Świadectwa pracy złożone przy rejestracji. Sąd uchylił decyzję o późniejszym zasiłku

W dniu 25 sierpnia 2025 r. J. J. (dalej jako: "Skarżąca") złożyła wniosek o dokonanie rejestracji w Powiatowym Urzędzie Pracy jako osoba bezrobotna. Do wniosku załączono:

1. świadectwo pracy z dnia 03 czerwca 2025 r. wydane przez Centrum Usług Wspólnych Jednostek Oświaty, potwierdzające zatrudnienie m.in. w Gimnazjum nr [...] (od 12 stycznia 2009 r. do 31 sierpnia 2017 r.) oraz w Szkole Podstawowej nr [...] (od 01 września 2017 r. do 31 marca 2025 r.). Wynikało z niego, że J. J. świadczyła pracę w niepełnym wymiarze czasu pracy (m.in. [...] etatu w okresie od 12 stycznia 2009 r. do 06 października 2017 r.), a następnie w pełnym wymiarze;

2. świadectwo pracy z dnia 16 kwietnia 2025 r. potwierdzające zatrudnienie w Szkole Podstawowej nr [...] w okresie od 01 lipca 2000 r. do 31 sierpnia 2018 r. w wymiarze [...] etatu oraz od 01 września 2018 r. do 31 marca 2025 r. w wymiarze [...] etatu.

Na podstawie powyższych dokumentów, decyzją z dnia 28 sierpnia 2025 r. (nr [...]) Starosta [...] orzekł o przyznaniu J. J. statusu bezrobotnego z dniem 25 sierpnia 2025 r.

Kolejną decyzją z dnia 04 września 2025 r. (nr [...]) Starosta [...] orzekł o przyznaniu jej prawa do zasiłku od dnia rejestracji w wysokości 100% zasiłku podstawowego. Do ogólnego stażu pracy uprawniającego do świadczenia w wyższej wysokości nie wliczono okresów zatrudnienia w wymiarze niższym od pełnego etatu (od 12 stycznia 2009 r. do 06 października 2017 r.).

Skarżąca w dniu 14 listopada 2025 r. przedłożyła zaświadczenia z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, potwierdzające uzyskiwanie wynagrodzenia w kwocie co najmniej równej minimalnemu wynagrodzeniu za pracę i opłacania składek na Fundusz Pracy z okres od stycznia do października 2017 r.

W konsekwencji, decyzją z dnia 24 listopada 2025 r. (nr [...]) Starosta [...] przyznał J. J. prawo do zasiłku dla bezrobotnych w wysokości 120% zasiłku podstawowego, jednakże dopiero od dnia 14 listopada 2025 r. (tj. od dnia przedłożenia zaświadczeń z ZUS). Organ I instancji uznał, że dopiero w tym dniu Skarżąca udokumentowała łączny staż pracy wynoszący ponad 20 lat.

Wojewoda, po rozpatrzeniu odwołania Skarżącej, decyzją z dnia 29 stycznia 2026 r. (nr [...]) utrzymał w mocy zaskarżoną decyzję. Organ II instancji, powołując się m.in. na art. 221 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U. z 2025 r. poz. 620), uznał, że skoro niezbędne dokumenty zostały dostarczone w dniu 14 listopada 2025 r., prawo do świadczenia w wyższej wysokości przysługuje od dnia ich udokumentowania, a nie od dnia rejestracji.

W skardze do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu J. J. wniosła o zmianę zaskarżonych decyzji i przyznanie prawa do zasiłku w wysokości 120% od dnia rejestracji (25 sierpnia 2025 r.), podnosząc, że już w dniu składania wniosku przedłożyła świadectwa pracy udowadniające ponad 20-letni staż pracy oraz jednoczesne zatrudnienie u dwóch pracodawców w wymiarze [...] etatu, co gwarantowało osiąganie minimalnego wynagrodzenia.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu zważył, co następuje:

Skarga zasługiwała na uwzględnienie.

Uprawnienia wojewódzkich sądów administracyjnych, określone między innymi art. 1 § 1 i § 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. Prawo o ustroju sądów administracyjnych (tekst jedn. Dz. U. z 2024 r., poz. 1267) oraz art. 3 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jedn. Dz. U. z 2026 r., poz. 143, dalej jako: p.p.s.a.), sprowadzają się do kontroli działalności administracji publicznej pod względem zgodności z prawem, tj. kontroli zgodności zaskarżonego aktu z przepisami postępowania administracyjnego, a także prawidłowości zastosowania i wykładni norm prawa materialnego. Zgodnie z art. 134 § 1 p.p.s.a. sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy nie będąc jednak związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Podstawę materialnoprawną zaskarżonej decyzji stanowiły przepisy ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia. Zgodnie z art. 218 ustawy, prawo do zasiłku przysługuje bezrobotnemu za każdy dzień kalendarzowy od dnia zarejestrowania się w urzędzie pracy, jeżeli w okresie 18 miesięcy poprzedzających dzień rejestracji przez co najmniej 365 dni był zatrudniony i osiągał wynagrodzenie w kwocie co najmniej minimalnego wynagrodzenia za pracę, od którego istnieje obowiązek opłacania składki na Fundusz Pracy.

Wysokość i okres pobierania zasiłku reguluje art. 225 ust. 1 pkt 2 lit. c powołanej ustawy, stanowiąc, że okres pobierania zasiłku wynosi 365 dni m.in. dla bezrobotnych powyżej 50. roku życia, posiadających co najmniej 20-letni okres uprawniający do zasiłku (skutkujący przyznaniem świadczenia w wysokości 120% kwoty podstawowej).

Istotą sporu w niniejszej sprawie pozstaje wykładnia art. 221 ustawy o rynku pracy. Przepis ten stanowi, że w przypadku udokumentowania przez bezrobotnego okresu uprawniającego do zasiłku po dniu zarejestrowania się, jednak w okresie posiadania statusu bezrobotnego, prawo do zasiłku przysługuje od dnia udokumentowania tego prawa.

W ocenie Sądu skarga zasługuje na uwzględnienie, albowiem organy obu instancji dopuściły się naruszenia przepisów postępowania administracyjnego w stopniu mającym istotny wpływ na wynik sprawy, a w konsekwencji dokonały błędnej subsumpcji stanu faktycznego pod normę art. 221 ustawy o rynku pracy.

Rozstrzygając kwestię momentu przyznania zasiłku w podwyższonej wysokości, Sąd w pełni podziela pogląd wyrażony w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z dnia 9 czerwca 2026 r., sygn. akt III SA/Kr 416/26, Baza NSA. Zgodnie z przywołanym orzeczeniem, przepis art. 221 ustawy o rynku pracy ma zastosowanie wyłącznie w sytuacjach, w których bezrobotny obiektywnie nie dysponował w dniu rejestracji żadnym dowodem na wymagany staż i dopiero po rejestracji dokumentację tę uzyskał i przedłożył z własnej inicjatywy. Przepis ten nie ma zastosowania w sytuacji, gdy bezrobotny złożył odpowiednie dokumenty (w tym wypadku świadectwa pracy) już przy rejestracji, lecz organ – bez przeprowadzenia wyczerpującego postępowania wyjaśniającego – arbitralnie odmówił im wystarczającej mocy dowodowej.

W niniejszej sprawie Skarżąca J. J. w dniu 25 sierpnia 2025 r. załączyła do wniosku kompletne świadectwa pracy obejmujące cały kwestionowany okres od 2009 do 2017 roku. Postępowanie w przedmiocie przyznania prawa do zasiłku dla bezrobotnych jest postępowaniem opartym na przepisach ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2025 r. poz. 1691, dalej jako: K.p.a.), a organy administracji publicznej są związane zasadą prawdy obiektywnej uregulowaną w art. 7 i 77 § 1 K.p.a. Oznacza to obowiązek podjęcia wszelkich czynności niezbędnych do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego. Jeżeli w dniu rejestracji Starosta [...] powziął wątpliwości, czy wynagrodzenie uzyskiwane z tytułu pracy w niepełnym wymiarze czasu (dwukrotnie po [...] etatu u różnych pracodawców) generowało obowiązek odprowadzania składek na Fundusz Pracy, jego obowiązkiem było wezwanie J. J. do uzupełnienia braków dowodowych przed wydaniem merytorycznej decyzji z dnia 04 września 2025 r.

Organ I instancji wydał jednak decyzję przyznającą niższy wymiar zasiłku bez uprzedniego wezwania, a jak twierdzi Skarżąca, pracownik urzędu poinformował ją o konieczności doniesienia dokumentów jedynie drogą telefoniczną, już po rejestracji. Takie działanie stanowi naruszenie norm procesowych. Zdaniem Sądu art. 221 ustawy o rynku pracy nie może stanowić instrumentu przerzucania na obywatela negatywnych konsekwencji naruszeń procesowych (zaniechania podjęcia czynności wyjaśniających) popełnionych przez organy administracji publicznej.

Co więcej, odwołując się do dorobku orzeczniczego w sprawach o zasiłek, przywołać należy wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z dnia 14 kwietnia 2025 r., sygn. akt III SA/Kr 1328/24, Baza NSA. Wskazano w nim, że warunek osiągania wynagrodzenia w kwocie co najmniej minimalnej ma znaczenie wyłącznie w kontekście obowiązku opłacania składki na Fundusz Pracy. Ustawa o rynku pracy nie uzależnia nabycia prawa do zasiłku od wymiaru etatu – kluczowe jest osiągnięcie progu minimalnego wynagrodzenia łącznie z różnych źródeł zarobkowania (art. 259 ust. 2 ustawy). Mając udokumentowane dowody pracy w podwójnym wymiarze [...] etatu za ten sam okres, organ dysponował pełną wiedzą o ponad 20-letnim stażu pracy Skarżącej.

Konkludując, opóźnienie w dostarczeniu zaświadczeń z ZUS (złożonych ostatecznie 14 listopada 2025 r.) wynikało bezpośrednio z braku podjęcia przez Starostę [...] rzetelnego i zgodnego z prawem zebrania materiału dowodowego na początkowym etapie postępowania. W konsekwencji Sąd uznaje, że J. J. udokumentowała staż pracy już w dniu rejestracji (25 sierpnia 2025 r.), a późniejsze zaświadczenia stanowiły jedynie uzupełnienie materiału dowodowego. Z tego względu zastosowanie art. 221 ustawy o rynku pracy w celu pozbawienia Skarżącej prawa do 120% kwoty zasiłku w okresie od 25 sierpnia 2025 r. do 13 listopada 2025 r. było wadliwe.

Biorąc pod uwagę powyższe, Sąd na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. a i c ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, uchylił zaskarżoną decyzję.

W toku ponownego rozpatrywania sprawy, organ będzie związany powyższą oceną prawną i uwzględni prawo J. J. do zasiłku w wymiarze 120% począwszy od dnia 25 sierpnia 2025 r.