Spóźniona odpowiedź na e-Doręczenia. Sąd uchylił karę Rzecznika Finansowego dla spółki

Zaskarżoną decyzją z 23 stycznia 2026 r. nr [...] Rzecznik Finansowy utrzymał w całości w mocy swoją decyzję z 11 grudnia 2025 r. nr [...], którą nałożono na [...]S.A. z siedzibą w W. (dalej: Strona, Skarżąca lub Spółka) karę pieniężną w wysokości 10.500 złotych w związku z naruszeniem obowiązków wynikających z art. 31 ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o rozpatrywaniu reklamacji przez podmioty rynku finansowego, o Rzeczniku Finansowym i o Funduszu Edukacji Finansowej (tekst jednolity Dz. U. z 2023 r. poz. 1809, dalej: "ustawa o Rzeczniku Finansowym"). Jako podstawę prawną tej decyzji powołano przepisy art. 138 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity Dz. U. z 2023 r. poz. 775 ze zm., dalej: "k.p.a."), w związku z art. 127 § 3 k.p.a. oraz art. 32 ust. 1 i 2 ustawy o Rzeczniku Finansowym.

Do wydania ww. decyzji doszło w następującym stanie faktycznym i prawnym.

Pismem z 23 października 2025 r. Rzecznik Finansowy wszczął z urzędu postępowanie administracyjne w sprawie nałożenia na Spółkę kary pieniężnej, w związku z podejrzeniem naruszenia obowiązków wynikających z art. 31 ustawy o Rzeczniku Finansowym.

Z dokumentacji zgromadzonej w sprawie, w szczególności w postępowaniu interwencyjnym o sygn. [...], wynika, że Spółka w odpowiedzi na wniosek Rzecznika z dnia 17 kwietnia 2025 r. nadesłała wymagane dokumenty oraz przedstawiła swoje stanowisko w tym zakresie dopiero pismem z dnia 12 września 2025 r. (doręczonym Rzecznikowi w tym samym dniu). Ustawowy i bezwzględnie obowiązujący termin 30 dni na udzielenie odpowiedzi i przekazanie żądanych dokumentów, określony w art. 31 ustawy o Rzeczniku Finansowym upłynął z dniem 22 maja 2025 r. Strona nie dochowała tego ustawowego terminu. Spółka odpowiedziała na wystąpienie dopiero w wyniku dodatkowego monitu Rzecznika Finansowego z dnia 27 sierpnia 2025 r., tj. pisma przypominającego Spółce o obowiązku terminowego odniesienia się do wniosku Rzecznika.

Decyzją z dnia 11 grudnia 2025 r. Organ nałożył na Stronę karę pieniężną w wysokości 10 500 zł za naruszenie obowiązków wynikających z art. 31 ustawy o Rzeczniku Finansowym. Decyzja ta została wydana na podstawie zgromadzonego materiału dowodowego obejmującego dokumenty dołączone do akt sprawy, które pozwoliły Rzecznikowi Finansowemu na ustalenie, że Strona uchybiła ustawowemu terminowi na udzielenie odpowiedzi na wezwanie Rzecznika z dnia 17 kwietnia 2025 r. w postępowaniu interwencyjnym o sygn. [...].

Z powyższą decyzją nie zgodziła się Strona, która pismem z dnia 29 grudnia 2025 r. złożyła wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy. Strona we wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy wniosła:

1. o uchylenie zaskarżonej decyzji i umorzenie w całości postępowania w przedmiotowej sprawie,

ewentualnie:

2. o uchylenie zaskarżonej decyzji i odstąpienie od nałożenia administracyjnej kary pieniężnej,

a w przypadku nieuwzględnienia wyżej wskazanych wniosków o:

3. zastosowanie sankcji np. w postaci upomnienia o niefinansowym skutku,

4. dopuszczenie dowodu z przesłuchania świadków na fakt niestabilności działania systemu w okresie kwiecień 2025, przyczyn powstania ewentualnych opóźnień w udzielaniu odpowiedzi do Rzecznika Finansowego, rodzaju podjętych działań zaradczych, mających na celu wyeliminowanie powstałych problemów technicznych, incydentalności związanej z brakiem terminowego udzielenia odpowiedzi, skali i liczby otrzymywanych w tym czasie wystąpień Rzecznika Finansowego, trudności technicznych związanych z odbieraniem i pobieraniem poczty,

wskazując na:

1) naruszenie art. 7, 77 oraz 81 k.p.a. - poprzez uznanie, iż zgromadzone materiały i

informacje pozwalają w pełni ustalić okoliczności faktyczne sprawy i dokonać ich prawidłowej oceny, podczas gdy w ocenie Spółki przeprowadzenie dowodu z przesłuchania świadków istotnie wpłynęłoby na rozstrzygnięcie sprawy;

2) art. 61 k.p.a. w zw. z art. 31 oraz 32 ustawy o Rzeczniku Finansowym poprzez: nałożenie na Spółkę sankcji pieniężnej w wysokości 10 500,00 zł i nierozważenie przez Rzecznika Finansowego zastosowania w pierwszej kolejności innych sankcji niepieniężnych i prewencyjnych w postaci np. upomnienia (ostrzeżenia); braku uzasadnienia wyboru przez Rzecznika Finansowego zastosowanej sankcji administracyjnej w postaci kary pieniężnej nałożonej na Spółkę w zakresie realizacji celu sankcji;

3) naruszenie art. 31 oraz art. 32 ustawy o Rzeczniku Finansowym w zw. z art. 7, 8 i 189f k.p.a. poprzez nieodstąpienie przez Rzecznika Finansowego od nałożenia kary pieniężnej i poprzestaniu na pouczeniu z uwagi na znikomą wagę naruszonego przez Spółkę prawa, w szczególności: stwierdzony przez Rzecznika Finansowego delikt administracyjny nie był czyniony w sposób naganny, czy też uporczywy; stwierdzone przekroczenie udzielenia odpowiedzi w terminie nie spowodowało negatywnych konsekwencji dla Roszczącej (np. nie upłynął termin prekluzyjny ani termin przedawnienia roszczenia), a także w majątku Roszczącej nie nastąpiły żadne zmiany jak i nie zmienił się stan wiedzy poszkodowanej o faktach lub podstawach stanowiska [...] SA; w stosunku do Spółki nie została uprzednio wydana ostateczna decyzja nakładająca sankcję administracyjną z tytułu naruszenia ww. przepisu;

4) naruszenie art. 31 raz art. 32 ustawy o Rzeczniku Finansowym w zw. z art. 7, 8 i 189f k.p.a. poprzez nieodstąpienie przez Rzecznika Finansowego od nałożenia kary pieniężnej i poprzestaniu na pouczeniu z uwagi na znikomą wagę naruszonego przez Spółkę prawda, podczas gdy Spółka wyjaśniła przyczyny braku udzielenia odpowiedzi w terminie, jak i wskazała jakie kroki technologiczne i organizacyjne zostały podjęte celem wyeliminowania tego typu problemów w przyszłości.

5) naruszenie przepisu art. 31 Ustawy przez nieprawidłową wykładnię tego przepisu przez przyjęcie w uzasadnieniu decyzji, że doszło do naruszenia przez PZU SA przepisu art. 31 Ustawy;

6) naruszenie przepisu art. 104 § 1 k.p.a. w związku z art. 31 Ustawy poprzez nieobjęcie sentencją decyzji rozstrzygnięcia dotyczącego naruszenia wymienionego przepisu art. 31 Ustawy nawet jeśli było to w ocenie Rzecznika naruszenie w stopniu nieznacznym.

Decyzją z 23 stycznia 2026 r. organ utrzymał w mocy decyzję z 11 grudnia 2025 r. w pełni podtrzymując dotychczasowe stanowisko i argumenty na jego poparcie.

W uzasadnieniu odniósł się do stawianych zarzutów i wskazał, że pismem z dnia 3 listopada 2025 r. Spółka powiadomiła Rzecznika Finansowego o trudnościach technicznych w zakresie obiegu korespondencji, z którymi zmagała się w okresie, w którym Rzecznik przesłał wystąpienie do Strony. Strona przekazała wyjaśnienia, zgodnie z którymi opisane problemy związane były z początkami funkcjonowania systemu e-doręczeń. Po wykryciu nieprawidłowości Spółka wprowadziła rozwiązania systemowe, mające na celu uniknięcie podobnych problemów w przyszłości. W odpowiedzi na powyższe organ podniósł, że Strona jest podmiotem profesjonalnym, prowadzącym działalność gospodarczą. Od takiego podmiotu oczekuje się wypełniania spoczywających na nim obowiązków przewidzianych prawem. Uzasadnienie Spółki, jakoby nie mogła ona zrealizować ciążącego na niej obowiązku ze względu na początkowy okres funkcjonowania systemu e-doręczeń, nie przystoi powadze prowadzonej działalności. Strona jest podmiotem rynku finansowego, powinna więc tak zorganizować działalność, aby w sytuacji jak w przedmiotowej sprawie, realizacja ustawowych obowiązków przebiegała bez zakłóceń.

Organ II instancji nie stwierdził również zaistnienia przesłanek uzasadniających odstąpienie od nałożenia kary za naruszenie obowiązku przewidzianego w art. 31 ustawy o Rzeczniku Finansowym w postępowaniu interwencyjnym o sygn. [...].

Ponadto zaznaczył, że przekazanie żądanych dokumentów oraz wyjaśnień Strony nastąpiło dopiero w wyniku dodatkowego monitu Rzecznika Finansowego, tj. pisma przypominającego Spółce o obowiązku terminowego odniesienia się do wniosku Rzecznika z dnia 27 sierpnia 2025 r. W rezultacie naruszenia przez Spółkę przepisów prawa Rzecznik Finansowy nie mógł dokonać pełnego zbadania sprawy, a klient podmiotu rynku nie otrzymał w możliwie najkrótszym terminie pomocy prawnej ze strony Rzecznika, o którą niewątpliwie składając wniosek o interwencję wnioskował. Dopiero po dodatkowym wezwaniu Rzecznika Finansowego (monitu) i po nadesłaniu z opóźnieniem dokumentów oraz wyjaśnień w postępowaniu interwencyjnym [...], Rzecznik Finansowy mógł wykonać swoje ustawowe obowiązki - dokończyć analizę sprawy i skierować w dniu 10 października 2025 r. pismo do pełnomocnika klienta, w którym szczegółowo przedstawił stanowisko Spółki, wyjaśnił obowiązujące regulacje prawne dotyczące zarzucanego przez klienta naruszenia, przedstawił własne stanowisko w sprawie oraz zakończył interwencję, pouczając jednocześnie klienta podmiotu rynku finansowej o ewentualnej możliwości wystąpienia ze sprawą na drogę sądową, bądź w razie ustalenia nowych okoliczności sprawy o możliwości skierowania ponownego wniosku o interwencję. Zatem brak terminowej odpowiedzi Spółki i brak przekazania dokumentów spowodował, że dotychczasowe postępowanie interwencyjne było "zawieszone", albowiem bez odniesienia się do wniosku Rzecznika z dnia 17 kwietnia 2025 r. nie można było udzielić klientowi podmiotu rynku finansowego pomocy prawnej i zrealizować przysługującego mu prawa podmiotowego (ustawowego). Mając na uwadze powyższe, w ocenie Organu, zarzut Spółki jakoby przekroczenie terminu na udzielenia odpowiedzi nie spowodowało negatywnych konsekwencji dla Klientki, organ uznał za bezzasadny.

Organ wskazał również, iż w zaistniałym stanie faktycznym nałożenie przez Organ sankcji o charakterze niepieniężnym, czy też prewencyjnym, np. upomnienia bądź ostrzeżenia nie mogło znaleźć zastosowania. Zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy o Rzeczniku Finansowym na podmiot rynku finansowego, który narusza obowiązki nałożone w art. 4, art. 6-10, art. 30 i art. 31, Rzecznik może, w drodze decyzji, nałożyć karę pieniężną do wysokości 1 000 000 zł. Powołany przepis nie przewiduje zatem w razie naruszenia przez podmiot rynku finansowego obowiązków wskazanych w powyższych przepisach, w tym wynikającego z art. 31 ustawy o Rzeczniku Finansowym, wymierzenia sankcji o charakterze niepieniężnym bądź prewencyjnym.

W związku z czym jedyną sankcją administracyjną, znajdującą się w katalogu przysługującemu Rzecznikowi Finansowemu, jest administracyjna kara pieniężna. Organ nie podziela stanowiska Spółki o zastosowaniu nieprawidłowej wykładni art. 31 Ustawy, a w konsekwencji przyjęcia w uzasadnieniu decyzji, iż doszło do jego naruszenia. Istotnym dla określenia stopnia naruszenia obowiązku udzielania odpowiedzi na wniosek Rzecznika, zgodnie z wymogami ustawowymi, ma ocena wypełnienia obowiązku wskazanego w art. 31 Ustawy, tj. wypełnienia obowiązku informowania choćby w znaczeniu formalnym –przesłaniu odpowiedzi w ogóle oraz jakości (pełności) dostarczonych danych, w tym czasu, w jakim powinien być zrealizowany obowiązek. W okolicznościach niniejszej sprawy Spółka zwlekała z nadesłaniem dokumentów oraz wyjaśnień w odpowiedzi na wniosek Rzecznika Finansowego, w postępowaniu interwencyjnym [...]aż do dnia 12 września 2025 r., a więc z oczywistym przekroczeniem ustawowego terminu. Naruszenie będące przedmiotem postępowania doprowadziło do naruszenia prawa podmiotowego (ustawowego) klienta podmiotu rynku finansowego do udzielenia przez Rzecznika Finansowego niezwłocznej i adekwatnej pomocy prawnej, na zasadach określonych w ustawie o Rzeczniku Finansowym. Miało konkretny wpływ na trwające postępowanie interwencyjne, albowiem zakłóciło jego bieg, gdyż Rzecznik Finansowym w terminie nie miał możliwości zapoznania się dokumentacją, będącą podstawą zajętego stanowiska Spółki, wyrobienia pełnego poglądu w sprawie, dokonania oceny prawnej sporu, a następnie realizacji pomocy prawnej dla klienta podmiotu rynku finansowego, o którą wnioskował we wniosku o podjęcie interwencji w jego sprawie. Naruszenie będące przedmiotem postępowania doprowadziło w efekcie do ograniczenia zaufania obywateli do organu władzy publicznej.

W przedmiocie ostatniego z zarzutów Strony wskazanego we wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy, dotyczącego nieobjęciem sentencją decyzji rozstrzygnięcia dotyczącego naruszenia przepisu art. 31, Organ wskazał, iż Rzecznik Finansowy w sentencji zaskarżonej decyzji odniósł się do kwestii naruszenia art. 31 ustawy. W ocenie Organu brak jest więc podstaw do uznania, iż doszło do naruszenia wskazanego przepisu. Podniesiony w tym zakresie zarzut nie znajduje uzasadnienia i nie zasługuje w ocenie organu na uwzględnienie.

W wyniku rozpatrzonej ponownie sprawy, na skutek wniesionego wniosku o ponowne rozpatrzenie przez Stronę, biorąc pod uwagę cały materiał dowodowy ustalony stan faktyczny, tj. naruszenie przez Stronę obowiązku wynikającego z art. 31 ustawy o Rzeczniku Finansowym w postępowaniu interwencyjnym [...], Organ nie dopatrzył się podstawy do zmiany decyzji w zakresie wysokości nałożonej kary.

W zakresie możliwości finansowych Strony, zgodnie z informacjami przedstawionymi przez Stronę, Rzecznik Finansowy ustalił, że (wartości podane w tys. zł):

- kapitał własny Spółki według raportu rocznego za 2024 r. wyniósł 22 729 360;

- wynik netto osiągnięty przez Stronę według raportu rocznego za 2024 r. wyniósł 3 877 019;

- wynik techniczny ubezpieczeń majątkowych i osobowych według sprawozdania o

wypłacalności za 2024 r. wyniósł – 1 068 625.

Z informacji przedstawionych przez Spółkę wynika, że płynność finansowa Spółki na w 2024 r. nie była zagrożona.

Biorąc pod uwagę powyższe, Organ stwierdził, że kara pieniężna w wysokości 10 500 zł nie stanowi zagrożenia dla kontynuowania działalności oraz nie ingeruje w istotny sposób w możliwości finansowe Spółki.

W skardze skierowanej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego spółka wniosła o uchylenie decyzji oraz zasądzenie na jej rzecz od Rzecznika Finansowego zwrotu kosztów postępowania, w tym kosztów zastępstwa procesowego. Skarżąca zarzuciła organowi naruszenie:

A. Naruszenie art. 78 § 1 Kpa - poprzez nieuwzględnienie wniosku dowodowego [...] SA, z zeznań świadka R. P. i L. M.;

B. Naruszenie art. 32 ust. 1 i ust. 2 Ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o rozpatrywaniu reklamacji przez podmioty rynku finansowego, o Rzeczniku Finansowym i o Funduszu Edukacji Finansowej (t.j. Dz. U. z 2024 r., poz.1109, z późn. zm. - dalej: "Ustawa"), w zw. z art. 31 Ustawy - poprzez ustalenie, że w szkodzie nr doszło do naruszenia Ustawy, w sposób który uzasadniałby nałożenie na [...] SA kary pieniężnej, szczególnie w sytuacji, gdy [...] SA dostarczył już żądane przez Rzecznika akta szkody, jak i niezbędne wyjaśnienia

C. Naruszenie art. 31 Ustawy, w związku z art. 25 Ustawy i art. 189f § 1 pkt 1 Kpa - poprzez nałożenie na [...] SA kary pieniężnej, pomimo tego, że zachodziła przesłanka do odstąpienia od nałożenia kary pieniężnej – w sytuacji gdy [...] SA dostarczył już żądane przez Rzecznika dokumenty jak i inne niezbędne wyjaśnienia, a zatem doszło do zaprzestania zarzucanego naruszania przepisów Ustawy

D. Naruszenie art. 189d pkt 1 Kpa, w zw. z art. 32 Ustawy — poprzez pominięcie wagi i okoliczności – przy nakładaniu kary pieniężnej - za zarzucane naruszenie art. 31 Ustawy, w zakresie braku odpowiedzi na pisma Rzecznika Finansowego w terminie wskazanym przez Rzecznika,

E. Naruszenie art. 77 § 1 Kpa w zw. z art. 80 Kpa, w zw. z art. 31 Ustawy i art. 25 Ustawy - poprzez brak wyczerpującego rozpatrzenia całego materiału dowodowego i w konsekwencji brak uznania, że w sprawie [...] udzieliło niezbędnych wyjaśnień pismem z dnia 12 września 2025 roku.

F. Naruszenie art. 31 Ustawy w zw. z art. 32 ust. 1 Ustawy, poprzez uznanie, że naruszenie wynikającego z art. 31 Ustawy terminu 30-dniowego (na poinformowanie Rzecznika o podjętych działaniach lub zajętym stanowisku i na dostarczenie dokumentów), odnosi się również do sytuacji, w której odpowiedź została udzielona w ww. terminie, ale nie dostarczono dokumentów.

W odpowiedzi na skargę Rzecznik Finansowy wniósł o oddalenie skargi jako niezasadnej.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje.

Zgodnie z art. 1 § 1 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. – Prawo o ustroju sądów administracyjnych (tekst jednolity Dz. U. z 2024 r. poz. 1267) sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej. Kontrola ta - stosownie do § 2 powołanego artykułu - sprawowana jest pod względem zgodności z prawem. Sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy nie będąc przy tym związanym zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną, o czym stanowi art. 134 § 1 ustawy z 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - tekst jednolity Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej: p.p.s.a.). W myśl art. 145 § 1 pkt 1-3 p.p.s.a.

Sąd zobligowany jest do uchylenia decyzji bądź postanowienia lub stwierdzenia ich nieważności, ewentualnie niezgodności z prawem, gdy dotknięte są one naruszeniem prawa materialnego, które miało wpływ na wynik sprawy, naruszeniem prawa dającym podstawę do wznowienia postępowania, innym naruszeniem przepisów postępowania, jeśli mogło ono mieć istotny wpływ na wynik sprawy lub zachodzą przyczyny stwierdzenia nieważności decyzji wymienione w art. 156 k.p.a. lub innych przepisach.

Dokonując oceny zaskarżonej decyzji w ramach kryteriów wynikających z art. 1 § 1 i § 2 ustawy Prawo o ustroju sądów administracyjnych oraz art. 3 § 1 p.p.s.a. stwierdzić należy, że skarga zasługuje na uwzględnienie, bowiem zaskarżona decyzja narusza przepisy postępowania w sposób uzasadniający jej uchylenie.

Na wstępie podkreślenia wymaga, że gdy chodzi o decyzję, której przedmiotem jest nałożenie kary administracyjnej nie mogą zachodzić wątpliwości co do ustaleń faktycznych, które determinowały nałożenie kary. Przypisane stronie postępowania delikty muszą pozwalać na ich weryfikację, czy faktycznie wystąpiły i jaki miały przebieg. Gdy przedmiotem postępowania jest nałożenie kary, nie można zdać się na uproszczenia, czy uogólnienia co do przebiegu zdarzeń stanowiących podstawę nałożenia kary, zaś wystąpienie zdarzeń skutkujących nałożeniem kary musi być wykazane w sposób pozwalający je zweryfikować. Dotyczy to odpowiednio jednoznacznego samego opisu w decyzji czynów, które stanowiły podstawę nałożenia kary jak i udokumentowania w aktach postępowania ich wystąpienia.

Zgodnie z art. 17 ust. 1 ustawy o Rzeczniku Finansowym, do jego zadań należy podejmowanie działań w zakresie ochrony klientów podmiotów rynku finansowego, których interesy reprezentuje. Podjęcie czynności przez Rzecznika następuje z urzędu lub na wniosek klienta podmiotu rynku finansowego (art. 24 ustawy), przy czym jak wynika z art. 25 ustawy, Rzecznik lub upoważniony przez niego pracownik Biura Rzecznika może występować do podmiotów rynku finansowego oraz innych podmiotów, których działalność wiąże się z rozpatrywaną sprawą, o udzielenie informacji lub wyjaśnień, udostępnienie akt oraz dokumentów, w szczególności:

a) w sprawach indywidualnych,

b) w sprawach postanowień wzorców umów, które według Rzecznika są niekorzystne dla klientów podmiotów rynku finansowego,

c) w sprawach dotyczących wewnętrznych regulacji tych podmiotów rynku finansowego, które według Rzecznika są niekorzystne dla klientów,

d) na temat nieprawidłowej obsługi klientów, świadczonej przez podmioty rynku finansowego.

Z tym uprawnieniem skorelowany jest obowiązek przekazania żądanych przez Rzecznika dokumentów, informacji czy wyjaśnień którego wyegzekwowanie może ułatwić prawo posłużenia się przez ten organ względem podmiotu niestosującego się do nałożonego na niego obowiązku sankcji w postaci nałożenia administracyjnej kary pieniężnej. Jak stanowi bowiem art. 31 omawianej ustawy podmiot rynku finansowego lub podmiot wskazany w art. 25 ust. 1 pkt 1, który otrzymał wniosek Rzecznika w sprawach objętych zakresem jego działalności, jest obowiązany niezwłocznie, nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania wniosku, poinformować Rzecznika o podjętych działaniach lub zajętym stanowisku oraz przekazać żądane dokumenty lub informacje, w tym także informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art 11 ust. 2 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2022 r. poz. 1233) oraz inne informacje podlegające ochronie na podstawie odrębnych przepisów.

Zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy o Rzeczniku Finansowym, na podmiot rynku finansowego, który narusza obowiązki nałożone w art. 4, art. 6-10, art. 30 i art. 31, Rzecznik może, w drodze decyzji, nałożyć karę pieniężną do wysokości 1 000 000 zł. Należy też dodać, iż pomimo tego że zasadnicza część działań podejmowanych przez Rzecznika nie oddziałuje władczo na sytuację prawną podmiotów rynku finansowego, to sposób realizacji kompetencji powierzonej Rzecznikowi w art. 32 ust. 1 ustawy o RF wskazuje w tym przypadku na jednostronne władcze rozstrzygnięcie, którym organ konkretyzuje jakie ujemne skutki dla podmiotu rynku finansowego pociąga za sobą niezastosowanie się przez tenże podmiot prawa do obowiązków wynikających z obowiązujących go norm prawnych. Stanowisko to nie budzi zresztą szerszych wątpliwości w piśmiennictwie i orzecznictwie (por. B. Wyżykowski, Kompetencja Rzecznika Finansowego do nakładania kar pieniężnych na podmioty rynku finansowego, SPP 2018, nr 3, s. 79, oraz vide: wyroki Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 24 maja 2022 r. o sygn. akt VI SA/Wa 473/22 i z dnia 12 marca 2020 r. o sygn. akt VII SA/Wa 2291/19).

Jak wynika z akt administracyjnych sprawy, w piśmie z 17 kwietnia 2025 r., Rzecznik poinformował Spółkę, że nie otrzymał odpowiedzi na pismo w sprawie wystąpienia skierowanego do Rzecznika przez Panią M. B. w związku z odmową wypłaty odszkodowania i zadośćuczynienia za szkodę doznaną wskutek poślizgnięcia w dniu 25 maja 2023 r. (szkoda numer [...]).

Następnie pismem z dnia 10 października 2025 r. organ wskazał, że w dniach 7 i 16 stycznia 2025 r., 10 marca 2025 r. oraz 12 września 2025 r. Rzecznik Finansowy otrzymał od [...]S.A. odpowiedzi na interwencje podjętą w sprawie odmowy przedmiotowej wypłaty.

Pismem z dnia 23 października 2025 r. Rzecznik Finansowy zawiadomił o wszczęciu postępowania administracyjnego z urzędu w związku z podejrzeniem naruszenia przez Spółkę art. 31 ustawy o Rzeczniku Finansowym.

W odpowiedzi na Zawiadomienie Rzecznika Finansowego, Skarżąca wskazała, że pracownicy Spółki mają obowiązek i zadanie udzielania terminowych odpowiedzi na wystąpienia Rzecznika Finansowego, jak również innych organów kontrolnych. Tego typu odpowiedzi są traktowane priorytetowo i z uwzględnieniem obowiązujących [...] terminów. W analizowanym stanie faktycznym sprawy, na otrzymane przez [...] pismo związane z niniejszą sprawą, z dnia 1 września 2025 r., [...]udzieliło odpowiedzi w dniu 12 września 2025 r., udzielając kompleksowej odpowiedzi oraz przekazując żądaną dokumentację. Strona poinformowała, że nieterminowe udzielenie odpowiedzi wynikało jedynie z problemów technicznych związanych z nieprawidłowym okresowym działaniem w Spółce systemu e-Doręczeń.

Mając powyższe na uwadze Sąd wskazuje, że kluczowa w niniejsze sprawie jawi się okoliczność podjęcia przez Skarżącą z chwilą wejścia w życie przepisów o e-doręczeniach szeregu działań i nakładów celem pełnego dostosowania swoich wewnętrznych procedur oraz systemów teleinformatycznych do prawidłowego wypełniania obowiązków wynikających z nowych regulacji prawnych. Wskazywany przez Rzecznika okres opóźnienia, odnoszący się do jego wystąpienia, tj. pisma z dnia 17 kwietnia 2025 r., przypadał zatem na pierwsze tygodnie wdrażania i funkcjonowania ogólnokrajowego systemu e-Doręczeń.

Jak podnosi Skarżąca, skrzynki odbiorcze w tym okresie startowym funkcjonowały w sposób wysoce niestabilny, a w ogólnej praktyce obrotu prawnego nagminnie występowały błędy z pobieraniem i otwieraniem wiadomości o charakterze urzędowym. W tej sytuacji za uzasadniony należy uznać argument Skarżącej, że w demokratycznym państwie prawnym i w świetle prowadzenia postępowania w sposób budzący zaufanie jego uczestników do władzy publicznej, Strona nie powinna bowiem ponosić negatywnych konsekwencji, w tym sankcji finansowych, za wdrożenie nowego systemu i narzędzi informatycznych, których stabilność techniczna zależy w znacznej mierze od działań administracji publicznej. Co istotne, w tym przypadku [...] S.A. wykazało się należytą starannością dostrzegając w tym zakresie problemy techniczne i podejmując natychmiastowe systemowe działania naprawcze i już od 28 kwietnia 2025 r. wdrożyło narzędzie INDO Online, automatyzujące bezpieczne pobieranie wiadomości z e-skrzynki. Skarżąca podkreśliła, że z chwilą eliminacji błędów zewnętrznych poprzez to wdrożenie, proces odbioru korespondencji przebiegał już bez zakłóceń, co wynika z akt sprawy i potwierdza incydentalny charakter wcześniejszego uchybienia w odbiorze wystąpienia Rzecznika.

Zdaniem Sądu, dla oceny działania Strony w rozpoznawanej sprawie istotne jest również to, że jak wywodzi Skarżąca - powzięła wiedzę o braku skutecznego przetworzenia pierwotnej korespondencji od Rzecznika dopiero po upływie 4 miesięcy, tj. w momencie otrzymania od organu w tej sprawie oficjalnego monitu. W tej sytuacji, gdyby organ skierował taki monit do Strony niezwłocznie po upływie ustawowego 30-dniowego terminu udzielenia odpowiedzi, Spółka miałaby realną możliwość natychmiastowego podjęcia w tym zakresie niezbędnych działań i udzielenia Rzecznikowi odpowiedzi w znacznie krótszym niż to miało miejsce czasie.

Sąd podziela argumentację Skarżącej, że kara pieniężna, o której mowa w art. 32 ustawy o Rzeczniku Finansowym, jest nakładana na podmiot rynku finansowego na zasadzie tzw. uznania administracyjnego. Jak już zostało wcześniej wskazane, stosownie do brzmienia treści art. 32 ust. 1 ustawy o Rzeczniku Finansowym, na podmiot rynku finansowego, który narusza obowiązki nałożone m. in. w art. 6–10 oraz art. 31, Rzecznik może w drodze decyzji, nałożyć karę pieniężną do wysokości 100 000,00 zł. Przepis ten poprzez użycie słowa "może" w sposób jednoznaczny wprowadza konstrukcję uznania administracyjnego.

W orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego ugruntowany jest pogląd, że stosowanie w przepisach kompetencyjnych wyrazu "może" oznacza, iż decyzje wydawane są w warunkach uznania administracyjnego, co daje organowi uprawnienie, nie zaś obowiązek do skorzystania z określonego środka prawnego. W takiej sytuacji norma prawna nie reguluje w sposób jednoznaczny i wyczerpujący warunków podjęcia aktu administracyjnego, a co za tym idzie – obowiązku określonego zachowania się organu, lecz przewiduje możliwość wyboru sposobu rozstrzygnięcia sprawy. Inaczej mówiąc, instytucja uznania administracyjnego uprawnia odpowiedni organ do działania oraz do wydawania decyzji na podstawie nieokreślonych, a niekiedy niewymienionych w przepisach prawnych kryteriów. Równocześnie dyskrecjonalność organu, a więc działanie w trybie uznania administracyjnego, nie oznacza dowolności przy wydawaniu decyzji, bowiem organ winien wykazać, że w konkretnej sprawie istniały przesłanki uzasadniające podjęte rozstrzygnięcie, co wprost potwierdza stabilna linia orzecznicza (vide: wyrok NSA z dnia 15 stycznia 2016 r., sygn. I OSK 1382/14, LEX nr 2032712 oraz wyrok NSA z dnia 8 stycznia 2016 r., sygn. I OSK 1334/14).

Oznacza to, że chociaż art. 32 ust. 1 ustawy o Rzeczniku Finansowym uprawnia do nałożenia kary pieniężnej za delikt w postaci naruszenia obowiązków wynikających z przepisów tej ustawy, sam fakt obiektywnego ich naruszenia może być niewystarczający dla stwierdzenia zasadności wydania decyzji w przedmiocie nałożenia takiej kary. Powołanie się Rzecznika na przysługujące mu uprawnienie w ramach uznania administracyjnego do wyboru rodzaju zastosowanej sankcji i jej wysokości – czego Skarżąca w toku postępowania nie kwestionuje – pozostaje niewystarczające dla uznania legalności zaskarżonego aktu. Rzecznik Finansowy miał bowiem prawny i procesowy obowiązek uzasadnić wybór konkretnego środka prewencyjnego zastosowanego w stosunku do Spółki, precyzyjnie określając cel, który tym środkiem zamierza osiągnąć, a także wszechstronnie uwzględnić wszelkie okoliczności związane ze stanem faktycznym niniejszej sprawy.

Tymczasem do okoliczności tych zaliczyć należy - brak wydania wobec Spółki uprzednich, ostatecznych decyzji administracyjnych za naruszenie art. 6 i 7 ustawy o Rzeczniku Finansowym, jednostkowy charakter stwierdzonego naruszenia oraz jego przyczynę, a także skalę działalności ubezpieczeniowej Spółki, w kontekście wszystkich prawidłowo (terminowo) obsługiwanych zgłoszeń i wystąpień Rzecznika. Organ w zasadzie pominął także wagę stwierdzonego naruszenia, które obiektywnie nie wywołało negatywnych skutków w sprawie podjętej przez Rzecznika interwencji.

W tym kontekście wskazać należy, że analiza orzecznictwa Naczelnego Sądu Administracyjnego prowadzi do wniosku, że pojedyncze lub sporadyczne uchybienia przez podmioty rynku finansowego przepisom ustawy o Rzeczniku Finansowym, bądź też uchybienia o niskim stopniu szkodliwości, mogą nie stanowić wystarczającej podstawy do skutecznego nałożenia na podstawie art. 32 tej ustawy kary pieniężnej. Tym samym Rzecznik, w przypadku podejrzenia, że podmiot rynku finansowego może naruszać określone przepisy czy obowiązki wynikające z ustawy o Rzeczniku Finansowym, w pierwszej kolejności powinien się zwrócić do takiego podmiotu w celu uzyskania wyjaśnień w tym zakresie, a w razie konieczności, w celu jego upomnienia bądź ostrzeżenia. Takie działanie należałoby uznać za rodzaj sankcji o charakterze prewencyjnym, a dopiero brak zastosowania się przez podmiot do takiego środka nadzoru uzasadnia nałożenie kary pieniężnej, jako kolejnego środka o charakterze represyjnym (przymuszającym).

Odnosząc powyższe do stanu faktycznego niniejszej sprawy, należy zauważyć, że Rzecznik Finansowy nakładając na Spółkę określoną sankcję, przede wszystkim powinien dążyć do osiągnięcia celu, jakim jest wymuszenie na podmiocie rynku finansowego stosowania się do terminów i obowiązków ustawowych. Powstaje zatem uzasadniona wątpliwość, czy za stwierdzenie jednostkowego i jak wynika z akt rozpoznawanej sprawy przypadkowego deliktu - kara w postaci upomnienia (ostrzeżenia) nie spełniałaby dokładnie tego samego celu, co nałożona kara o charakterze prewencyjno-represyjnym w określonej przez organ znacznej wysokości.

Wskazać należy, że w tym zakresie decyzja wydana przez Rzecznika Finansowego powinna spełniać nie tylko wymóg formalnej zgodności z prawem materialnym i przepisami procesowymi przewidzianymi w k.p.a., ale także uwzględniać szeroko rozumiane kryterium racjonalności ingerencji organu w sferę prawną obywatela czy innego podmiotu prawa z punktu widzenia celów, jakie swym działaniem organ zamierza osiągnąć. Oznacza to, że w odniesieniu do decyzji o charakterze uznaniowym, nakładającej na podmiot określoną sankcję, należy oczekiwać, aby powyższe względy, znajdujące wyraz w uzasadnieniu aktu administracyjnego, były ukierunkowane na efektywne, ekonomiczne i najmniej uciążliwe dla otoczenia, a w szczególności dla adresata decyzji, urzeczywistnienie ustawowego zadania organu za pośrednictwem instrumentu prawnego będącego w jego dyspozycji. Działanie to musi służyć osiągnięciu zamierzonego i wymiernego rezultatu przy jednoczesnym uwzględnieniu interesu społecznego i wnikliwym rozważeniu słusznego interesu strony, jak nakazuje art. 7 k.p.a., a także przy uwzględnieniu pozytywnego oddziaływania organu na świadomość i kulturę prawną obywateli zgodnie z art. 8 k.p.a.

Tymczasem w ocenie Sądu, Rzecznik w swojej decyzji wystarczająco nie uzasadnił dlaczego uznał, że w tych okolicznościach sprawy sankcja prewencyjno-represyjna w postaci kary pieniężnej dla dalszej działalności Spółki odniesie większy skutek i spełni także cel prewencyjny, niż chociażby niepieniężne upomnienie. Podkreślić przy tym trzeba, że stwierdzony przez Rzecznika delikt w postaci przekroczenia terminu udzielenia odpowiedzi na jego wystąpienie nie był przez Spółkę w żaden sposób bagatelizowany, o czym najlepiej świadczą późniejsze działania Skarżącej po otrzymaniu od organu monitu w tej sprawie, a wynikłe opóźnienie nie spowodowało jakiejkolwiek realnej szkody. Opóźnienie w udzieleniu odpowiedzi Rzecznikowi przez Spółkę, w związku z podjętą przez organ interwencją co do meritum nie miało także przełożenia na sprawność prowadzonego postępowania likwidacyjnego, ani na treść decyzji wydanej w stosunku do ubezpieczonej M. B.. Nasuwa się zatem w tej sprawie uzasadniona wątpliwość odnośnie adekwatności zastosowanej w tym przypadku sankcji, jak i współmierności kary finansowej w odniesieniu do skali dokonanego naruszenia.

Zauważyć należy, że instytucja uznania administracyjnego doznaje istotnych ograniczeń zarówno poprzez treść art. 32 ust. 2 ustawy o Rzeczniku Finansowym, jak również poprzez przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego, w szczególności art. 189f k.p.a. Przy ustalaniu wysokości kary pieniężnej organ ma ustawowy obowiązek uwzględnić stopień naruszonych przepisów, specyficzne okoliczności tego naruszenia oraz możliwości finansowe podmiotu, który dokonał naruszenia (art. 32 ust. 2 ustawy). Rzecznik Finansowy władny jest również w drodze decyzji, odstąpić od nałożenia administracyjnej kary pieniężnej i poprzestać na pouczeniu, jeżeli m. in. waga naruszenia prawa jest znikoma, a strona zaprzestała naruszenia prawa, co wprost wynika z art. 189f § 1 k.p.a. W stanie faktycznym i prawnym przedmiotowej sprawy przesłanki te co do zasazdy zostały spełnione.

Warto w tym miejscu ponownie zaznaczyć, odwołując się do powszechnie akceptowanych w doktrynie prawa administracyjnego poglądów, że nałożenie kary pieniężnej jako sankcji o charakterze prewencyjno-represyjnym powinno zostać bezwzględnie poprzedzone gradacją środków i zastosowaniem sankcji niepieniężnych oraz czysto prewencyjnych. Upomnienie (ostrzeżenie) lub ponaglenie podmiotu rynku finansowego stanowi rodzaj sankcji o charakterze niepieniężnym i prewencyjnym, która w pierwszej kolejności powinna posłużyć do zdyscyplinowania kontrolowanego podmiotu. Natomiast sankcja w postaci administracyjnej kary pieniężnej ma charakter prewencyjno-represyjny, przez co powinna stanowić środek ostateczny w sytuacji braku określonego zachowania podmiotu. Zastosowanie tak daleko idącego środka przymusu ekonomicznego musi zatem posiadać głębokie uzasadnienie merytoryczne, celowościowe oraz systemowe, tak aby mogło ostać się w toku kontroli dokonywanej przez Sąd.

W ocenie Sądu, w zaistniałych w niniejszej sprawie okolicznościach nałożoną na Spółkę karę pieniężną trudno uznać za środek prewencyjny i w pełni adekwatny do podejmowanych przez nią działań. Ponadto karę tę zastosowano od razu, chociaż ukarany podmiot nie był wcześniej upominany, a stwierdzone naruszenie wiązało się - jak wynika z akt sprawy i czego organ nie zakwestionował - z obiektywnymi błędami wdrażania w Spółce nowego systemu e-Doręczeń.

W rozpoznawanej sprawie za uzasadniony należało uznać także zarzut skargi dotyczący naruszenia art. 78 § 1 k.p.a., w zw. z art. 77 § 1 i art. 80 k.p.a. Organ administracji publicznej pominął bowiem wnioski dowodowe Spółki o przesłuchanie w charakterze świadków jej pracowników, odpowiedzialnych za wdrożenie systemu e-Doręczeń, w okresie pierwotnego wystąpienia przez Rzecznika w tym trybie.

Wskazać należy, że zgodnie z art. 78 § 1 k.p.a. - żądanie strony dotyczące przeprowadzenia dowodu należy uwzględnić, jeżeli przedmiotem dowodu są okoliczności mające znaczenie dla sprawy. W niniejszym postępowaniu zeznania te mogły mieć takie znaczenie, gdyż mogły wykazać obiektywną niestabilność działania ogólnokrajowego systemu e-Doręczeń w Spółce w kwietniu 2025 r., a tym samym niezależne od Skarżącej przyczyny powstania ewentualnych opóźnień w udzielaniu odpowiedzi na wystąpienia organów (w tym Rzecznika Finansowego) kierowanych tą drogą, rodzaj podjętych przez Spółkę natychmiastowych działań zaradczych, incydentalność braku terminowości, a także skalę i ilość otrzymywanych w tym czasie wystąpień Rzecznika Finansowego, przy jednoczesnych trudnościach z pobieraniem poczty elektronicznej. Odmówienie takich dowodów i uznanie ich przeprowadzenia za nieistotne doprowadziło do sytuacji, w której organ ustalił stan faktyczny sprawy w sposób de facto wybiórczy, odrywając się od realiów technicznych towarzyszących wprowadzeniu nowej formy doręczeń pism urzędowych. Tymczasem opóźnienie w udzieleniu odpowiedzi na wystąpienie Rzecznika w tej konkretnej formie (e-doręczeń) stanowiło w istocie powód nałożenia na Spółkę kary finansowej, w związku z czym trudno uznać, aby pełne wyjaśnienie tych okoliczności nie mogło mieć znaczenia dla wyniku sprawy.

Konkludując, przy ponownym rozpoznawaniu sprawy organ będzie obowiązany do uwzględnienia oceny prawnej wyrażonej przez Sąd w niniejszym wyroku na podstawie art. 153 p.p.s.a. Organ w pierwszej kolejności dokona pogłębionych ustaleń w zakresie faktycznych przyczyn uchybienia udzielenia przez Skarżącą w terminie odpowiedzi na wystąpienie Rzecznika Finansowego z dnia 17 kwietnia 2025r. i w tym zakresie rozważy celowość uzupełnienia postępowania dowodowego poprzez przesłuchanie wnioskowanych przez Skarżącą świadków. Następnie organ dokona ponownej, wszechstronnej analizy całości zebranego materiału, pod kątem nałożenia na Skarżącą potencjalnej sankcji, mając na uwadze podejmowane przez nią działania oraz wskazane przez Sąd wszystkie okoliczności tej sprawy.

Mając powyższe na uwadze, Sąd na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c), w zw. z art. 135 p.p.s.a. orzekł jak w sentencji wyroku.

O kosztach postępowania Sąd orzekł na podstawie art. 205 § 2, w zw. z art. 200 p.p.s.a. oraz § 2 pkt 5 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 października 2015 r. w sprawie opłat za czynności radców prawnych (t.j. Dz.U. z 2018 r., poz. 265, ze zm. ).