Skreślenie doktorantki po odmowie przedłużenia terminu. Sąd uchylił decyzję rektora

Rektor Uniwersytetu Jana Kochanowskiego w Kielcach decyzją z 26 lutego 2026 r. nr ND.4325.5.1.2026 skreślił z dniem 1 października 2025 r. A. M. z listy doktorantów IV roku kształcenia w Szkole Doktorskiej Uniwersytetu Jana Kochanowskiego w Kielcach, w dyscyplinie [...], w roku akademickim 2024/2025, z uwagi na niezadowalający postęp w przygotowywaniu rozprawy doktorskiej, a w konsekwencji braku złożenia rozprawy doktorskiej w terminie określonym w indywidualnym planie badawczym.

W uzasadnieniu organ wyjaśnił, że termin złożenia rozprawy doktorskiej, określony w Indywidualnym Planie Badawczym (IPB), upłynął 30 września 2025 r. Rozprawa nie została złożona w tym terminie. Wniosek doktorantki z dnia 30 września 2025 r. o przedłużenie terminu został rozstrzygnięty negatywnie przez Dyrektora Szkoły Doktorskiej (rozstrzygnięcie z 9 października 2025 r.), a rozstrzygnięcie to zostało utrzymane w mocy przez Rektora. Zgromadzony materiał dowodowy uznano za kompletny i wystarczający do rozstrzygnięcia sprawy (art. 77 k.p.a.).

Zgodnie z art. 203 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1571), dalej: "ustawy", doktoranta skreśla się z listy doktorantów w przypadku niezłożenia rozprawy doktorskiej w terminie określonym w IPB (przesłanka obligatoryjna). Dodatkowo, odnotowane braki w realizacji IPB potwierdzają brak zadowalających postępów w przygotowaniu rozprawy, co stanowi podstawę do skreślenia na mocy art. 203 ust. 2 pkt 1 ustawy (przesłanka fakultatywna). Mając na uwadze powyższe, skreślenie jest zasadne. Jako datę skreślenia wskazano 1 października 2025 r., tj. dzień bezpośrednio następujący po upływie terminu na złożenie rozprawy (30 września 2025 r.).

Na powyższą decyzję Rektora A. M. złożyła skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Kielcach. Zarzuciła naruszenie prawa materialnego oraz przepisów postępowania, które miało istotny wpływ na wynik sprawy, w szczególności:

1. naruszenie prawa materialnego, tj. art. 203 ust. 1 pkt 2 oraz art. 203 ust. 2 pkt 1 ustawy, poprzez ich błędną wykładnię i niewłaściwe zastosowanie polegające na przyjęciu, że w realiach niniejszej sprawy istniały podstawy do skreślenia skarżącej z listy doktorantów z powodu niezłożenia rozprawy doktorskiej w terminie określonym w indywidualnym planie badawczym oraz z powodu niezadowalającego postępu w przygotowaniu rozprawy doktorskiej, podczas gdy organ nie wykazał w sposób prawidłowy i zgodny z prawem, aby istniały podstawy do przyjęcia "niezadowalającego postępu" w przygotowaniu rozprawy doktorskiej, a ocena ta została dokonana z pominięciem całokształtu dorobku naukowego skarżącej, jej aktywności naukowej, pozytywnych ocen okresowych oraz faktycznego zaawansowania prac badawczych;

2. naruszenie prawa materialnego, tj. art. 203 ust. 1 pkt 2 ustawy w związku z

art. 204 ust. 2 i ust. 3 tej ustawy, poprzez ich błędną wykładnię i niewłaściwe zastosowanie polegające na wydaniu decyzji o skreśleniu z listy doktorantów w sytuacji, gdy kwestia terminu złożenia rozprawy doktorskiej pozostawała bezpośrednio związana z uprzednio złożonym przez skarżącą wnioskiem o przedłużenie tego terminu, a rozstrzygnięcie w tej sprawie było kwestionowane przez skarżącą i stanowiło przedmiot odrębnego sporu administracyjnego;

3. naruszenie art. 7 Kodeksu postępowania administracyjnego poprzez niepodjęcie przez organ wszelkich czynności niezbędnych do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego sprawy oraz niewyważenie interesu społecznego i słusznego interesu skarżącej, w szczególności poprzez pominięcie okoliczności dotyczących rzeczywistego przebiegu kształcenia skarżącej oraz jej dorobku naukowego;

4. naruszenie art. 8 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego poprzez naruszenie zasady pogłębiania zaufania obywateli do organów administracji publicznej, wyrażające się w wydaniu decyzji o skreśleniu z listy doktorantów, mimo wcześniejszego wszczęcia i prowadzenia postępowania dotyczącego przedłużenia terminu złożenia rozprawy doktorskiej, a także poprzez określenie daty skreślenia z mocą wsteczną;

5. naruszenie art. 77 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego poprzez niewyczerpujące zebranie i nierozpatrzenie całego materiału dowodowego, w szczególności poprzez pominięcie dowodów dotyczących dorobku naukowego skarżącej, uzyskiwanych przez nią pozytywnych ocen okresowych w toku kształcenia, faktycznego zaawansowania prac nad rozprawą doktorską oraz obiektywnych i udokumentowanych przeszkód rodzinnych i zdrowotnych, które wpłynęły na czasową niemożność zakończenia rozprawy w pierwotnie określonym terminie;

6. naruszenie art. 80 Kodeksu postępowania administracyjnego poprzez dokonanie dowolnej, a nie swobodnej oceny materiału dowodowego, polegającej na oparciu rozstrzygnięcia przede wszystkim na negatywnej opinii promotora, przy jednoczesnym pominięciu innych dowodów zgromadzonych w sprawie;

7. naruszenie art. 107 § 3 Kodeksu postępowania administracyjnego poprzez sporządzenie uzasadnienia decyzji w sposób lakoniczny i schematyczny, bez przedstawienia przekonującego toku rozumowania organu oraz bez wyjaśnienia, dlaczego pominięto istotne okoliczności przemawiające na korzyść skarżącej;

8. naruszenie art. 104 Kodeksu postępowania administracyjnego w związku z zasadą pewności prawa poprzez ukształtowanie sytuacji prawnej skarżącej w sposób retroaktywny, tj. poprzez wskazanie w decyzji daty skreślenia z dniem 1 października 2025 r., mimo że decyzja została wydana dopiero w dniu 26 lutego 2026 r., co prowadzi do niedopuszczalnej w demokratycznym państwie prawnym zmiany statusu prawnego strony z mocą wsteczną;

9. naruszenie art. 30, art. 47 oraz art. 70 ust. 4 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej w związku z art. 31 ust. 3 Konstytucji RP poprzez wydanie decyzji w sposób nieproporcjonalny i nadmiernie ingerujący w konstytucyjnie chronione prawo do nauki, prawo do prywatności i życia rodzinnego oraz godność Skarżącej, z pominięciem szczególnie poważnej sytuacji zdrowotnej jej ojca oraz wynikającej z tego konieczności sprawowania osobistej opieki nad członkiem najbliższej rodziny.

Skarżąca wniosła o uchylenie w całości zaskarżonej decyzji Rektora, zasądzenie od organu na rzecz skarżącej kosztów postępowania sądowego według norm przepisanych, oraz o zobowiązanie organu - na podstawie art. 54 § 2 ustawy - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - do przekazania do akt sprawy kompletnych akt administracyjnych dotyczących postępowania zakończonego wydaniem zaskarżonej decyzji, w tym w szczególności dokumentacji dotyczącej przebiegu kształcenia Skarżącej w Szkole Doktorskiej Uniwersytetu Jana Kochanowskiego w Kielcach, obejmującej kartotekę doktorancką, oceny okresowe, indywidualny plan badawczy oraz dokumenty potwierdzające postępy w przygotowaniu rozprawy doktorskiej.

W uzasadnieniu, rozwijając powyższe zarzuty podniosła, że organ całkowicie marginalizuje okoliczności o charakterze osobistym i zdrowotnym, które zostały przez skarżącą przedstawione w toku postępowania administracyjnego i które stanowiły podstawę wniosku o przedłużenie terminu złożenia rozprawy doktorskiej. Okoliczności te dotyczyły w szczególności bardzo poważnego stanu zdrowia ojca skarżącej, wymagającego pilnej interwencji medycznej oraz sprawowania osobistej opieki. W takich sytuacjach ustawodawca przewidział możliwość przedłużenia terminu realizacji obowiązków doktoranta, uznając, że zdarzenia losowe i rodzinne mogą w sposób obiektywny wpływać na przebieg kształcenia. Z dokumentacji medycznej wynika, że ojciec skarżącej pozostaje osobą poważnie chorą, po przeprowadzonych zabiegach operacyjnych, z rozpoznanymi poważnymi schorzeniami, w tym zagrażającymi życiu chorobami układu krążenia. Stan zdrowia tej osoby wymagał w ostatnim okresie intensywnej opieki oraz zaangażowania ze strony najbliższych członków rodziny. Okoliczności te miały bezpośredni wpływ na sytuację życiową skarżącej oraz na możliwość koncentracji na pracy naukowej w określonym przedziale czasowym.

Zaskarżona decyzja została wydana w sytuacji, w której podstawą jej wydania było wcześniejsze rozstrzygnięcie organu dotyczące odmowy przedłużenia terminu złożenia rozprawy doktorskiej. Rozstrzygnięcie to zostało jednak zaskarżone przez skarżącą do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Kielcach i jest obecnie przedmiotem kontroli sądowoadministracyjnej w sprawie prowadzonej pod sygnaturą II SA/Ke 126/26. Oznacza to, że podstawa faktyczna oraz prawna przyjęta przez organ dla wydania zaskarżonej decyzji nie ma charakteru ostatecznego i pozostaje przedmiotem oceny sądu administracyjnego. Wydając decyzję o skreśleniu z listy doktorantów, organ przyjął zatem za pewne okoliczności, które w rzeczywistości pozostają sporne i są przedmiotem postępowania sądowego.

W odpowiedzi na skargę organ wniósł o jej oddalenie. Wyjaśnił, że istotą sprawy nie jest ogólna ocena dotychczasowego dorobku naukowego skarżącej, lecz obiektywna i udokumentowana okoliczność, że skarżąca nie złożyła rozprawy doktorskiej w terminie określonym w indywidualnym planie badawczym, tj. do dnia 30 września 2025 r. Termin ten nie został skutecznie przedłużony. W konsekwencji ziściła się obligatoryjna przesłanka skreślenia z listy doktorantów przewidziana w art. 203 ust. 1 pkt 2 ustawy oraz w § 9 ust. 1 pkt 2 Regulaminu Szkoły Doktorskiej UJK (dalej: "regulamin"). Skarżąca koncentruje zarzuty na tym, że powinna była uzyskać przedłużenie terminu złożenia rozprawy i że dorobek z wcześniejszych lat powinien przeważyć nad brakiem finalizacji rozprawy. Taka argumentacja nie może jednak uchylać skutku normy bezwzględnie obowiązującej. Dodatkowo, niezależnie od przesłanki obligatoryjnej, akta sprawy dokumentują niezadowalający postęp w przygotowaniu rozprawy doktorskiej w ostatnim okresie kształcenia. Wynika to w szczególności z opinii promotora, z braku złożenia pracy pomimo wielokrotnie sygnalizowanych terminów, z braku uczestnictwa w zajęciach prowadzonych w roku akademickim 2024/2025 oraz z wydruku indeksu. Ta część uzasadnienia ma jednak charakter pomocniczy: nawet bez przesłanki fakultatywnej z art. 203 ust. 2 pkt 1 ustawy, decyzja znajdowałaby samodzielną podstawę w art. 203 ust. 1 pkt 2 ustawy.

W dniu 30 września 2025 r., a więc w ostatnim dniu terminu wynikającego z IPB, skarżąca wystąpiła o przedłużenie terminu złożenia rozprawy doktorskiej do dnia 31 grudnia 2025 r. Wniosek motywowała koniecznością sprawowania opieki nad chorym ojcem. Do wniosku nie dołączono opinii promotora wymaganej przez

§ 8 ust. 2 Regulaminu Szkoły Doktorskiej UJK, wobec czego zwrócono się o stanowisko promotora. Promotor - prof. dr hab. A. K. - przedstawiła negatywne stanowisko, doprecyzowane następnie w pismach z 16 października 2025 r. oraz 26 listopada 2025 r. W opiniach promotora wskazano między innymi, że skarżąca nie informowała promotora w toku bieżącej współpracy o opiece nad ojcem jako przyczynie opóźnień w przygotowaniu rozprawy, lecz powoływała się na inne przyczyny, w tym wyjazdy zagraniczne, przygotowanie do egzaminu zawodowego, odpoczynek po tym egzaminie albo złe samopoczucie. Promotor podniosła także niedotrzymywanie kolejnych uzgadnianych terminów przedstawienia pracy oraz brak uczestnictwa skarżącej w zajęciach dydaktycznych prowadzonych przez promotora w roku akademickim 2024/2025.

Decyzją z 9 października 2025 r. nr ND.4324.4.50.2025, Dyrektor Szkoły Doktorskiej odmówił przedłużenia terminu złożenia rozprawy doktorskiej. Po zakwestionowaniu tego rozstrzygnięcia przez skarżącą sprawę rozpoznał Rektor, który utrzymał w mocy decyzję odmowną. Decyzja w przedmiocie odmowy przedłużenia terminu pozostawała w obrocie prawnym w dacie wszczęcia i rozstrzygnięcia niniejszej sprawy dotyczącej skreślenia z listy doktorantów.

Paragraf 9 ust. 1 pkt 2 regulaminu powtarza ustawową zasadę obligatoryjnego skreślenia doktoranta w przypadku niezłożenia rozprawy doktorskiej w terminie określonym w IPB, z zastrzeżeniem § 8 ust. 1. Skoro termin z IPB upłynął w dniu 30 września 2025 r., rozprawa nie została złożona, a termin nie został skutecznie przedłużony, organ był zobowiązany wydać decyzję o skreśleniu. Skarżąca nie może przez samo zakwestionowanie odmowy przedłużenia terminu doprowadzić do zawieszenia działania art. 203 ust. 1 pkt 2 ustawy.

Artykuł 204 ust. 2 ustawy pozwala na przedłużenie terminu złożenia rozprawy, ale nie przyznaje doktorantowi roszczenia o przedłużenie terminu w każdym przypadku powołania się na okoliczności życiowe. Przepis odsyła do zasad określonych w regulaminie szkoły doktorskiej. Zasady te obejmują obowiązek uzyskania opinii promotora i udokumentowania przesłanki przedłużenia, a decyzja pozostaje decyzją uznaniową.

Wbrew skardze organ nie pominął sytuacji rodzinnej skarżącej. Okoliczność opieki nad chorym ojcem była przedmiotem rozpoznania w postępowaniu dotyczącym przedłużenia terminu. W niniejszej sprawie miała ona znaczenie o tyle, o ile mogła wpływać na termin złożenia rozprawy. Skoro jednak termin nie został przedłużony, a decyzja odmowna pozostawała w obrocie prawnym, organ nie mógł ponownie, w postępowaniu skreśleniowym, rozpoznawać wniosku o przedłużenie terminu wbrew ustawowemu i regulaminowemu podziałowi postępowań.

Zarzut naruszenia art. 107 § 3 k.p.a. nie zasługuje na uwzględnienie. Uzasadnienie decyzji wskazuje podstawę prawną, zasadnicze ustalenia faktyczne, dowody oraz motywy rozstrzygnięcia. W sprawie opartej na przesłance obligatoryjnej uzasadnienie nie musiało obejmować rozbudowanej oceny całej kariery akademickiej skarżącej. Wystarczające było wykazanie, że termin z IPB upłynął, rozprawa nie została złożona, a termin nie został skutecznie przedłużony. Dokładnie te okoliczności zostały wskazane w decyzji. Organ dostrzega, że uzasadnienie decyzji ma charakter zwięzły, jednak zwięzłość nie oznacza wadliwości w rozumieniu art. 107 § 3 k.p.a.

Skarżąca wnosi o dołączenie akt sprawy prowadzonej przed WSA w Kielcach pod sygnaturą II SA/Ke 126/26, dotyczącej odmowy przedłużenia terminu złożenia rozprawy doktorskiej, i twierdzi, że wynik tamtej sprawy ma zasadnicze znaczenie dla niniejszego postępowania. Organ nie kwestionuje, że sprawy są faktycznie powiązane, ponieważ odmowa przedłużenia terminu była jednym z elementów stanu faktycznego niniejszej sprawy. Nie oznacza to jednak prejudycjalności rozumianej jako obowiązek wstrzymania stosowania art. 203 ust. 1 pkt 2 ustawy do czasu prawomocnego rozpoznania skargi w tamtej sprawie. W dacie wydania zaskarżonej decyzji rozstrzygnięcie odmawiające przedłużenia terminu pozostawało w obrocie prawnym. Skarga do sądu administracyjnego nie wstrzymywała jego wykonania z mocy prawa. Organ był zobowiązany ocenić stan prawny i faktyczny istniejący w dacie orzekania. Ewentualne późniejsze uchylenie decyzji w sprawie odmowy przedłużenia terminu mogłoby być oceniane w odpowiednich trybach przewidzianych prawem, ale nie powoduje, że organ w dniu 26 lutego 2026 r. miał obowiązek ignorować obowiązujące rozstrzygnięcie w sprawie przedłużenia terminu.

Sprawa została rozpoznana na posiedzeniu niejawnym, w trybie uproszczonym, na podstawie art. 119 pkt 2 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jedn.: Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm., dalej "p.p.s.a."). Zgodnie z tym przepisem sprawa może być rozpoznana w trybie uproszczonym, jeżeli strona zgłosi wniosek o skierowanie sprawy do rozpoznania w trybie uproszczonym, a żadna z pozostałych stron w terminie czternastu dni od zawiadomienia o złożeniu wniosku nie zażąda przeprowadzenia rozprawy.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Kielcach zważył, co następuje:

Skarga zasługuje na uwzględnienie.

Zgodnie z art. 3 § 1 oraz art. 145 § 1 p.p.s.a., wojewódzkie sądy administracyjne sprawują kontrolę działalności administracji publicznej pod względem zgodności z prawem, co oznacza, że w zakresie dokonywanej kontroli Sąd zobowiązany jest zbadać, czy organy administracji w toku postępowania nie naruszyły przepisów prawa materialnego i przepisów postępowania w sposób, który miał lub mógł mieć istotny wpływ na wynik sprawy.

Sądowa kontrola legalności decyzji administracyjnych sprawowana jest w granicach sprawy, a rozstrzygając o zasadności skargi sąd nie jest związany jej zarzutami ani wnioskami oraz powołaną podstawą prawną (art. 134 § 1 p.p.s.a.)

Dokonując tak rozumianej oceny zaskarżonej decyzji Rektora z 26 lutego 2026 r. o skreśleniu skarżącej z listy doktorantów Sąd stwierdził naruszenie przepisów postępowania, które mogło mieć istotny wpływ na wynik sprawy.

Zgodnie z art. 203 ust. 1 pkt 2 ustawy doktoranta skreśla się z listy doktorantów w przypadku niezłożenia rozprawy doktorskiej w terminie określonym w indywidualnym planie badawczym. Jednocześnie jak wynika z art. 204 ust. 2 ustawy indywidualny plan badawczy określa termin złożenia rozprawy doktorskiej. Termin ten może być przedłużony, nie dłużej jednak niż o 2 lata, na zasadach określonych w regulaminie szkoły doktorskiej.

W art. 205 ust. 1 pkt 4 ustawy wskazano, że regulamin szkoły doktorskiej określa organizację kształcenia w zakresie nieuregulowanym w ustawie, w szczególności warunki przedłużania terminu złożenia rozprawy doktorskiej.

W § 8 regulaminu Szkoły Doktorskiej Uniwersytetu Jana Kochanowskiego w Kielcach, stanowiącego załącznik do Uchwały nr 6/2025 Senatu Uniwersytetu Jana Kochanowskiego w Kielcach z dnia 27 lutego 2025 roku w sprawie uchwalenia Regulaminu Szkoły Doktorskiej Uniwersytetu Jana Kochanowskiego w Kielcach, zapisano, że: 1. Dyrektor na wniosek doktoranta może przedłużyć termin złożenia rozprawy doktorskiej określony w indywidualnym planie badawczym. 2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1 wymaga opinii promotora lub promotorów albo promotora i promotora pomocniczego. 3. Łączny termin, o którym mowa w ust. 1 nie może być dłuższy niż dwa lata. 4. Przedłużenie terminu złożenia rozprawy doktorskiej określonego w indywidualnym planie badawczym może nastąpić w przypadku: 1) przebywania doktoranta na zwolnieniu lekarskim z powodu choroby; 2) konieczności sprawowania osobistej opieki nad chorym członkiem rodziny; 3) posiadania orzeczenia o stopniu niepełnosprawności; 4) braku możliwości przeprowadzenia badań naukowych lub prowadzenia działalności artystycznej lub projektowej w terminie określonym w indywidualnym planie badawczym z przyczyn niezależnych od doktoranta; udzielenie przedłużenia w związku z brakiem możliwości przeprowadzenia badań naukowych lub prowadzenia działalności artystycznej lub projektowej, jednorazowo może obejmować maksymalnie okres sześciu miesięcy.

Należy stwierdzić, że okoliczność, jaki termin złożenia rozprawy doktorskiej obowiązuje danego doktoranta, w tym czy został on przedłużony na podstawie postanowień regulaminu szkoły doktorskiej, stanowi element stanu faktycznego sprawy kluczowy dla możliwości wydania decyzji o skreśleniu doktoranta z listy doktorantów w oparciu o przesłankę niezłożenia rozprawy doktorskiej w terminie.

Jak wynika z akt sprawy, przed wydaniem zaskarżonej w niniejszej sprawie decyzji Rektora z 26 lutego 2026 r. o skreśleniu z listy doktorantów, wobec skarżącej wydane zostały: rozstrzygnięcie Dyrektora Szkoły Doktorskiej z 9 października

2025 r. nr ND.4324.4.50.2025 o braku wyrażenia zgody na przedłużenie A. M. terminu złożenia rozprawy doktorskiej do dnia 31 grudnia 2025 r., decyzja Rektora z 28 października 2025 r. (bez numeru) utrzymująca w mocy "decyzję nr ND.4324.4.50.2025 z dnia 9 października 2025 r. w przedmiocie odmowy przedłużenia złożenia rozprawy doktorskiej", decyzja Rektora z 5 grudnia 2025 r. nr ND.43.1.2025 utrzymująca w mocy "decyzję nr ND.4324.4.50.2025 z dnia 9 października 2025 r. w przedmiocie odmowy przedłużenia złożenia rozprawy doktorskiej" oraz decyzja Rektora z 8 grudnia 2025 r. nr ND.43.1.2025 utrzymująca w mocy "decyzję nr ND.4324.4.50.2025 z dnia 9 października 2025 r. w przedmiocie odmowy przedłużenia złożenia rozprawy doktorskiej".

Na ostatnią z wymienionych decyzji z 8 grudnia 2025 r. skarżąca wniosła skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Kielcach, która prawomocnym postanowieniem z 27 marca 2026 r. sygn. akt II SA/Ke 126/26 (to i kolejno przywołane w dalszej części uzasadnienia orzeczenia dostępne są na stronie https://orzeczenia.nsa.gov.pl) została odrzucona.

Wymaga w tym miejscu wyjaśnienia, że decyzje w przedmiocie przedłużenia terminu złożenia rozprawy doktorskiej nie są decyzjami administracyjnymi w rozumieniu k.p.a. W istocie są to decyzje o charakterze wewnętrznym, wydawane w ramach autonomii uczelni. Skoro bowiem kwestie przedłużenia terminu do złożenia rozprawy doktorskiej określa regulamin szkoły doktorskiej, to uznać należy, że ustawodawca nie zdecydował się poddać wszystkich aktów podejmowanych w indywidualnych sprawach kontroli sądów administracyjnych. W związku z powyższym uznać należało, że kwestia przedłużenia ww. terminu dotyczy stosunku wewnętrznego pomiędzy uniwersytetem a tym studentem, i tym samym nie mieści w żadnej z wymienionych w art. 3 § 2 p.p.s.a. kategorii spraw podlegających jurysdykcji sądów administracyjnych. Kwestie te podlegają weryfikacji tylko i wyłącznie w trybie i na zasadach określonych w statucie uczelni oraz regulaminie studiów, a zatem nie można ich uznać za akty o charakterze zewnętrznym (por. postanowienia: Naczelnego Sądu Administracyjnego z 24 listopada 2020 r. I OSK 2125/20, Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z 12 lipca 2022 r.

IV SA/Po 371/22, Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z 31 marca 2023 r. III SA/Gd 853/22). Jak wyżej wskazano, skarżąca złożyła wprawdzie skargę na decyzję Rektora z 8 grudnia 2025 r., jednak skarga ta, z powodu uchybienia terminu do jej złożenia, została prawomocnie odrzucona.

W związku z powyższym wydane w tym przedmiocie rozstrzygnięcie dyrektora Szkoły Doktorskiej oraz decyzje Rektora z 28 października 2025 r., z 5 grudnia 2025 r. oraz z 8 grudnia 2025 r. nie były decyzjami administracyjnymi. Miały charakter rozstrzygnięć o charakterze związanym z tokiem studiów skarżącej i nie przesądzały ostatecznie o jej sytuacji prawnej. Brak zewnętrznego charakteru tych decyzji, jak też okoliczność podjęcia ich w oparciu o przepisy regulaminu studiów doktoranckich nie powoduje jednak, że uchylają się one spod jakiejkolwiek kontroli. Kwestie związane z ewentualnym uzyskaniem zgody właściwego organu (odpowiednio: brakiem takiej zgody) na przedłużenie terminu do złożenia rozprawy doktorskiej mogą podlegać weryfikacji instancyjnej oraz sądowej w ramach kontroli decyzji o skreśleniu z listy doktorantów - jako podlegający wyjaśnieniu element podstawy faktycznej wydania takiej decyzji (por. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z 11 maja 2023 r. IV SA/Po 150/23).

Nie budzi wątpliwości Sądu, że rozstrzygnięcie Dyrektora oraz decyzje Rektora z 28 października 2025 r., z 5 grudnia 2025 r. i z 8 grudnia 2025 r. miały bezpośredni i decydujący wpływ na decyzję podjętą następnie w przedmiocie skreślenia skarżącej z listy doktorantów. Co więcej, argumenty decyzji o nieprzedłużeniu terminu na złożenie rozprawy doktorskiej powinny być rozważone łącznie z zarzutami skierowanymi względem wydanej następczo decyzji administracyjnej o skreśleniu skarżącej z listy doktorantów (por. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z 4 grudnia 2025 r. III SA/Gd 130/25, postanowienie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 14 stycznia 2020 r. II SA/Wa 976/19, postanowienie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z 31 marca 2023 r. III SA/Gd 853/22).

Z powyższych względów, kwestia zasadności odmowy przedłużenia skarżącej terminu złożenia rozprawy doktorskiej w rozumieniu zgodności z obowiązującym na uczelni regulaminem studiów doktoranckich, powinna być przedmiotem oceny dokonanej w decyzji Rektora o skreśleniu skarżącej z listy doktorantów. Jest to bowiem kwestia, która legła u podstaw podjęcia decyzji o tymże skreśleniu.

Podejmując decyzję o skreśleniu z listy doktorantów organ w zaskarżonej decyzji poza stwierdzeniem "wniosek doktorantki z dnia 30 września 2025 r. o przedłużenie terminu został rozstrzygnięty negatywnie przez Dyrektora Szkoły Doktorskiej (rozstrzygnięcie z 9 października 2025 r.), a rozstrzygnięcie to zostało utrzymane w mocy przez Rektora" nie podjął żadnych rozważań dotyczących tego, czy doktorantce zasadnie nie przedłużono terminu złożenia rozprawy doktorskiej. W żaden sposób nie wyjaśnił, z jakich względów skarżącej nie można było wydać decyzji o przedłużeniu terminu złożenia rozprawy doktorskiej, na taki okres, o jaki wnioskowała, czyli do 31 grudnia 2025 r. Tymczasem, jak wynika z akt sprawy, w kwestii tej zgromadzony został materiał dowodowy, w tym opinie promotora, wniosek o przedłużenie terminu oraz załączona do tego wniosku dokumentacja medyczna. Ocena wymienionych dokumentów powinna znaleźć odzwierciedlenie w zaskarżonej decyzji, ponieważ mogła mieć wpływ na wynik przedmiotowej sprawy. W tym zakresie zasadnie skarżąca podniosła w uzasadnieniu skargi, że "prawidłowość decyzji o skreśleniu nie może być oceniana w oderwaniu od okoliczności związanych z odmową przedłużenia tego terminu oraz przyczyn, dla których skarżąca wystąpiła z odpowiednim wnioskiem. Organ tymczasem w ogóle nie podjął próby pogłębionej analizy tej zależności, ograniczając się do formalnego stwierdzenia, że rozprawa doktorska nie została złożona w terminie wynikającym z indywidualnego planu badawczego."

Nie budzi wątpliwości w sprawie kwestia, że skreślenie z listy doktorantów następuje w drodze decyzji administracyjnej, o czym rozstrzyga rektor na podstawie art. 203 ust. 3 ustawy. Oznacza to, że organ wydający decyzję administracyjną o skreśleniu z listy doktorantów obowiązują procedury wynikające z k.p.a., w tym zasady postępowania wyrażone w art. 7, art. 77 § 1 i art. 80 k.p.a. Obowiązkiem organu administracji, wynikającym z zawartej w art. 7 zasady prawdy obiektywnej, jest dokładne wyjaśnienie stanu faktycznego sprawy. Organ administracji jest zobowiązany do podejmowania wszelkich kroków zmierzających do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego i powinien prowadzić postępowanie w sposób budzący zaufanie obywateli do władz publicznych. Obowiązek ten jest realizowany dzięki nakazowi zebrania i wyczerpującego rozpatrzenia przez organ administracji całego materiału dowodowego. Wyczerpujące rozpatrzenie całego materiału dowodowego oznacza konieczność ustosunkowania się przez organ do wszystkich dowodów zebranych w sprawie i ich rozpatrzenia w ich wzajemnej łączności. Rozpatrując materiał dowodowy, organ administracji publicznej nie może pominąć jakiegokolwiek przeprowadzonego dowodu. Oparcie rozstrzygnięcia tylko na niektórych dowodach i pominięcie innych jest niedopuszczalne. Przepis art. 80 k.p.a. nakazuje bowiem ocenę poszczególnych dowodów w kontekście całości materiału dowodowego.

Wynikające z powołanych przepisów obowiązki nie zostały prawidłowo zrealizowane przez organ, co Sąd ocenił jako naruszenie prawa procesowego, które mogło mieć istotny wpływ na wynik sprawy. Brak stosowanych rozważań w decyzji Rektora powoduje, że naruszono również art. 107 § 3 k.p.a. Z jego treści wynika, że uzasadnienie faktyczne decyzji powinno w szczególności zawierać wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, na których się oparł, oraz przyczyn, z powodu których innym dowodom odmówił wiarygodności i mocy dowodowej, zaś uzasadnienie prawne - wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji, z przytoczeniem przepisów prawa. Uzasadnienie decyzji, stanowiące jej obowiązkowy składnik, jest wyrazem prawidłowego przeprowadzenia przez organ procesu rozpoznawczego i dedukcyjnego w zakresie niezbędnym dla rozstrzygnięcia sprawy. Uzasadnienie stanowi integralną część decyzji i jego zadaniem jest wyjaśnienie rozstrzygnięcia, stanowiącego dyspozytywną jej część. Z tego względu motywy decyzji powinny być tak ujęte, aby strona mogła poznać tok rozumowania poprzedzającego wydanie rozstrzygnięcia oraz zrozumieć, i w miarę możliwości zaakceptować, zasadność przesłanek faktycznych i prawnych, jakimi kierował się organ przy załatwieniu sprawy. W rezultacie niezrealizowanie dyspozycji art. 107 § 3 k.p.a. i brak właściwego uzasadnienia narusza zasady postępowania administracyjnego i stanowi podstawę do uchylenia zaskarżonej decyzji przez sąd.

W ocenie Sądu tak stawianych wymogów nie spełnia będąca przedmiotem kontroli decyzja. Brak uzasadnienia decyzji w wyżej opisanym zakresie powoduje, że nie można poznać motywów działania organu, ani też jego argumentacji przemawiającej za podjęciem określonego rozstrzygnięcia, które polegało na skreśleniu skarżącej z listy doktorantów.

Podsumowując, organ nie ocenił zgromadzonych w sprawie dowodów i w zaskarżonej decyzji nie wyjaśnił przyczyn odmowy przedłużenia skarżącej terminu do złożenia pracy doktorskiej. Uchybienia te nie pozwalają na rzetelną ocenę motywów postępowania organu ani zasadności jego rozumowania. W istocie zatem zaskarżona decyzja nie poddaje się kontroli sądowoadministracyjnej.

W powyższym zakresie trafne są zarzuty skargi wskazujące na naruszenie art. 7, art. 77 § 1, art. 107 § 3 K.p.a. Zasadnie skarżąca zarzuca niepodjęcie przez organ wszelkich czynności niezbędnych do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego sprawy, pominięcie dowodów dokumentujących przeszkody rodzinne i zdrowotne, które wpłynęły na czasową niemożność zakończenia rozprawy w pierwotnie określonym terminie i sporządzenie uzasadnienia decyzji w sposób lakoniczny.

Przedwczesna jest natomiast ocena przez Sąd zarzutów skargi koncentrujących się na kwestii zasadności skreślenie jej z listy doktorantów, dorobku naukowego oraz rzeczywistego przebiegu kształcenia, sytuacji zdrowotnej jej ojca, a także prawidłowości wskazania w decyzji daty skreślenia z dniem 1 października 2025 r. Okoliczności te będą mogły być ocenione dopiero po prawidłowo przeprowadzonym postępowaniu dowodowym. Uchylenie decyzji w wyniku naruszenia przepisów postępowania czyni przedwczesną ocenę zarzutów prawa materialnego podniesionych w skardze.

W ponownie prowadzonym postępowaniu organ dokona wyczerpującej oceny dowodów związanych z wnioskiem skarżącej o przedłużenie terminu do przedłożenia pracy doktorskiej, i da temu wyraz w uzasadnieniu decyzji. Podda analizie opinie promotora, twierdzenia wniosku o przedłużenie terminu oraz załączoną do tego wniosku dokumentację medyczną. Następnie w obliczu tych dowodów rozważy zastosowanie przepisów prawa materialnego, odnoszących się do skreślenia doktoranta z listy doktorantów. Sporządzi uzasadnienie decyzji spełniające wymogi art. 107 § 3 k.p.a.

W zakresie wniosku o dopuszczenie i przeprowadzenie dowodu z akt sprawy II SA/Ke 126/26, w których, jak podniosła skarżąca, znajdują się dokumenty oraz materiał dowodowy, w tym dokumentacja dotycząca przebiegu postępowania administracyjnego prowadzonego przez uczelnię, dokumenty dotyczące przebiegu kształcenia skarżącej, korespondencja pomiędzy skarżącą a organami uczelni, dokumenty dotyczące sytuacji osobistej i rodzinnej skarżącej, w tym dokumentacja medyczna, należy wskazać, że Sądowi znana z urzędu jest powyższa sprawa, w której zarządzeniem z dnia 18 sierpnia 2026 r. akta administracyjne zwrócono do organu. Niemniej, akta zawierające wymienione przez skarżącą dokumenty zostały przekazane jako akta administracyjne do tut. Sądu wraz ze skargą na zaskarżoną w niniejszej sprawie decyzję, i stanowiły przedmiot analizy poprzedzającej wydanie wyroku.

W tym stanie rzeczy Wojewódzki Sąd Administracyjny w Kielcach, działając na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c p.p.s.a., orzekł w pkt. 1 sentencji wyroku o uchyleniu zaskarżonej decyzji.

O kosztach postępowania Sąd orzekł w pkt. 2 sentencji wyroku na podstawie art. 200 p.p.s.a., uwzględniając poniesiony przez skarżącą koszt wpisu od skargi.