Sąd uchylił decyzję cofającą rejestrację pojazdu z powodu niezgodnego numeru VIN

Decyzją z 20 grudnia 2021 r. Starosta B. (dalej jako: Starosta lub organ), na podstawie art. 73 ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. - Prawo o ruchu drogowym (Dz.U. z 2021 r. poz. 450 ze zm.), po rozpatrzeniu wniosku T. K. (dalej jako: wnioskodawca lub strona), zarejestrował pojazd marki (...) o nr nadwozia (VIN) (...).

Następnie postanowieniem z 26 listopada 2025 r. Starosta, powołując się na art. 145 § 1 pkt 5, art. 149 § 1 i 2 w związku z art. 147 oraz art. 150 § 1 k.p.a. oraz art. 72 i 73 ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. - Prawo o ruchu drogowym (Dz. U. z 2024 r., poz. 1251 ze zm., dalej jako: P.r.d.), wznowił z urzędu postępowania administracyjnego w przedmiocie uchylenia decyzji własnej z 20 grudnia 2021 r. o rejestracji przedmiotowego pojazdu. Organ wskazał, że postępowanie zostało wznowione w związku z negatywnym wynikiem przeprowadzonego 1 października 2025 r. badania technicznego przedmiotowego pojazdu, z którego wynika, że numer VIN w dowodzie rejestracyjnym jest niezgodny ze stanem faktycznym.

Decyzją z 16 grudnia 2025 r. Starosta uchylił własną ostateczną decyzję z 20 grudnia 2021 r. i odmówił rejestracji przedmiotowego pojazdu. W uzasadnieniu wydanej decyzji organ wskazał, że w toku postępowania ustalono, że numer VIN w dowodzie rejestracyjnym jest niezgodny ze stanem faktycznym, przy czym z otrzymanych kserokopii dokumentów z pierwszej rejestracji przedmiotowego pojazdu na terenie Polski wynika, że w hiszpańskim dowodzie rejestracyjnym i na badaniu technicznym przed pierwszą rejestracją w Polsce ujawniony jest nr VIN (...), podczas gdy fabryczny numer VIN pojazdu to (...). Podano, że dokonana na zlecenie właściciela pojazdu ekspertyza techniczno-motoryzacyjna potwierdziła, że nie było ingerencji w pole numerowe pojazdu. Podniesiono, że ze zdjęć wykonanych przez rzeczoznawcę załączonych do oceny technicznej wynika, że numer VIN pojazdu umieszczony był na przedniej szybie pojazdu, który jest łatwo dostępny dla każdego. Zatem w ocenie organu kupujący, przed dokonaniem transakcji, powinien sprawdzić i upewnić się, czy pojazd posiada identyczne oznakowanie. W tej sytuacji organ unieważnił wydany dowód rejestracyjny, znak legalizacyjny oraz wydane tablice rejestracyjne. Podniesiono, że przedmiotowy pojazd został zarejestrowany w Polsce w 2019 r. i żaden diagnosta nie wykazał rozbieżności pomiędzy dokumentami. Jednakże dokumenty załączone przy rejestracji nie odzwierciedlały rzeczywistych cech pojazdu, tj. jego fabrycznych numerów identyfikacyjnych, a zatem nie mogły stanowić podstawy do zarejestrowania samochodu wobec niespełnienia warunku prawnego wskazanego w art. 72 ust 1 P.r.d. Wskazano, że w myśl art. 72 ust. 1 oraz art. 73 ust. 1 P.r.d. oraz przepisów rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 8 listopada 2024 r. w sprawie rejestracji i oznaczenia pojazdów oraz wymagań dla tablic rejestracyjnych (Dz.U. z 2024 r. poz. 1709 ze zm.) podstawę rejestracji stanowi udokumentowanie własności zgodnie ze stanem rzeczywistym w oparciu o odpowiednie dokumenty m.in. dowód własności pojazdu, dowód rejestracyjny, kartę pojazdu, zaświadczenie z przeprowadzonego badania technicznego, które nie budzą wątpliwości co do swojej rzetelności bądź autentyczności. Podano, że we wszystkich wskazanych dokumentach podawany jest numer identyfikacyjny VIN pojazdu, stanowiący podstawowy element identyfikacyjny pojazd. Stwierdzono, że dokumenty stanowiące podstawę rejestracji muszą być prawdziwe nie tylko w znaczeniu formalnej autentyczności dokumentu, ale także zgodności ze stanem faktycznym, co nie ma miejsca w przedmiotowej sprawie, gdyż w dokumentach przedłożonych do rejestracji dane dotyczące numeru VIN były nieprawdziwe. Zgodnie zaś z art. 73 ust. 1e P.r.d. organ rejestrujący wydaje decyzję o odmowie rejestracji pojazdu w przypadku braku pozytywnej weryfikacji dokumentów, o których mowa w art. 72 ust. 1, z uwzględnieniem przy tej weryfikacji art. 72 ust. 1b-3, 4 i 5. Przedłożone dokumenty nie mogły zatem stanowić podstawy do rejestracji pojazdu, a wydaną w oparciu o te dokumenty decyzję należało uchylić jako wadliwą oraz odmówić zarejestrowania pojazdu.

Skargę na powyższą decyzję wniósł Rzecznik Praw Obywatelskich (dalej jako: RPO lub strona skarżąca). Zaskarżonej decyzji zarzucił, że została wydana z naruszeniem:

- art. 145 § 1 pkt 5 k.p.a. poprzez przyjęcie, że okoliczność ujawnienia w toku okresowego badania technicznego niezgodności numeru VIN pojazdu z numerem VIN podanym w jego dowodzie rejestracyjnym jest okolicznością istotną dla sprawy zakończonej decyzją ostateczną oraz istniejącą w dniu wydania decyzji;

- art. 72 ust. 1 w zw. z art. 73 ust. 1e pkt 1 P.r.d. poprzez odmowę rejestracji pojazdu, mimo, że na dzień wydania zaskarżonej decyzji w obrocie prawnym w dalszym ciągu pozostawała w mocy decyzja w przedmiocie wcześniejszej rejestracji spornego pojazdu i w konsekwencji wydany na jej postawie dowód rejestracyjny, a prawdziwość i zgodność treści powyższych dokumentów w zakresie numeru VIN ze stanem rzeczywistym nie została na dzień wydania zaskarżonej decyzji skutecznie podważona w przewidzianych prawem procedurach. W związku z powyższymi zarzutami strona skarżąca wniosła o uchylenie w całości zaskarżonej decyzji.

W uzasadnieniu wniesionej skargi podniesiono, że przedmiotowy pojazd został sprowadzony z Hiszpanii i zarejestrowany po raz pierwszy w Polsce w 2019 r., zaś wnioskodawca był trzecim właścicielem pojazdu w kraju. Zrzucono, że organ nie określił jednoznacznie, co było podstawą wznowienia postępowania rejestracyjnego, zaś wskazywana przez organ okoliczność ujawnienia niezgodności numeru VIN pojazdu z numerem VIN podanym w dowodzie rejestracyjnym nie mogła stanowić pozytywnej przesłanki uzasadniającej wznowienie postępowania rejestracyjnego, bowiem okoliczność ta nie istniała w dniu wydania decyzji w przedmiocie rejestracji pojazdu, tj. 20 grudnia 2021 r. Ujawnienie niezgodności w numerze VIN nastąpiło dopiero cztery lata po wydaniu tej decyzji. Zatem zdaniem strony skarżącej organ nie udowodnił, aby niezgodność w numerze VIN istniała na dzień wydania decyzji rejestrującej przedmiotowy pojazd w 2021 r. Ponadto w ocenie RPO treść dokumentów w zakresie ujawnionego w nich numeru VIN pojazdu nie została skutecznie zakwestionowana i podważona w przewidzianych prawem procedurach. Podniesiono, że decyzja z 2021 r. stanowiła zatem kolejną rejestrację pojazdu, w oparciu o dokumenty wydane przy wcześniejszej rejestracji. W przypadkach zaś, w których wydano kilka decyzji rejestrujących ten sam pojazd, podstawą do uchylenia decyzji o kolejnej rejestracji pojazdu może być jedynie uprzednie uchylenie decyzji o wcześniejszej rejestracji. W niniejszej sprawie decyzja o wcześniejszej rejestracji przedmiotowego pojazdu na dzień wydania zaskarżonej decyzji, pozostawała w obrocie prawnym. Jak wynika bowiem z akt sprawy, dopiero po wydaniu zaskarżonej decyzji Starosta wystąpił do właściwego organu o podjęcie działań celem wyeliminowania z obrotu prawnego uprzedniej decyzji rejestrującej ten pojazd. Zatem organ wydający zaskarżoną decyzję, działając poza zakresem swojej właściwości miejscowej, samodzielnie zanegował treść dokumentów, co w ocenie RPO uznać należy za niedopuszczalne. Organ administracyjny w innym postępowaniu nie może bowiem skutecznie zakwestionować treści decyzji administracyjnej samodzielnie, gdyż narusza to zasadę trwałości decyzji administracyjnych.

W odpowiedzi na skargę Starosta wniósł o jej oddalenie, podtrzymując argumentację zawartą w uzasadnieniu zaskarżonej decyzji.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Olsztynie zważył, co następuje:

Zgodnie z art. 1 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz.U. z 2024 r., poz. 1267) i art. 134 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2026 r., poz. 143, dalej jako: p.p.s.a.), sąd administracyjny dokonuje kontroli zaskarżonego aktu pod względem zgodności z prawem, nie będąc przy tym związanym zarzutami i wnioskami skargi, na podstawie stanu faktycznego i prawnego istniejącego w dacie jego wydania. Stosownie do art. 145 § 1 pkt 1 p.p.s.a. sąd ma obowiązek uwzględnienia skargi i wyeliminowania z obrotu prawnego aktu administracyjnego, jeżeli stwierdzi naruszenie prawa materialnego, które miało wpływ na wynik sprawy lub naruszenie przepisów postępowania, jeżeli mogło ono mieć istotny wpływ na wynik sprawy.

Rozpoznając wniesioną w niniejszej sprawie skargę Sąd uznał, że zasługuje ona na uwzględnienie.

W pierwszej kolejności należy wskazać, że w myśl art. 52 § 1 p.p.s.a. skargę można wnieść po wyczerpaniu środków zaskarżenia, jeżeli służyły one skarżącemu w postępowaniu przed organem właściwym w sprawie, chyba że skargę wnosi prokurator, Rzecznik Praw Obywatelskich lub Rzecznik Praw Dziecka. Zatem z obowiązku wyczerpania środków zaskarżenia, przez co należy rozumieć sytuację, w której stronie nie przysługuje żaden środek zaskarżenia, taki jak zażalenie, odwołanie lub ponaglenie, przewidziany w ustawie (art. 52 § 2 p.p.s.a.) zwolniony jest m.in. Rzecznik Praw Obywatelskich. Jak bowiem wskazano w uchwale składu siedmiu sędziów Naczelnego Sądu Administracyjnego z 10 kwietnia 2006 r. (sygn. akt I OPS 6/05, dostępna w CBOSA), obowiązek wyczerpania środków odwoławczych w postępowaniu administracyjnym przed wniesieniem skargi, odnosi się jedynie do prokuratora (odpowiednio Rzecznika Prawa Obywatelskich), jeżeli brał udział w postępowaniu administracyjnym. W przedmiotowej sprawie RPO nie uczestniczył w postępowaniu administracyjnym, zatem jego skargę na decyzję organu pierwszej instancji należało uznać za dopuszczalną w rozumieniu art. 52 § 1 p.p.s.a.

Stwierdzić także należy, że został zachowany termin do wniesienia skargi. Stosownie bowiem do art. 53 § 3 p.p.s.a. prokurator, Rzecznik Praw Obywatelskich lub Rzecznik Praw Dziecka mogą wnieść skargę w terminie sześciu miesięcy od dnia doręczenia stronie rozstrzygnięcia w sprawie indywidualnej, a w pozostałych przypadkach w terminie sześciu miesięcy od dnia wejścia w życie aktu lub podjęcia innej czynności uzasadniającej wniesienie skargi. Jak wynika z akt sprawy skarżona decyzja została doręczono stronie w dniu 23 grudnia 2025 r., zaś skarga RPO została sporządzona i wpłynęła do organu w dniu 10 czerwca 2026 r., a zatem z zachowaniem 6-miesięcznego terminu do jej wniesienia.

Przechodząc do meritum sprawy należy podnieść, że zaskarżona decyzja została wydana w trybie wznowieniowym. Przy czym organ uznał, że podstawą do uchylenia ostatecznej decyzji o rejestracji pojazdu stanowi przesłanka określona w art. 145 § 1 pkt 5 k.p.a., gdyż – jak podano – przedłożone dokumenty nie mogły stanowić podstawy do rejestracji pojazdu z uwagi na ujawniony błędny nr VIN.

Należy zatem wyjaśnić, że zgodnie z art. 145 § 1 pkt 5 k.p.a. w sprawie zakończonej decyzją ostateczną wznawia się postępowanie, jeżeli wyjdą na jaw istotne dla sprawy nowe okoliczności faktyczne lub nowe dowody istniejące w dniu wydania decyzji, nieznane organowi, który wydał decyzję. Pod pojęciem nowych okoliczności faktycznych judykatura rozumie obiektywnie istniejące elementy rzeczywistości, zdarzenia faktyczne, które miały miejsce przed wydaniem decyzji ostatecznej, a ujawnione zostały po jej wydaniu (por. wyrok NSA z 9 grudnia 2015 r., sygn. akt II FSK 2701/13, wyrok NSA z 1 listopada 2013 r., sygn. akt II FSK 2675/12, wyrok NSA z 23 maja 2003 r., sygn. akt III SA 2484/01, dostępne w CBOSA). Przy czym te nowe okoliczności lub dowody muszą być tego rodzaju, że mają bezpośredni związek z treścią rozstrzygnięcia sprawy; powinny mieć znaczenie dla sposobu ukształtowania praw i obowiązków stron w decyzji ostatecznej. Ujawnione nowe okoliczności lub dowody winny uzasadniać przypuszczenie, że gdyby były znane wcześniej organowi, to treść decyzji przedstawiałaby się inaczej (wyrok NSA z 7 lutego 2014 r., sygn. akt II OSK 2160/12, dostępny w CBOSA). Zatem nowe dowody lub okoliczności istotne dla sprawy to takie, które mogły mieć wpływ na odmienne rozstrzygnięcie sprawy (wyrok NSA z 20 marca 2019 r., sygn. akt II OSK 1112/17, wyrok NSA z 18 maja 2017 r., sygn. akt I OSK 45/17, dostępny w CBOSA). Natomiast pojęcie "wyjdą na jaw" w odniesieniu do dowodów lub okoliczności oznacza takie dowody lub okoliczności, co do których istnienia organ postępowania nie posiadał wiedzy w trakcie toczącego się postępowania w trybie zwykłym. Nowe okoliczności lub dowody, aby mogły być podstawą wznowienia postępowania, nie mogły być znane organowi, przed którym postępowanie się toczyło i zostało zakończone wydaniem decyzji ostatecznej (por. wyrok NSA z 14 maja 2015 r., sygn. akt II GSK 946/14, dostępny w CBOSA). W świetle art. 145 § 1 pkt 5 k.p.a. istotny jest obiektywny fakt nieznajomości, niewiedzy organu co do istotnych dla sprawy okoliczności lub dowodów, nie zaś przyczyny tej niewiedzy, tj. dające się np. przypisać organowi albo stronie (por. wyrok NSA z 20 lutego 2018 r., sygn. akt II GSK 1553/16).

Należy także wskazać, że procedura wznowienia postępowania jest wyjątkiem od zasady ochrony trwałości decyzji ostatecznych, a w związku z tym wzruszenie decyzji może nastąpić tylko w ściśle określonych przypadkach przewidzianych przepisami k.p.a. lub ustaw szczególnych. Wznowienie postępowania jest instytucją procesową mającą na celu stworzenie prawnej możliwości przeprowadzenia ponownego postępowania wyjaśniającego i ponownego rozstrzygnięcia sprawy administracyjnej, w której została już wydana decyzja ostateczna. Przy czym właściwy organ administracyjny najpierw bada spełnienie ustawowej przesłanki (bądź przesłanek) wznowienia, a następnie - w przypadku pozytywnego rozstrzygnięcia tej kwestii - rozpatruje sprawę w zakresie wpływu danej wady kwalifikowanej na decyzję wydaną w trybie zwykłym. Zatem w postępowaniu wznowieniowym sprawa jest rozpatrywana pod kątem wpływu kwalifikowanej wady (lub wad), jaką obarczone było postępowanie administracyjne, w ramach którego wydano weryfikowaną decyzję, a nie rozpatrywana co do jej istoty, tak jak w postępowaniu zwykłym.

W niniejszej sprawie organ wskazał, że zgodnie z art. 73 ust. 1e P.r.d. organ rejestrujący wydaje decyzję o odmowie rejestracji pojazdu w przypadku braku pozytywnej weryfikacji dokumentów, o których mowa w art. 72 ust. 1, z uwzględnieniem przy tej weryfikacji art. 72 ust. 1b-3, 4 i 5. W związku z tym organ uznał, że podane w dokumentach przedłożonych do rejestracji dane dotyczące numeru VIN, były nieprawdziwe i że jest to nowa okoliczność w rozumieniu art. 145 § 1 pkt 5 k.p.a. Należy jednak zauważyć, że właściciel pojazdu przedłożył organowi ocenę technicznej, sporządzoną przez rzeczoznawcę, z której wynika, że rozbieżność numeru VIN widniejącego w dokumentach a faktycznie znajdującego się na pojeździe nie jest wynikiem jakiejkolwiek ingerencji w celu zniszczenia lub sfałszowania tego numeru, a – jak wskazano w opinii - wynikiem pomyłki w zapisie jednej pozycji tego numeru w dokumentach. W związku z tym stwierdzić należy, że uznanie przez organ, że wyszły na jaw nowe okoliczności istotne dla sprawy jest co najmniej przedwczesne. Należy bowiem wskazać, że organ w żaden sposób nie odniósł się do przedłożonej oceny technicznej, gdyż za taką nie można uznać samego stwierdzenia, że ocena taka została przedłożona. Nie wiadomo zatem, czy organ uznał tą ocenę za wiarygodną, czy też nie. Wprawdzie - jak wskazano wyżej – w postępowaniu wznowieniowym organ nie rozpatruje ponownie sprawy, ale nie ulega wątpliwości, że sprawę należy rozpatrzyć w takim zakresie, w jakim dotyczy to podstaw wznowieniowych. W tym kontekście jednoznaczne ustalenie przyczyn wpisania błędnego numeru VIN w dokumentach pojazdu jest istotne. Nie można bowiem utożsamiać sytuacji, w której błędny numer VIN w dokumentach został wpisany na skutek zwyklej pomyłki, czy błędu z sytuacją, gdy jest to wynikiem świadomego działania w celu zniszczenia lub sfałszowania numeru. Zgodnie bowiem z treścią art. 72 ust. 1 i art. 73 ust. 1 P.r.d. podstawą zarejestrowania pojazdu jest dowód własności pojazdu lub dokument potwierdzający powierzenie pojazdu, o którym mowa w art. 73 ust. 5 tej ustawy. W niniejszej sprawie przeniesienie własności pojazdu nastąpiło na podstawie umowy kupna pojazdu z (...) 2021 r., co spełnia wymagania określone w art. 72 ust. 1 pkt 1 w zw. z § 4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie rejestracji pojazdów. Przy czym wskazać należy, że jeżeli błędnie wpisany w tej umowie nr VIN był wyłącznie wynikiem pomyłki – jak twierdzi rzeczoznawca - a nie celowego działania, to nie można uznać, że umowa ta nie przeniosła własności pojazdu na kolejnego właściciela. W takiej sytuacji nie jest uprawnione - zdaniem Sądu - stanowisko organów, że przedstawione przez skarżącego dokumenty są nieprawdziwe, czy też w sposób niewystarczający potwierdzają fakt przeniesienia na niego własności spornego pojazdu. Tym samym nie zostało wykazane, że wyszły na jaw istotne nowe okoliczności. Jeżeli bowiem pojazd jest nabyty legalnie, to nie ma podstaw do odmowy jego zarejestrowania tylko z tego powodu, że numer VIN w dokumentach, na skutek pomyłki, jest wpisany błędnie. W takich okolicznościach niezasadne byłoby twierdzenie organu, że podstawą do uchylenia jego rejestracji może stanowić art. 73 ust. 1e P.r.d., gdyż w ocenie Sądu, brak pozytywnej weryfikacji dokumentów, o którym mowa w tym przepisie, oznacza sytuację wynikającą z celowego działania, a nie ze zwykłego błędu. Przy czym należy podkreślić, że przedmiotem kontroli w niniejszej sprawie jest wyłącznie decyzja wydana w trybie wznowieniowym, a w związku z tym Sąd nie może się wypowiadać co do tego, w jakim trybie dokonać ewentualnego sprostowania pomyłki w dokumentach pojazdu, o ile jednoznacznie zostanie ustalone, że do takiej pomyłki doszło.

W związku z powyższym organ winien dokonać oceny rzetelności przedstawionej oceny technicznej, ewentualnie dokonać jej weryfikacji w oparciu o własne ustalenia, a następnie ponownie rozpoznać sprawę, mając na względzie powyższe wskazania Sądu.

Mając na uwadze powyższe Sąd, na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. a) i c) p.p.s.a. uchylił zaskarżoną decyzję.