Ochrona danych

Burmistrz W. musi poprawić klauzulę i przechowywanie danych, resztę sprawy UODO umorzył

Spór

Prezes UODO kontrolował, czy Urząd Miejski w W. zgodnie z RODO przetwarza dane w rejestrze mieszkańców. Postępowanie dotyczyło klauzuli informacyjnej, czasu przechowywania dokumentów i rejestru czynności przetwarzania.

Ustalenia sądu

Klauzula nie wskazywała nazw i adresów podmiotów serwisujących system A, w tym A. Sp. z o.o., z którą urząd zawarł umowę w styczniu 2018 r. Dokumenty z lat 2001-2010 były przechowywane dłużej, niż przewiduje rozporządzenie z 2011 r.

Rozstrzygnięcie

Prezes nakazał Burmistrzowi zapewnić przechowywanie dokumentów zgodnie z rozporządzeniem do września 2019 r. oraz wskazać w klauzuli A. Sp. z o.o., a w pozostałym zakresie umorzył postępowanie.

Dlaczego

Uchybienia dotyczące klauzuli i rejestru czynności zostały usunięte w trakcie postępowania, więc postępowanie w tym zakresie stało się bezprzedmiotowe. Termin zniszczenia dokumentów uwzględniono, bo wymagało ono zgody archiwum.

Dla firm

Klauzula informacyjna powinna podawać nazwy i adresy siedzib odbiorców danych, a dokumenty z obowiązku meldunkowego można przechowywać tylko tak długo, jak wynika z przepisów o instrukcji kancelaryjnej.

Więcej o sprawie

Dokumenty meldunkowe z lat 2001-2010 miały zostać zniszczone dopiero w drugim kwartale 2019 r., bo ich brakowanie wymagało zezwolenia Archiwum Państwowego. Klauzula informacyjna nie podawała nazwy firmy serwisującej system A.

Rozstrzygnięcie

Nakaz

Sąd

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Sygnatura

ZSPU.421.8.2018

Treść orzeczenia

Krajowa Izba Odwoławcza publikuje orzeczenia bez anonimizacji, więc nie przepisujemy ich treści. Pełny tekst jest w pliku PDF w wyszukiwarce Urzędu Zamówień Publicznych: ZSPU.421.8.2018 (PDF).

Hasła tematyczne: ochrona danych osobowych

Pełny tekst i metryka orzeczenia: Prezes UODO (orzeczenia.uodo.gov.pl). Tytuł i streszczenie przygotował model językowy na podstawie treści orzeczenia. Orzeczenie może być nieprawomocne.