosku numer podmiotu to: [...]. Skarżący nie podjął czynności wskazanych w wezwaniu.

Po ponownym odczycie danych zawartych w rejestrze żłobków i klubów dziecięcych ZUS (CSR) ustalono, że dziecko nie było objęte opieką w żłobku Niepubliczny Żłobek [...] "F." numer ZKO [...], dlatego orzeczono o odmowie prawa do świadczenia aktywnie w żłobku.

Rozpatrując odwołanie, organ odwoławczy jeszcze raz dokonał odczytu danych w rejestrze żłobków i klubów dziecięcych, z którego wynika, że dziecko skarżącego nie jest objęte opieką w żłobku: "Niepubliczny Żłobek [...] "F.", adres: MAŁOPOLSKIE, K., K. – P., delegatura, ul. D. [...] numer ZKO [...].

Zdaniem organu odwoławczego organ pierwszej instancji dokonał prawidłowej oceny zebranego w sprawie materiału dowodowego, ponieważ z danych zgromadzonych w rejestrze żłobków i klubów wynika, ze dziecko nie uczęszcza do placówki, wskazanej we wniosku z dnia 7 stycznia 2026 r.

Organ podniósł, że dopiero w dniu 8 kwietnia 2026 r., w odpowiedzi na wezwanie organu z dnia 16 lutego 2026 r. skarżący wskazał poprawne dane placówki. Dopiero wówczas ustalono, że zgodnie z odczytem rejestru żłobków i klubów dziecięcych dziecko skarżącego zostało zapisane do placówki Niepubliczny Żłobek [...] "F." numer ZKO [...] od 1 stycznia 2026 r., brak daty wyrejestrowania, a placówka wykazała opłaty miesięczne za pobyt dziecka od stycznia 2026 r.

Według organu odwoławczego skarżący nie przedłożył do ZUS wniosku z poprawnymi danymi placówki, z dochowaniem terminu zgodnie z art. 47 ww. ustawy, dlatego organ pierwszej instancji zasadnie odmówił prawa do wnioskowanego świadczenia.

W skardze do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie na powyższą decyzję skarżący zarzucił Prezesowi ZUS naruszenie przepisów:

- art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 maja 2024 r. o wspieraniu rodziców w aktywności zawodowej oraz w wychowywaniu dziecka - "Aktywny rodzic" (Dz. U. z 2026 r., poz. 532), polegające na odmowie uwzględnienia okoliczności ujawnionych wtoku postępowania odwoławczego i ponownego rozpatrzenia sprawy, mimo że wnioskodawca skorygował błędnie wskazany we wniosku numer ZKO żłobka, przedłożył dokumenty RKZ-5 za styczeń i luty 2026 r. potwierdzające uczęszczanie dziecka do właściwej placówki, a organ samodzielnie zweryfikował prawidłowe dane żłobka oraz fakt sprawowania w nim opieki nad dzieckiem od dnia 1 stycznia 2026 r.,

- art. 44 ust. 2 pkt 2) ustawy z dnia 15 maja 2024 r. o wspieraniu rodziców w aktywności zawodowej oraz w wychowywaniu dziecka - "Aktywny rodzic" (Dz. U. z 2026 r., poz. 532), polegające na odmowie przyznania świadczenia "aktywnie w żłobku" pomimo ustalenia przez organ, że dziecko skarżącego od dnia 1 stycznia 2026 r. uczęszczało do wpisanej do rejestru placówki opieki nad dziećmi - Niepublicznego Żłobka [...] "F." nr ZKO [...], a placówka wykazywała opłaty za pobyt dziecka od stycznia 2026 r., co oznaczało spełnienie materialnoprawnych przesłanek przyznania świadczenia,

- art. 15 w zw. z art. 136 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2025 r., poz. 1691, zwanej dalej w skrócie - k.p.a.), poprzez nieprzeprowadzenie dodatkowego postępowania dowodowego, pomimo przedłożenia przez skarżącego w postępowaniu odwoławczym dokumentów RKZ-5 za styczeń i Luty 2026 r. potwierdzających korzystanie przez dziecko z opieki żłobkowej oraz określenia właściwej placówki, do której uczęszcza jego córka,

- art. 7, art. 77 § 1 oraz art. 80 k.p.a. poprzez niewyczerpujące rozpatrzenie materiału dowodowego oraz dokonanie dowolnej, a nie swobodnej oceny zgromadzonych dowodów, polegające na odmowie przyznania świadczenia pomimo ustalenia przez organ, że:

> córka skarżącego od dnia 1 stycznia 2026 r. była zapisana do Niepublicznego Żłobka [...] "F." nr ZKO [...],

> brak było informacji o wyrejestrowaniu dziecka z tej placówki,

> placówka wykazywała opłaty za pobyt dziecka od stycznia 2026 r.,

> Skarżący przedłożył dokumenty RKZ-5 za styczeń i luty 2026 r. potwierdzające korzystanie przez dziecko z opieki żłobkowej,

a tym samym pomimo zgromadzenia materiału dowodowego potwierdzającego spełnienie przesłanek przyznania świadczenia organ wyprowadził z tego materiału wnioski pozostające z nim w sprzeczności,

- art. 8 § 1 k.p.a. w zw. żart. 11 k.p.a. poprzez prowadzenie postępowania w sposób naruszający zasadę zaufania obywateli do organów administracji publicznej, polegające na odmowie przyznania świadczenia wyłącznie z powodu omyłkowego wskazania błędnego numeru ZKO żłobka, pomimo że organ samodzielnie ustalił prawidłową placówkę, do której uczęszczało dziecko oraz potwierdził spełnienie pozostałych przesłanek ustawowych do uzyskania świadczenia,

- art. 107 § 3 k.p.a. poprzez sporządzenie uzasadnienia decyzji w sposób uniemożliwiający kontrolę prawidłowości rozstrzygnięcia, polegające na niewyjaśnieniu, dlaczego ustalenie przez organ prawidłowego numeru ZKO placówki oraz potwierdzenie uczęszczania dziecka do żłobka od dnia 1 stycznia 2026 r. nie skutkowało przyznaniem świadczenia, mimo że okoliczności te potwierdzały spełnienie ustawowych przesłanek jego uzyskania.

W odpowiedzi na skargę Prezes ZUS podtrzymał swoje dotychczasowe stanowisko i wniósł o oddalenie skargi.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie zważył, co następuje:

Stosownie do treści art. 1 § 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. z 2024 r., poz. 1267) w zw. z art. 3 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2026 r., poz. 143, zwanej dalej w skrócie P.p.s.a.), sądy administracyjne sprawują kontrolę działalności administracji publicznej, stosując środki określone w ustawie. Kontrola sądu polega na zbadaniu zgodności z prawem (legalności) zaskarżonego aktu (odpowiednio decyzji, postanowienia, innych aktów lub czynności z zakresu administracji publicznej) z przepisami postępowania administracyjnego, a także prawidłowości zastosowania i wykładni norm prawa materialnego. Sąd nie jest przy tym związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną, zgodnie z dyspozycją art. 134 § 1 P.p.s.a. Sąd administracyjny nie rozstrzyga więc merytorycznie, lecz ocenia zgodność decyzji z przepisami prawa.

Skarga została rozpatrzona na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym wobec wniosku pełnomocnika skarżącego i postanowień art. 119 pkt 2 P.p.s.a.

Skarga zasługiwała na uwzględnienie.

Zaskarżona decyzja i utrzymana nią w mocy decyzja organu pierwszej instancji, są bowiem nieprawidłowe, ponieważ zostały wydane z naruszeniem przepisów postępowania w stopniu mogącym mieć istotny wpływ na wynik tej sprawy.

Zgodnie z postanowieniami art. 138 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2025 r., poz. 1691, zwanej dalej w skrócie - k.p.a.) organ odwoławczy może utrzymać w mocy decyzję organu pierwszej instancji.

Organ odwoławczy wydaje decyzję o utrzymaniu w mocy zaskarżonej decyzji wówczas, gdy stwierdzi, że decyzja organu pierwszej instancji jest prawidłowa. Organ jest obowiązany zatem ocenić prawidłowość zaskarżonej decyzji nie tylko w granicach zarzutów przedstawionych w odwołaniu, lecz także pod kątem przepisów prawa materialnego i procesowego, które mają zastosowanie w sprawie rozstrzygniętej zaskarżoną decyzją. Ocena ta nie powinna być jedynie formalna w znaczeniu przyjętym dla kasacyjnego modelu orzekania, lecz powinna być poprzedzona, o ile jest to konieczne dla sprawdzenia zasadności i poprawności decyzji, przeprowadzeniem stosownego postępowania wyjaśniającego. Innymi słowy sprawa musi być dwukrotnie rozpatrzona w każdej instancji. Jeżeli stanowisko organu odwoławczego pokrywa się wskutek ponownego rozpatrzenia sprawy w jej całokształcie z rozstrzygnięciem organu pierwszej instancji, to wówczas organ odwoławczy jest władny utrzymać w mocy decyzję organu pierwszej instancji.

W rozpoznawanej zaś sprawie wobec ujawnionych w odwołaniu od decyzji organu pierwszej instancji okoliczności związanych ze skorygowaniem błędnie wskazanego we wniosku numeru ZKO żłobka, przedłożeniem dokumentów RKZ-5 za styczeń i luty 2026 r. potwierdzających uczęszczanie dziecka skarżącego do właściwej placówki, organ odwoławczy w sposób niedostateczny i niejednoznaczny zweryfikował te istotne dla treści rozstrzygnięcia okoliczności. Sam nawet, co trafnie podniósł także skarżący przyznał, że dziecko pozostaje w określonym, skorygowanym prawidłowo przez skarżącego co do danych żłobku, pod opieką od dnia 1 stycznia 2026 r. Wobec tego, wbrew twierdzeniom organu odwoławczego, nie tylko, że on sam nie dokonał właściwych, prawidłowych ustaleń, którego żłobka ma dotyczyć prawo do świadczenia aktywni rodzice w żłobku na dziecko, o które ubiegał się skarżący, to również nie dokonał tego poprawnie także organ pierwszej instancji. Istotnie, organ wzywał do poprawienia danych żłobka zawartych we wniosku, na które nie zareagował skarżący, niemniej jednak skarżący wskazał tę okoliczność w odwołaniu od decyzji pierwszej instancji przyznając, że dokonał błędnego oznaczenia danych żłobka. W takim razie organ odwoławczy winien uwzględnić tą okoliczność w trybie odwoławczym i ocenić prawidłowość decyzji organu pierwszej instancji podejmując stosowne rozstrzygnięcie, przewidziane w art. 138 k.p.a. Jeżeli bowiem materiał dowodowy nie wymagał znacznego uzupełnienia, nie zachodzi też konieczność uzupełniającego postępowania wyjaśniającego (136 k.p.a.), to organ odwoławczy ma prawo do korygowania nawet wad prawnych. Mógł więc wydać decyzję reformacyjną (art. 138 § 1 pkt 2 k.p.a.). Organ odwoławczy uchyla zaskarżoną decyzję w całości lub w części i rozstrzyga sprawę co do istoty, jeżeli dojdzie do przekonania, że zaskarżona decyzja jest nieprawidłowa. Decyzja jest zaś nieprawidłowa, gdy postępowanie wyjaśniające lub tylko sama ocena zaskarżonej decyzji wykazały, że narusza ona przepisy prawa materialnego albo jest niezasadna (niecelowa, niesłuszna); por. wyrok NSA we Wrocławiu z dnia 14 stycznia 1993 r., sygn. akt SA/Wr 1384/92, ONSA 1994/1, poz. 32. Kodeks nie określa podstaw wydania tego typu decyzji, a zatem podstawą taką może być zwykle naruszenie przepisów prawa materialnego. Należy przyjąć, że gdy zaskarżona decyzja narusza jedynie przepisy o postępowaniu administracyjnym, wówczas organ odwoławczy może uchylić ją i orzec co do istoty sprawy, jeżeli naruszenie to miało wpływ na wynik sprawy, chyba że był obowiązany do usunięcia uchybień tego rodzaju. Mimo, że decyzja organu pierwszej instancji jawić się może jako prawidłowa, bo skarżący nie zareagował na wezwanie organu, to wobec wskazanych okoliczności skorygowania danych, którego żłobka wniosek jego dotyczy, doszło tak naprawdę do naruszenia przepisów postępowania wskutek błędnego ustalenia okoliczności faktycznych mających wpływ na treść rozstrzygnięcia, a więc naruszenia artykułów: 7, 77 § 1, 80 i 107 § 3 k.p.a. Wobec powyższego organ odwoławczy nie mógł utrzymać w mocy decyzji pierwszoinstancyjnej

Kontrolowane decyzje zostały więc wydane wadliwie i jako takie podlegały uchyleniu.

Skarga musiała więc wywrzeć zamierzony skutek.

W tym stanie rzeczy, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie, na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c, art. 135 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2026 r., poz. 143), orzekł, jak w punkcie I sentencji wyroku.

O kosztach postępowania orzeczono w punkcie II sentencji wyroku, na podstawie art. 200 i art. 205 § 2 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2026 r., poz. 143) w zw. z § 14 ust. 1 pkt 1 lit. c rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 października 2015 r. w sprawie opłat za czynności adwokackie (Dz. U. z 2023 r. poz. 1964 ze zm.). Na powyższe koszty składało się jedynie wynagrodzenie pełnomocnika skarżącej w wysokości 480 zł. wobec zwolnienia skarżącego z kosztów, na podstawie art. 239 § 1 pkt 1 lit. a ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2026 r., poz. 143).