Ochrona danych

Prezes UODO nakazał firmie C. usunięcie służbowego adresu e-mail byłego pracownika

Spór

Były pracownik spółki C. Sp. z o.o. zakwestionował dalsze przetwarzanie jego służbowego adresu e-mail po zakończeniu zatrudnienia. Spółka uznawała, że adres jest jej potrzebny do kontaktów z kontrahentami i klientami.

Ustalenia sądu

Adres e-mail został dezaktywowany przez spółkę, ale nadal przyjmowała ona wiadomości od podmiotów trzecich. Organ ustalił, że cel przetwarzania ustał w listopadzie 2021 r., a spółka nie wykazała podstawy z art. 5 ust. 1 RODO. Twierdzenia spółki o wartości relacji handlowych są jej stanowiskiem.

Rozstrzygnięcie

Prezes UODO nakazał spółce C. Sp. z o.o. usunięcie danych osobowych byłego pracownika w zakresie służbowego adresu e-mail zawierającego pierwszą literę jego imienia i nazwisko. Decyzja nie zawiera informacji o jej prawomocności.

Dlaczego

Organ uznał, że spółka przetwarza dane bez podstawy prawnej i przez czas dłuższy, niż jest to niezbędne, co narusza zasady zgodności z prawem, minimalizacji i ograniczenia przechowywania. Interes handlowy spółki nie przesądził o dalszym przetwarzaniu.

Dla firm

Po zakończeniu zatrudnienia firma nie może dalej przechowywać i wykorzystywać służbowej skrzynki byłego pracownika, jeśli cel, dla którego ją prowadziła, już ustał.

Więcej o sprawie

Spółka po odejściu pracownika traktowała jego skrzynkę jako bazę korespondencji z kontrahentami, a na adres nadal wpływały wiadomości od podmiotów trzecich. Organ uznał, że cel przetwarzania ustał w listopadzie 2021 r.

Rozstrzygnięcie

Nakaz

Sąd

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Sygnatura

DS.523.2244.2022

Treść orzeczenia

Krajowa Izba Odwoławcza publikuje orzeczenia bez anonimizacji, więc nie przepisujemy ich treści. Pełny tekst jest w pliku PDF w wyszukiwarce Urzędu Zamówień Publicznych: DS.523.2244.2022 (PDF).

Hasła tematyczne: ochrona danych osobowych

641 dni od wyroku do publikacji

1. Wyrok 10 marca 2023 r.
2. Portal: 10 grudnia 2024 r.

Pełny tekst i metryka orzeczenia: Prezes UODO (orzeczenia.uodo.gov.pl). Tytuł i streszczenie przygotował model językowy na podstawie treści orzeczenia. Orzeczenie może być nieprawomocne.