Wniosek wysłany e-mailem przepadł w awarii poczty urzędu. Sąd stwierdził bezczynność wójta

Pismem z 9 maja 2026r. Stowarzyszenie na rzecz rozwoju Gminy J. (dalej także: "Stowarzyszenie", "skarżący", "strona") wystąpiło do Wójta Gminy J. (dalej także: "organ" lub "Wójt") z wnioskiem o udostępnienie pełnej informacji publicznej dotyczącej budynku stanowiącego mienie Gminy J., położonego na działce ewidencyjnej nr [...] w Sołectwie T. poprzez udostępnienie:

1. informacji, kto jest właścicielem przedmiotowego budynku oraz od kiedy obiekt ten pozostaje składnikiem mienia komunalnego Gminy J.;

2. informacji, na jakiej podstawie prawnej budynek został posadowiony na działce nr [...] w Sołectwie T., wraz z udostępnieniem pełnej dokumentacji dotyczącej jego pierwotnej budowy;

3. kopii zgłoszenia budowy, decyzji o pozwoleniu na budowę lub innych dokumentów legalizujących pierwotne wzniesienie tego obiektu;

4. kopii decyzji o warunkach zabudowy - jeżeli była wymagana;

5. kopii decyzji o wyłączeniu gruntu z produkcji rolnej, jeżeli budynek został posadowiony na gruncie rolnym klasy III;

6. informacji, czy uzyskano zgodę właściwego organu na lokalizację budynku na gruncie klasy III oraz kopii pełnej dokumentacji w tym zakresie;

7. informacji, czy organ gminy posiada wiedzę, że pierwotne posadowienie budynku nastąpiło bez wymaganych zgłoszeń, pozwoleń lub decyzji administracyjnych;

8. wskazania podstawy prawnej korzystania z budynku przez osoby trzecie, w tym przez sołtysa, radę sołecką, organizacje społeczne, OSP lub inne podmioty, wraz z kopiami umów, porozumień, uchwał, zarządzeń, decyzji lub innych dokumentów regulujących sposób korzystania z obiektu;

9. informacji, czy w latach 2019-2026 budynek był wykorzystywany odpłatnie lub nieodpłatnie przez osoby fizyczne, stowarzyszenia, OSP, sołectwo lub inne podmioty – wraz ze wskazaniem podstawy prawnej i finansowej takiego korzystania;

10. informacji, czy budynek był ujmowany w ewidencji środków trwałych Gminy J., wraz ze wskazaniem jego wartości księgowej oraz nakładów poniesionych na ten obiekt od dnia jego powstania do dnia dzisiejszego;

11. informacji, kto podjął decyzję o dokonaniu przebudowy/adaptacji obiektu w maju 2026 r., polegającej m.in. na:

- wykonaniu otwartego przejścia / wiaty bocznej,

- usunięciu części ściany bocznej,

- wykonaniu nowego szerokiego otwarcia od strony tylnej,

- zmianie układu funkcjonalnego budynku;

12. kopii wszelkiej dokumentacji dotyczącej ww. prac budowlanych,

w szczególności:

- zgłoszeń robót budowlanych,

- pozwoleń na budowę,

- projektów budowlanych,

- decyzji administracyjnych,

- opinii technicznych,

- protokołów odbioru,

- dokumentacji fotograficznej urzędu,

- korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej dotyczącej tych prac;

13. informacji, czy przebudowa dokonana w maju 2026 r. miała na celu dostosowanie obiektu do wymogów kontroli PINB, legalizację wcześniejszego stanu faktycznego lub usunięcie skutków wcześniejszej samowoli budowlanej;

14. kopii wszelkiej korespondencji prowadzonej z Powiatowym Inspektoratem Nadzoru Budowlanego dotyczącej tego obiektu, w tym zawiadomień, wyjaśnień, protokołów, zaleceń pokontrolnych oraz stanowisk urzędu;

15. informacji, czy Gmina J. zgłaszała przedmiotowe prace do właściwego organu nadzoru budowlanego, a jeśli tak - kopii tych zgłoszeń oraz odpowiedzi organów;

16. informacji, kto finansował przedmiotowe prace oraz z jakich środków zostały one pokryte, wraz ze wskazaniem:

- wysokości poniesionych kosztów,

- wykonawcy robót,

- trybu wyboru wykonawcy,

- kopii faktur, rachunków, umów, zleceń i protokołów odbioru;

17. informacji, czy przedmiotowe prace były przedmiotem kontroli wewnętrznej, audytu, kontroli zewnętrznej lub zawiadomienia do organów nadzoru,

a jeśli tak - pełnej dokumentacji w tym zakresie;

18. informacji, kto podjął decyzję o dokonaniu zmian konstrukcyjnych

w maju 2026 r. w związku z ewentualną kontrolą PINB oraz kto ponosi odpowiedzialność służbową za wcześniejsze dopuszczenie do funkcjonowania obiektu bez wymaganych decyzji administracyjnych;

19. informacji, czy wobec któregokolwiek z pracowników urzędu, osób pełniących funkcje publiczne lub osób odpowiedzialnych za nadzór nad mieniem komunalnym prowadzono postępowanie wyjaśniające w związku z możliwą samowolą budowlaną, naruszeniem przepisów prawa budowlanego lub nieprawidłowym gospodarowaniem mieniem publicznym;

20. wskazania imienia i nazwiska osoby odpowiedzialnej merytorycznie za nadzór nad tym mieniem komunalnym oraz za realizację opisanych prac.

Wnioskodawca wskazał, że zakres wniosku dotyczy mienia publicznego, legalności ingerencji w majątek komunalny, wydatkowania środków publicznych oraz możliwego naruszenia przepisów prawa budowlanego i przepisów dotyczących ochrony gruntów rolnych, a zatem bezspornie stanowi informację publiczną

w rozumieniu ustawy. W przypadku braku posiadania części żądanych informacji przez Urząd Gminy J. wniósł o jednoznaczne wskazanie:

- kto jest ich dysponentem,

- gdzie się znajdują,

- z jakiej przyczyny urząd nimi nie dysponuje.

W przypadku odmowy udostępnienia którejkolwiek z żądanych informacji wniósł o wydanie decyzji administracyjnej spełniającej wymogi art. 16 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 902, dalej: u.d.i.p.).

Końcowo wniósł o udostępnienie informacji w formie elektronicznej poprzez

e-mail: [...]

Pismem z dnia 26 maja 2026 r. Stowarzyszenie wniosło skargę na bezczynność Wójta w zakresie rozpoznania wniosku o udostępnienie informacji publicznej z dnia 9 maja 2026r. W żądaniu skargi strona wniosła o:

1) stwierdzenie bezczynności Wójta w zakresie rozpoznania wniosku

o udostępnienie informacji publicznej z dnia 9 maja 2026r.;

2) zobowiązanie organu do rozpoznania wniosku poprzez udostępnienie informacji publicznej lub wydanie decyzji administracyjnej w terminie wskazanym przez Sąd;

3) stwierdzenie, że bezczynność organu miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa;

4) zasądzenie kosztów postępowania według norm przepisanych.

W uzasadnieniu skargi skarżący podniósł, iż w dniu 9 maja 2026 r. skierował drogą elektroniczną do Urzędu Gminy J. wniosek o udostępnienie informacji publicznej dotyczący budynku stanowiącego mienie Gminy J., położonego na działce ewidencyjnej nr [...] w Sołectwie T.. Wniosek obejmował informacje dotyczące m. in. legalności posadowienia obiektu, dokumentacji budowlanej, wykorzystania mienia komunalnego, wydatkowania środków publicznych oraz działań związanych z przebudową budynku.

Wniosek został prawidłowo złożony na oficjalny adres poczty elektronicznej organu. Organ został również zobowiązany do wydania decyzji administracyjnej

w przypadku odmowy udostępnienia informacji.

Do dnia wniesienia niniejszej skargi organ nie udzielił żadnej odpowiedzi, nie poinformował o przedłużeniu terminu rozpoznania sprawy zgodnie z art. 13 ust. 2 u.d.i.p. oraz nie wydał decyzji administracyjnej. Zgodnie z art. 13 ust. 1 u.d.i.p. udostepnienie informacji powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki, nie później niż

w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku. Termin ustawowy upłynął zatem bezskutecznie, a organ pozostaje w stanie bezczynności.

Skarżący podniósł także, iż niezależnie od tego, czy organ uznałby część żądanych informacji za niepodlegające udostępnieniu, ciążył na nim obowiązek wydania stosownej decyzji administracyjnej. Brak jakiejkolwiek reakcji oznacza całkowite niewykonanie obowiązków ustawowych.

W ocenie skarżącego, w niniejszej sprawie bezczynność ma charakter rażącego naruszenia prawa, ponieważ organ całkowicie zignorował ustawowy obowiązek rozpoznania wniosku dotyczącego mienia komunalnego, wydatkowania środków publicznych oraz legalności działań organów administracji publicznej.

W odpowiedzi na skargę organ wniósł o oddalenie skargi jako bezzasadnej. Podniósł, że wskazany przez skarżącego wniosek nigdy nie wpłynął do Urzędu Gminy J. w sposób umożliwiający jego zarejestrowanie, rozpoznanie

i udzielenie odpowiedzi. Organ zakwestionował, aby wniosek został skutecznie doręczony Gminie.

Dalej wskazał, że po otrzymaniu skargi dokonano weryfikacji poczty elektronicznej Urzędu Gminy J. oraz systemu obiegu dokumentów. Weryfikacja nie potwierdziła wpływu wiadomości zawierającej wniosek, na który powołuje się skarżący. Wniosek nie został zarejestrowany w systemie kancelaryjnym, nie został przekazany do komórki merytorycznej i nie był znany pracownikom Urzędu przed doręczeniem skargi.

Jednocześnie Wójt wyjaśnił, że w dniach 9-10 maja 2026 r. występowały problemy techniczne związane z obsługą poczty elektronicznej, w tym po przeniesieniu poczty z dotychczasowego rozwiązania na [...].pl. Gmina podejmowała czynności wyjaśniające w tym zakresie z obsługą techniczną. Okoliczność ta nie potwierdza jednak wpływu konkretnego wniosku skarżącego do organu. Przeciwnie, wskazuje, że w tym okresie mogły występować zakłócenia techniczne uniemożliwiające skuteczne doręczenie korespondencji. W ocenie organu skarżący nie wykazał skutecznego doręczenia wniosku. Do skargi załączono jedynie wydruk wiadomości z folderu poczty elektronicznej skarżącego. Nie przedłożono natomiast pełnej wiadomości w formacie umożliwiającym weryfikację nagłówków technicznych, potwierdzenia przyjęcia wiadomości przez serwer odbiorcy, urzędowego poświadczenia doręczenia, komunikatu serwera ani innego dokumentu pozwalającego ustalić, że wiadomość faktycznie dotarła do systemu pocztowego Urzędu Gminy J..

Zdaniem organu, w razie sporu co do faktu doręczenia wniosku nie jest wystarczające samo twierdzenie skarżącego ani wydruk z poczty nadawcy. Obowiązek rozpoznania wniosku o udostępnienie informacji publicznej powstaje dopiero z chwilą skutecznego doręczenia wniosku podmiotowi zobowiązanemu. Dopóki wniosek nie został doręczony organowi w sposób umożliwiający zapoznanie się z jego treścią, nie rozpoczyna biegu termin z art. 13 ust. 1 u.d.i.p., a organowi nie można skutecznie zarzucić bezczynności. Na poparcie swojego stanowiska organ powołał się na wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 19 lutego 2025 r., sygn. III OSK 878/24, cytując jego fragmenty i wywodząc, że ciężar wykazania skutecznego doręczenia wniosku spoczywa na wnioskodawcy, który z tego faktu wywodzi skutki prawne.

Zdaniem organu, w niniejszej sprawie skarżący takiego dowodu nie przedstawił. Przedłożony wydruk wiadomości nie pozwala zaś stwierdzić, czy wiadomość została skutecznie przyjęta przez serwer pocztowy Urzędu Gminy J., czy została odrzucona, zatrzymana, utracona w związku z problemami technicznymi albo w ogóle nie została prawidłowo doręczona. Jeżeli wiadomość nie została przyjęta przez serwer odbiorcy albo została odrzucona na etapie technicznym, skarżący powinien dysponować komunikatem zwrotnym albo innym potwierdzeniem technicznym. Żadnego takiego dokumentu nie załączono.

Wójt podniósł także, iż załączony do skargi wydruk wniosku nie jest dokumentem pozwalającym na zweryfikowanie autentyczności złożenia wniosku. Nie przedłożono oryginalnej wiadomości elektronicznej, podpisanego pliku, podpisu elektronicznego ani danych certyfikatu, które organ mógłby zweryfikować. Organ wskazał, że nie kwestionuje co do zasady dopuszczalności składania wniosków

o udostępnienie informacji publicznej pocztą elektroniczną, w tym bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego. W niniejszej sprawie skarżący nie wykazał, że wniosek rzeczywiście został skutecznie doręczony organowi. Brak odpowiedzi na rzekomy wniosek z 9 maja 2026 r. wynika wyłącznie z tego, że wniosek ten nie dotarł do organu i nie był mu znany.

Jednocześnie organ zwrócił uwagę, że skarga wpisuje się w praktykę instrumentalnego korzystania z prawa do informacji publicznej, której rzeczywistym celem nie jest uzyskanie informacji służącej kontroli społecznej, lecz generowanie zarzutów wobec Gminy i dezorganizowanie pracy Urzędu. Skarżący, jako podmiot wielokrotnie korzystający z trybu dostępu do informacji publicznej, ma pełną świadomość znaczenia skutecznego doręczenia wniosku oraz możliwości skorzystania z takich form komunikacji, które dają urzędowe potwierdzenie doręczenia, w szczególności z e-Doręczeń i ePUAP.

Końcowo Wójt zauważył, iż nawet gdyby Sąd przyjął odmiennie, że wniosek został skutecznie doręczony, brak byłoby podstaw do stwierdzenia, że ewentualna bezczynność miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa. Sprawa ma charakter incydentalny i związany z problemami technicznymi w obsłudze poczty elektronicznej w okresie 9-10 maja 2026 r. Organ nie ignorował wniosku celowo, nie działał w złej wierze i nie dążył do ograniczenia prawa do informacji publicznej. Po uzyskaniu informacji o zarzutach zawartych w skardze organ niezwłocznie podjął czynności sprawdzające, w tym weryfikację poczty oraz korespondencję z obsługą techniczną. W konsekwencji nie można przyjąć, że Wójt pozostawał w bezczynności. Skoro wniosek nie został skutecznie doręczony organowi, nie rozpoczął biegu termin do jego rozpoznania określony w art. 13 ust. 1 u.d.i.p. Brak jest również podstaw do zobowiązania organu do rozpoznania wniosku, który do organu skutecznie nie wpłynął.

W piśmie procesowym z dnia 14 lipca 2026r. strona podtrzymała wniesioną skargę, przedkładając jednocześnie dodatkowy dowód w postaci pełnego źródła wiadomości elektronicznej (nagłówków wiadomości), obejmującego dane techniczne wiadomości przesłanej w dniu 9 maja 2026 r. na oficjalny adres poczty elektronicznej Urzędu Gminy J..

Skarżący zauważył m.in., że organ twierdzi, że "wniosek nigdy nie wpłynął do Urzędu", jednocześnie przyznając, że właśnie w dniach 9-10 maja 2026 r. występowała awaria systemu pocztowego, a wiadomości elektroniczne nie były doręczane z powodu problemów technicznych. Jego zdaniem, załączona przez organ korespondencja z administratorem poczty wskazuje jednoznacznie, że: zaginęły wiadomości z 9 i 10 maja; wiadomości nie były dostarczane z powodu braku wolnej przestrzeni dyskowej; problemy były związane z migracją systemu pocztowego; serwer kopii zapasowej nie posiadał wiadomości z tego okresu. Powyższe okoliczności wynikają wyłącznie z organizacji systemu teleinformatycznego organu, a nie są skutkiem działania skarżącego. W ocenie skarżącego organ nie może wywodzić korzystnych dla siebie skutków procesowych

z własnych zaniedbań organizacyjnych.

Jednocześnie skarżący zauważył, że organ nie wykazał, że jego system funkcjonował prawidłowo, wręcz przeciwnie sam wykazał, że nie zapewnił odpowiedniej pojemności skrzynki; dopuścił do utraty korespondencji; dopuścił do sytuacji, w której wiadomości nie były zapisywane; nie dysponuje kopią zapasową utraconych wiadomości. Okoliczności te świadczą o nieprawidłowej organizacji pracy organu.

Odnosząc się do zarzutu nie przedłożenia pełnych danych technicznych wiadomości elektronicznej, skarżący przedłożył dowód zawierający m.in.:

1) datę wysłania wiadomości - 9 maja 2026 r. godz. [...];

2) oficjalny adres odbiorcy [...];

3) Message-ID: [...] – tj. identyfikator wiadomości;

4) nagłówki wiadomości wygenerowane przez system pocztowy operatora.

Końcowo skarżący podniósł, iż brak odpowiedzi na wniosek pozostaje następstwem wyłącznie nieprawidłowego funkcjonowania infrastruktury teleinformatycznej organu.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje:

Skarga zasługuje na uwzględnienie.

Zgodnie z art. 3 § 2 pkt 8 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo

o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. z 2026 r. poz. 143, dalej: p.p.s.a.) kontrola działalności organów administracji publicznej sprawowana przez sądy w zakresie zgodności z prawem obejmuje m.in. orzekanie w sprawach skarg na bezczynność tych organów.

Stosownie do art. 149 p.p.s.a., uwzględniając skargę na bezczynność, sąd zobowiązuje organ do wydania w określonym terminie aktu, interpretacji albo do dokonania czynności; zobowiązuje organ do stwierdzenia albo uznania uprawnienia lub obowiązku wynikających z przepisów prawa; stwierdza, że organ dopuścił się bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania (§ 1 pkt 1-3). Jednocześnie sąd stwierdza, czy bezczynność organu lub przewlekłe prowadzenie postępowania przez organ miały miejsce z rażącym naruszeniem prawa (§ 1a). Sąd, w przypadku, o którym mowa w art. 149 § 1 pkt 1 i 2 p.p.s.a., może również orzec

o istnieniu lub nieistnieniu uprawnienia lub obowiązku, jeżeli pozwala na to charakter sprawy oraz niebudzące uzasadnionych wątpliwości okoliczności jej stanu faktycznego i prawnego (§ 1b). Może ponadto orzec z urzędu albo na wniosek strony o wymierzeniu organowi grzywny w wysokości określonej w art. 154 § 6 lub przyznać od organu na rzecz skarżącego sumę pieniężną do wysokości połowy kwoty określonej w art. 154 § 6 (§ 2).

W przedmiotowej sprawie strona skarżąca domagała się od Wójta Gminy J., w trybie ustawy o dostępie do informacji publicznej, stosownie do wniosku z 9 maja 2026r., informacji dotyczących budynku stanowiącego mienie Gminy J., położonego na działce ewidencyjnej nr [...] w Sołectwie T. (szczegółowo wskazanych w punktach 1-20 ww. wniosku) odnoszących się m.in. do podstawy prawnej posadowienia obiektu, dokumentacji budowlanej, wykorzystania mienia komunalnego, wydatkowania środków publicznych oraz działań związanych

z przebudową budynku.

W pierwszej kolejności należy podkreślić, iż Wójt Gminy J. jest podmiotem, zobowiązanym do udostępnienia informacji publicznej. Zgodnie bowiem z art. 4 ust. 1 pkt 1 u.d.i.p. obowiązane do udostępniania informacji publicznej są władze publiczne oraz inne podmioty wykonujące zadania publiczne,

w szczególności organy władzy publicznej.

Przechodząc na grunt niniejszej sprawy wskazać należy, iż oś sporu

w niniejszej sprawie koncentruje się wokół tego, czy skarżący skutecznie złożył wniosek z dnia 9 maja 2026 r., a w konsekwencji, czy po stronie organu powstał obowiązek udostępnienia wnioskowanej informacji publicznej.

Jak trafnie wskazuje się w orzecznictwie sądów administracyjnych, postępowanie w przedmiocie udostępnienia informacji publicznej jest postępowaniem uproszczonym i odformalizowanym. Zgodnie bowiem z art. 2 ust. 1 u.d.i.p. prawo dostępu do informacji publicznej przysługuje każdemu. Dlatego też złożenie wniosku o udostępnienie informacji publicznej nie jest obwarowane żadnymi szczególnymi wymogami, zarówno co do formy, jak i drogi, jaką wniosek jest składany. Zatem nawet wniosek złożony za pośrednictwem poczty elektronicznej, nie zawierający podpisu elektronicznego wnioskodawcy, winien podlegać rozpatrzeniu (zob. wyrok NSA z 11 maja 2018 r., sygn. I OSK 1586/16, publ. CBOSA).

Zgodnie z art. 13 ust. 1 u.d.i.p., udostępnianie informacji publicznej na wniosek następuje bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku. Postępowanie w przedmiocie udostępnienia informacji publicznej jest więc postępowaniem wszczynanym wyłącznie na wniosek zainteresowanego. Zatem obowiązek udostępnienia informacji publicznej powstaje po stronie organu administracji dopiero w chwili, kiedy wniosek zostanie prawidłowo złożony, tj. wniesiony do organu w taki sposób, aby organ mógł się z nim zapoznać. Innymi słowy to złożenie wniosku jest warunkiem realizacji prawa dostępu do informacji publicznej, a tym samym tylko skuteczne złożenie wniosku o udostępnienie informacji publicznej może stanowić podstawę merytorycznego badania przez sąd administracyjny skargi na bezczynność organu w zakresie rozpoznania danego wniosku (zob. postanowienie WSA w Łodzi z 21 grudnia 2022 r., sygn. II SAB/Łd 87/22, publ. CBOSA).

W zakresie ustalenia na kim spoczywa ciężar dowodu i kto ewentualnie ponosi ryzyko związane z możliwością braku dostarczenia wiadomości nadanej zwykłą pocztą elektroniczną wypowiadał się wielokrotnie i jednolicie Naczelny Sąd Administracyjny (por. wyroki z: 16 marca 2009 r., I OSK 1277/08; 16 września 2016 r., I OSK 1924/16; 5 grudnia 2017 r., I OSK 748/17; 10 września 2015 r., I OSK 1968/15; 3 listopada 2015 r., I OSK 1940/15; 5 listopada 2015 r., I OZ 1414/15; 16 lutego 2016 r., I OSK 2186/14; 18 listopada 2015 r., I OSK 2897/15, czy też

5 grudnia 2017 r., I OSK 748/17). Co do zasady przy nadaniu wniosku poprzez pocztę elektroniczną (e-mail), na oficjalnie podany do powszechnej wiadomości elektroniczny adres organu, należy przyjąć istnienie domniemania faktycznego, że tak nadany wniosek dotarł do organu, co z kolei jest równoznaczne z zainicjowaniem opisanej wyżej ustawowej procedury w zakresie udostępniania przez organ informacji publicznej, w tym również w zakresie obowiązujących organ terminów do załatwienia wniosku.

Sąd w składzie rozpoznającym niniejszą sprawę w pełni podziela pogląd zaprezentowany w wyroku NSA z dnia 5 grudnia 2017 r., I OSK 748/17, w którym to Sąd zauważył, że artykuł 10 u.d.i.p., ani żaden inny przepis tej ustawy, nie określa

w jakiej formie powinien zostać złożony wniosek i dopuszczalne jest wykorzystanie każdego środka komunikacji do przedstawienia swojego żądania, przy czym postępowanie w sprawie o udostępnienie informacji publicznej jest całkowicie odformalizowane, bowiem jego charakter ma sprzyjać możliwości szybkiego uzyskania oczekiwanej informacji publicznej. Komunikacja elektroniczna ma szereg zalet: jest szybka, ogólnie dostępna i pozwala na niezwłoczne udzielenie odpowiedzi na wniosek. Jej wadą jest natomiast możliwość wystąpienia problemów natury technicznej, które spowodują, że wniosek faktycznie wysłany nie dotrze do adresata.

Należy w tej sytuacji rozważyć jaką pozycję mają obie strony postępowania

i ewentualny konflikt rozwiązać tak, aby szanse i możliwości tych stron były równorzędne. Jak dalej stwierdził NSA - osoba, kierująca wniosek drogą elektroniczną, nieposługująca się podpisem elektronicznym, może przedstawić jedynie komputerowy wydruk świadczący o tym, że wniosek skierowany został do określonego adresata. W innej sytuacji jest organ, czy też podmiot niebędący organem, a zobowiązany do udzielania informacji publicznej. Z reguły dysponuje on profesjonalną kadrą informatyczną, której zadaniem jest takie zorganizowanie systemu komunikacji internetowej, aby informacje, wysyłane pod adres elektroniczny, były w sposób właściwy odbierane. Twierdzenie adresata wniosku, że wniosku takiego nie otrzymał, co wyklucza odpowiedzialność z tytułu bezczynności, stawiałoby wnioskodawcę, który dysponuje dowodem wysłania wniosku, w znacznie gorszej sytuacji procesowej. Podmiot zobowiązany mógłby przy pomocy takiego twierdzenia skutecznie unikać rozpoznania wniosku, natomiast weryfikacja jego twierdzeń bez konieczności zaawansowanych, profesjonalnych działań nie byłaby możliwa.

Jednocześnie obowiązkiem organu jest taka konfiguracja poczty elektronicznej, w tym filtrów antyspamowych oraz takie zorganizowanie obsługi technicznej poczty elektronicznej, aby zapewnić niezwłoczny odbiór przesyłanych podań, wobec prawnej dopuszczalności ich wnoszenia także drogą elektroniczną. Skutki trudności, błędów, czy nieprawidłowości w zakresie kształtowania

i obsługiwania przez organy administracji publicznej oficjalnych systemów służących do komunikacji z tymi organami (np. poczty elektronicznej, systemu ePUAP) nie mogą być przerzucane na korzystających z tych systemów. Tym samym twierdzenia podmiotu zobowiązanego, że nie otrzymał (nie odebrał) tej wiadomości, mogą tylko świadczyć o wadliwej organizacji pracy organu (obsługującego go urzędu) lub nieprawidłowym skonfigurowaniu jego poczty elektronicznej - co obciąża ten organ (por. postanowienia NSA z dnia 10 września 2015 r., I OSK 1968/15 oraz z dnia

5 listopada 2015 r., I OZ 1414/15).

W świetle powyższego, należy uznać, iż wniosek skarżącego, wbrew twierdzeniem organu, został skutecznie wniesiony na oficjalny adres poczty elektronicznej organu administracji tj [...] w dniu 9 maja 2026 r. godz. 18:54:15. Powyższe potwierdza dołączony do pisma procesowego skarżącego z dnia 14 lipca 2026r. dowód w postaci wydruku pt. "Źródło wiadomości" obejmujący pełne dane techniczne ww. wiadomości elektronicznej tj. m.in. datę wysłania, oficjalny adres odbiorcy, jak i identyfikator wiadomości (por. karta 38 akt sądowych). Jednocześnie Sąd zauważa także, iż wskazana wyżej data i godzina wysłania korespondencji zamieszczona w treści ww. wydruku jest tożsama z datą i godziną widniejącą w prawnym górnym rogu (tj. 9 maj, 18:54) na wydruku wniosku

o udostępnienie informacji publicznej. Analiza ww. wydruku pozwala na jednoznaczne wykazanie, że przedmiotowa wiadomość została wysłana na adres poczty elektronicznej organu w dniu 9 maja 2026 r. Skarżący skorzystał

z prawidłowego adresu zwykłej poczty elektronicznej organu, zaś organ nie zaprzeczył, że używa takiego adresu poczty elektronicznej. Stąd też brak jest podstaw do uznania, jak twierdzi organ, że wniosek nigdy nie wpłynął do Urzędu Gminy J. i nie został skutecznie doręczony. Z tych względów argumentacja organu nie mogła odnieść zamierzonego skutku, a skarga na bezczynność okazała się zasadna, skoro Wójt w ustawowym terminie nie udostępnił żądanej informacji publicznej.

Jednocześnie należy zauważyć, iż po stronie organu należy zarządzanie własną skrzynką poczty elektronicznej i zapewnienie takiego jej zaplecza technicznego, które uniemożliwi przeoczenie, czy też pominięcie jakiejkolwiek wiadomości. Jak przyznał bowiem organ, w udzielonej odpowiedzi na skargę,

w dniach 9-10 maja 2026 r. występowały problemy techniczne związane z obsługą poczty elektronicznej, w tym po przeniesieniu poczty z dotychczasowego rozwiązania na domena.pl., zaś Gmina podejmowała czynności wyjaśniające w tym zakresie

z obsługą techniczną. Z treści korespondencji z obsługą techniczną – dostawcą usługi pocztowej dotyczącej problemów z pocztą w dniach 9 – 10 maja 2026 r. dołączonej do odpowiedzi na skargę (karty 6 – 8 akt sądowych) wynika, że wystąpił brak wolnej przestrzeni dyskowej na loginie [...], a problem

z zapisywaniem wiadomości ustąpił po usunięciu po stronie organu wiadomości ze skrzynki pocztowej. Wśród korespondencji wykazanej jako niezapisana z powodu wolnej przestrzeni dyskowej znajduje się wiadomość nadana z adresu, jakim posługuje się Stowarzyszenie w dniu 9 maja 2026 r. o godzinie [...]. Sąd zgadza się z argumentacją skarżącego, że okoliczności wadliwego działania oficjalnej skrzynki pocztowej organu nie mogą powodować negatywnych konsekwencji dla wnioskodawcy i prowadzić do ograniczenia konstytucyjnego prawa do dostępu do informacji publicznej.

Okoliczności faktyczne sprawy potwierdzają zatem, że organ pozostaje

w bezczynności w rozpoznaniu przedmiotowego wniosku z 9 maja 2026r. Bezczynność organu w sytuacji określonej przepisami u.d.i.p. polega bowiem na tym, że organ zobowiązany do podjęcia czynności materialno-technicznej w przedmiocie informacji publicznej takiej czynności nie podejmuje i jednocześnie nie wydaje decyzji o odmowie jej udostępnienia, albo też udziela informacji niepełnej, niezgodnej

z wnioskiem, niejasnej czy też niewiarygodnej oraz gdy odmawia jej udzielenia

w nieprzewidzianej do tej czynności formie, a ponadto gdy nie informuje strony o tym, że nie posiada wnioskowanej informacji.

Wobec powyższych wskazań Sąd na podstawie art. 149 § 1 pkt 3 p.p.s.a. przyjął, że organ dopuścił się bezczynności w rozpatrzeniu wniosku skarżącej

z 9 maja 2026 r., o czym orzeczono w punkcie 2 wyroku.

Zatem, zarówno w dacie składania skargi, jak i orzekania przez Sąd Wójt nie udostępnił stronie wnioskowanej informacji publicznej, zgodnie z żądaniem zawartym we wniosku z 9 maja 2026 r. W związku z powyższym na podstawie art. 149 § 1 pkt 1 p.p.s.a. Sąd zobowiązał organ w punkcie 1 sentencji wyroku do rozpatrzenia wniosku z 9 maja 2026 r., zakreślając termin 14 dni do wykonania tej czynności.

Następnie w punkcie 3 sentencji wyroku Sąd stwierdził, że w okolicznościach przedmiotowej sprawy bezczynność organu nie miała miejsca z rażącym naruszeniem prawa (art. 149 § 1a p.p.s.a.). O kwalifikowanym naruszeniu prawa można mówić wówczas, gdy zwłoka w załatwieniu sprawy jest znaczna i jest efektem działań (zaniechań) organów, które można zinterpretować jako unikanie podejmowania rozstrzygnięcia, bądź lekceważenie praw strony. W orzecznictwie przyjmuje się, że rażącym naruszeniem prawa będzie stan, w którym bez żadnej wątpliwości można stwierdzić, że naruszono prawo w sposób oczywisty. Dla uznania rażącego naruszenia prawa nie jest wystarczające zaś samo przekroczenie ustawowych obowiązków, w tym terminu do załatwienia sprawy, ale musi być ono znaczne bądź też przejawiać się w całkowitym braku reakcji na wniosek strony (por. wyrok NSA z 21 czerwca 2012 r., sygn. akt I OSK 675/12; postanowienie NSA z 27 marca 2013 r., sygn. akt II OSK 468/13, publ. cbosa). W rozpoznawanej sprawie Sąd nie dopatrzył się złej woli w działaniu organu.

O kosztach postępowania (100 zł wpisu) orzeczono na podstawie art. 200, art. 205 § 1 i art.209 p.p.s.a. (punkt 4 wyroku).