Przechowywanie danych z KTG i pomp infuzyjnych. Sąd uchylił odmowę informacji publicznej

Przedmiotem skargi M.T. (dalej: "skarżący") jest decyzja Dyrektora [...] Szpitala [...] (dalej: "Dyrektor" lub "organ") z dnia 2 kwietnia 2026 r. nr WSz.DKP.0143.39/2026 w przedmiocie odmowy udostępnienia informacji publicznej.

Jak wynika z akt sprawy, skarżący w dniu 7 stycznia 2026 r. skierował do Dyrektora wniosek o udostępnianie informacji publicznej w zakresie podania:

- czy dane pochodzące z zapisów urządzeń KTG (kardiotokografów) znajdujących się na Oddziale Ginekologiczno-Położniczym w [...] Szpitalu [...] są przechowywane w postaci elektronicznej, a w przypadku udzielenia odpowiedzi pozytywnej - udzielenie informacji przez jaki okres są one przechowywane;

- czy dane z pomp infuzyjnych stosowanych na ww. Oddziale Ginekologiczno- Położniczym są przechowywane, a jeśli tak - przez jaki okres.

Pismem z dnia 16 stycznia 2026 r. organ poinformował skarżącego, że udostępnienie informacji we wnioskowanym zakresie nie jest możliwe w terminie 14 dni, o którym mowa w art. 13 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (tekst jedn. Dz.U. z 2022 r. poz. 902; dalej: "u.d.i.p."), z uwagi na konieczność przeprowadzenia stosownych czynności celem ustalenia, czy informacje w żądanym zakresie stanowią informację publiczną, a jeżeli tak to czy żądana informacja w zakresie takim jak we wniosku nie znajduje ograniczenia wynikającego z przepisów przedmiotowej ustawy, w szczególności art. 5 ust. 2, lub ustaw odrębnych. Jednocześnie poinformowano, że ewentualne udostępnienie informacji zgodnie z wnioskiem nastąpi w terminie nie dłuższym niż 2 miesiące od dnia złożenia wniosku, tj. do dnia 6 marca 2026 r.

Pismem z dnia 2 marca 2026 r. organ, po stwierdzeniu, że wniosek dotyczy informacji przetworzonej, wezwał skarżącego do pisemnego wskazania w terminie 7 dni, w jakim zakresie uzyskanie wnioskowanej informacji publicznej przetworzonej jest szczególnie istotne dla interesu publicznego, pod rygorem odmowy udzielania wnioskowanej informacji.

Odpowiadając na wezwanie, skarżący w piśmie z dnia 9 marca 2026 r. poinformował, że jego wniosek dotyczy informacji prostej. Niezależnie od powyższego wskazał, że żądana przez niego informacja jest szczególnie istotna dla interesu publicznego, ponieważ dotyczy: bezpieczeństwa pacjentek rodzących i prawidłowości dokumentowania przebiegu porodu; zasad archiwizacji dokumentacji medycznej, która ma znaczenie dla transparentności działań podmiotów leczniczych; kontroli jakości i odpowiedzialności instytucji publicznych za prowadzenie dokumentacji w sposób umożliwiający weryfikację przebiegu świadczeń zdrowotnych.

Decyzją z dnia 10 marca 2026 r. nr Wsz.DKP.0143.24/2026, Dyrektor, działając na podstawie art. 5 ust. , w zw. z art. 17 ust. 1 w zw. z art. 16 ust. 1 i ust. 2 u.d.i.p. w zw. art. 104 w zw. z art. 107 §1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. Dz.U. z 2025 r. poz. 1691; dalej: "k.p.a."), odmówił udostępnienia żądanej informacji publicznej.

W uzasadnieniu decyzji organ, powołując się na przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej, wskazał, że ogólną zasadą jest prawo każdego do dostępu do informacji publicznej, jednakże, jeśli wnioskodawca domaga się informacji przetworzonej (np. w postaci specjalnie przygotowanego dokumentu, opisu sprawy albo sporządzonego wyciągu z przepisów z komentarzem do nich lub wyjaśnieniami, analizy, zestawienia) to może ją uzyskać jedynie w takim zakresie, w jakim jest to szczególnie istotne dla interesu publicznego. Stanowi to istotne ograniczenie w realizacji prawa do informacji, tym bardziej, że ustawa nie definiuje pojęcia "kwestii szczególnie istotnej dla interesu publicznego".

Dyrektor wyjaśnił następnie, że z informacją przetworzoną mamy do czynienia, gdy jest ona jakościowo nową informacją, nieistniejącą dotychczas w przyjętej ostatecznie treści i postaci, chociaż jej źródłem są materiały znajdujące się w posiadaniu zobowiązanego. Przetworzenie jest równoznaczne z koniecznością odpowiedniego zestawienia informacji, samodzielnego ich zredagowania związanego z koniecznością przeprowadzenia przez zobowiązany podmiot czynności analitycznych, których końcowym efektem jest dokument pozwalający na dokonanie przez jednostkę samodzielnej interpretacji i oceny. Podobnie, gdy wniosek o udostępnienie informacji obejmuje wprawdzie informacje proste będące w posiadaniu organu, ale rozmiar i zakres żądanej informacji przesądza o tym, że w istocie rzeczy mamy do czynienia z żądaniem informacji przetworzonej.

Nawiązując do powyższych uwag, Dyrektor stwierdził, że skarżący domagając się udostępnienia informacji publicznej przetworzonej, nie podał we wniosku, w jakim zakresie udzielenie tego typu informacji publicznej jest szczególnie istotne dla interesu publicznego, a na wezwanie przesłał jedynie ogólne twierdzenia w tym zakresie. Zdaniem organu twierdzenia wnioskodawcy są bardzo ogólnikowe i w żaden sposób nawet nie uprawdopodabnia on, że ma realne i konkretne możliwości wykorzystania dla dobra ogółu wnioskowanej informacji publicznej i w jaki sposób takie wykorzystanie w interesie publicznym miałoby nastąpić. Przykładowo z samego faktu, że informacje, których żąda skarżący dotyczą np. ochrony zdrowia publicznego, która niewątpliwie jest doniosłą społecznie kwestią, nie można wywodzić wystarczającej przesłanki do uznania, że zachodzi szczególnie istotny interes publiczny.

Nie zgadzając się ze stanowiskiem Dyrektora, skarżący zwrócił się z wnioskiem o ponowne rozpatrzenia sprawy. W jego ocenie zaskarżona decyzja jest nieprawidłowa, ponieważ przedmiotem wniosku jest informacja prosta, pozostająca w posiadaniu Szpitala lub możliwa do ustalenia na podstawie obowiązujących w Szpitalu zasad, procedur i praktyki archiwizacji danych. Skarżący podniósł, że nie domagał się sporządzenia analiz, zestawień, opracowań, statystyk ani tworzenia nowej jakościowo informacji. Wniosek dotyczył wyłącznie ustalenia, czy określone dane są przechowywane oraz przez jaki okres. Jest to zatem żądanie udzielenia odpowiedzi o stanie istniejącym, a nie żądanie przetworzenia informacji. Nadto decyzja odmawia udostępnienia informacji w całości, mimo że pytania mają charakter podstawowy, konkretny i zamknięty. Jeżeli Szpital przechowuje takie dane, powinien odpowiedzieć jednoznacznie, że tak, wraz ze wskazaniem okresu przechowywania. Jeżeli ich nie przechowuje, powinien odpowiedzieć jednoznacznie, że nie. Taka odpowiedź nie wymaga tworzenia nowego dokumentu analitycznego, lecz udzielenia informacji o sposobie działania jednostki publicznej. Skarżący nadmienił również, że jak wskazywał – wnioskowana informacja ma istotne znaczenie z punktu widzenia bezpieczeństwa pacjentek, zasad archiwizacji dokumentacji medycznej, transparentności działania podmiotów leczniczych oraz kontroli jakości i odpowiedzialności instytucji publicznych.

W wyniku rozpoznania powyższego wniosku, Dyrektor opisaną na wstępie decyzją z dnia 2 kwietnia 2026 r. utrzymał dotychczasową decyzję w mocy, ponawiając swoje dotychczasowe stanowisko w sprawie.

W skardze do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Rzeszowie skarżący zarzucił wydanej decyzji naruszenie:

1) art. 1 ust. 1 i art. 2 ust. 1 u.d.i.p. przez przyjęcie, że organ mógł odmówić udzielenia informacji dotyczącej zasad przechowywania danych wytwarzanych lub wykorzystywanych w działalności publicznego podmiotu leczniczego, mimo że informacja ta dotyczy sprawy publicznej i pozostaje w związku z wykonywaniem zadań publicznych w zakresie ochrony zdrowia;

2) art. 3 ust. 1 pkt 1 u.d.i.p. przez błędne uznanie, że pytanie o to, czy określone dane są przechowywane oraz przez jaki okres, stanowi żądanie informacji przetworzonej, podczas gdy jest to żądanie informacji prostej o istniejącym stanie organizacyjnym, technicznym lub proceduralnym;

3) art. 5 ust. 2 u.d.i.p. przez jego nieprawidłowe zastosowanie jako podstawy odmowy, mimo że skarżący nie żądał danych osobowych pacjentek, dokumentacji medycznej konkretnych osób ani informacji umożliwiających identyfikację pacjentów, lecz jedynie informacji o sposobie przechowywania danych przez Szpital;

4) art. 16 ust. 1 i ust. 2 u.d.i.p. przez wydanie decyzji odmownej bez należytego i konkretnego wykazania, dlaczego udzielenie odpowiedzi na zamknięte pytania wymagałoby wytworzenia nowej jakościowo informacji oraz bez przekonującego uzasadnienia przesłanek odmowy;

5) art. 7, art. 77 § 1, art. 80 i art. 107 § 3 k.p.a., stosowanych odpowiednio, przez niewyjaśnienie wszystkich istotnych okoliczności sprawy, dowolne przyjęcie, że informacja ma charakter przetworzony oraz sporządzenie uzasadnienia ogólnego, opartego przede wszystkim na abstrakcyjnym opisie informacji przetworzonej, bez odniesienia tego opisu do realnego zakresu wniosku;

6) art. 8 i art. 11 k.p.a. przez prowadzenie postępowania w sposób naruszający zasadę pogłębiania zaufania obywatela do organów publicznych oraz zasadę przekonywania, gdyż organ nie wyjaśnił w sposób zrozumiały i konkretny, jakie czynności miałyby przesądzać o rzekomym przetworzeniu informacji.

Na tej podstawie skarżący wniósł o uchylenie wydanych przez organ decyzji, stwierdzenie, że żądane informacje mają charakter informacji publicznej prostej, zobowiązania organu do rozpoznania wniosku skarżącego, a także o zasądzenie na jego rzecz od organu zwrotu kosztów postępowania.

W odpowiedzi na skargę Dyrektor wniósł o jej oddalenie, podtrzymując swoje dotychczasowe stanowisko w sprawie.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Rzeszowie zważył, co następuje;

Skarga zasługiwała na uwzględnienie.

Przedmiotem sądowej kontroli w sprawie jest decyzja organu o odmowie udostępnienia informacji publicznej na wniosek z 7 stycznia 2026 r. Jak wynika z treści kontrolowanej decyzji, podmiot zobowiązany uznał, że informacje, o jakie strona skarżąca wystąpiła w pytaniu nr 3 wniosku stanowią informację publiczną przetworzoną a wnioskodawca nie wykazał, pomimo wezwania, że uzyskanie takiej informacji jest szczególnie istotne dla interesu publicznego, o czym stanowi art. 3 ust. 1 pkt 1 u.d.i.p.

W ocenie Sądu, w świetle argumentacji pomieszczonej w zaskarżonej decyzji nie sposób ocenić, czy przyjęta przez organ kwalifikacja wniosku jako dotyczącego informacji publicznej przetworzonej jest prawidłowa. Przede wszystkim, uzasadnienie zaskarżonej decyzji ma w istocie rzeczy charakter ogólnikowy i pozbawione jest wskazania konkretnych faktów, które pozwalałyby - bez wątpliwości - stwierdzić, że informacje o jakie wystąpiła strona skarżąca mają charakter informacji publicznej przetworzonej.

Ustawa o dostępie do informacji publicznej nie definiuje pojęcia informacji przetworzonej. Stanowi ona jedynie w art. 3 ust. 1 pkt 1, że prawo do informacji publicznej obejmuje uprawnienie do uzyskania informacji publicznej, w tym informacji przetworzonej w takim zakresie, w jakim jest to szczególnie istotne dla interesu publicznego.

Nie można stracić z pola widzenia, że charakter informacji publicznej przetworzonej mogą mieć dane publiczne, które co do zasady wymagają dokonania stosownych analiz, obliczeń, zestawień statystycznych, ekspertyz, połączonych z zaangażowaniem w ich pozyskanie określonych środków osobowych i finansowych organu, innych niż te wykorzystywane w bieżącej działalności. Uzyskanie żądanych przez wnioskodawcę informacji wiązać się zatem musi z potrzebą ich odpowiedniego przetworzenia, co nie zawsze należy utożsamiać z wytworzeniem rodzajowo nowej informacji. Przetworzenie może bowiem polegać np. na wydobyciu poszczególnych informacji cząstkowych z posiadanych przez organ zbiorów dokumentów (które to zbiory mogą być prowadzone w sposób uniemożliwiający proste udostępnienie gromadzonych w nich danych) i odpowiednim ich przygotowaniu na potrzeby wnioskodawcy. Tym samym również suma informacji prostych, w zależności od wiążącej się z ich pozyskaniem wysokości nakładów, jakie musi ponieść organ, czasochłonności, liczby zaangażowanych pracowników - może być traktowana jako informacja przetworzona (por. wyrok NSA z 23 listopada 2018 r., I OSK 2951/16).

Sąd akcentuje również, że kwalifikacja żądania jako dotyczącego informacji przetworzonej stanowi w istocie ograniczenie konstytucyjnie gwarantowanego prawa do informacji publicznej (art. 61 Konstytucji RP), albowiem wymusza na wnioskodawcy wykazanie szczególnego interesu publicznego w udostępnieniu informacji, a w razie braku skutkuje odmową udostępnienia informacji, która wszakże cały czas pozostaje informacją publiczną (por. wyrok WSA we Wrocławiu z 12 listopada 2025 r., IV SA/Wr 386/25). Stąd też, w przypadku odmowy udostępnienia informacji publicznej przetworzonej z uwagi na brak wykazania szczególnej istotności informacji dla interesu publicznego, niezwykle ważne jest sporządzenie przez organ prawidłowego i wyczerpującego uzasadnienia decyzji. W tym zakresie ustawa o dostępie do informacji publicznej odsyła do odpowiednich przepisów kodeksu postępowania administracyjnego (por. wyrok WSA we Wrocławiu z 30 sierpnia 2022 r., IV SA/Wr 165/22). Zgodnie bowiem z art. 16 ust. 2 u.d.i.p. do decyzji o odmowie udostępnienia informacji publicznej stosuje się przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego. W myśl zaś art. 107 § 1 pkt 6 i § 3 k.p.a., decyzja musi zawierać uzasadnienie faktyczne i prawne, na które składają się w szczególności wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, na których się oparł, oraz przyczyn, z powodu których innym dowodom odmówił wiarygodności i mocy dowodowej, a także wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji, z przytoczeniem przepisów prawa.

W szeregu orzeczeń sądów administracyjnych zwracano uwagę, że wydanie decyzji o odmowie udostępnienia informacji publicznej z uwagi na jej przetworzony charakter i brak wykazania przesłanki z art. 3 ust. 1 pkt 1 u.d.i.p. wymaga sporządzenia uzasadnienia odnoszącego się do konkretnej sprawy. Uzasadnienie takiej decyzji nie może sprowadzać się do ogólnikowych twierdzeń, mogących mieć zastosowanie w każdej innej sprawie. Jeżeli podmiot zobowiązany chce prawidłowo wykazać zasadność swojej kwalifikacji musi podać konkretne argumenty (por. przykładowo wyrok NSA z 13 czerwca 2024 r., III OSK 2168/22).

Odwołując się także do orzecznictwa sądowego należy wskazać, że fakt przygotowania informacji publicznej według kryteriów podanych przez wnioskodawcę nie w każdym przypadku oznaczać będzie, że mamy do czynienia z informacją przetworzoną. Ostateczna kwalifikacja informacji publicznej jako przetworzonej musi być dokonywana na podstawie konkretnego przypadku i ustaleń poczynionych w danej sprawie (por. wyrok WSA we Wrocławiu z 29 sierpnia 2024 r., IV SA/Wr 49/24). O czym była już mowa, w pewnych przypadkach suma informacji prostych posiadanych przez adresata może przekształcić się w informację przetworzoną, jeżeli uwzględnienie wniosku wymaga ich zgromadzenia poprzez przegląd materiałów źródłowych, w których są zawarte, a ilość informacji prostych konieczna dla sporządzenia informacji wskazanej we wniosku jest znaczna i angażuje po stronie wnioskodawcy środki i zasoby konieczne dla jego prawidłowego funkcjonowania (por. wyroki NSA: z 6 października 2011 r., I OSK 1199/11 oraz z 17 maja 2012 r., I OSK 416/12). W takiej sytuacji organ zobowiązany jest do wykazania zakresu nakładów, jakie musi ponieść, ich czasochłonności, liczby zaangażowanych pracowników, konkretnej ilości koniecznych do przeanalizowania i zanonimizowania dokumentów, czy też innego rodzaju okoliczności mogących zakłócić normalny tok działania podmiotu zobowiązanego i utrudnić wykonywanie przypisanych mu zadań (wyroki NSA z 4 sierpnia 2015 r., I OSK 1645/14; z 5 marca 2015 r., I OSK 863/14 i z 9 sierpnia 2011 r., I OSK 792/11).

Zestawiając przedstawione uwagi z treścią zaskarżonej decyzji należy wskazać, że organ nie podjął nawet próby skonkretyzowania potencjalnego wysiłku, którego wymagałoby odpowiednie opracowanie danych. Sąd nie jest w stanie zatem ocenić, czy istotnie dokonanie przetworzenia informacji zakłóciłoby normalny tok działania podmiotu zobowiązanego i utrudniłoby wykonywanie przypisanych mu zadań.

Innymi słowy, uzasadnienie zaskarżonej decyzji ma charakter "blankietowy". Zostało bowiem zredagowane w tak ogólny sposób, że w istocie mogłoby stanowić odmowę udostępnienia jakiejkolwiek informacji publicznej wskutek uznania, że obejmuje ona udostępnienie informacji przetworzonej.

Raję ma skarżący zarzucając, że uzasadnienie zaskarżonej decyzji ma charakter w znacznej mierze szablonowy. Organ powołał definicje i orzecznictwo dotyczące informacji przetworzonej, ale nie przełożył ich na okoliczności niniejszej sprawy. W szczególności nie wyjaśnił, dlaczego udzielenie odpowiedzi "czy dane są przechowywane" oraz "przez jaki okres" miałoby wymagać czynności wykraczających poza zwykłe ustalenie zasad funkcjonowania własnych systemów i procedur.

Organ jako podmiot leczniczy powinien znać zasady postępowania z danymi wytwarzanymi lub obsługiwanymi przez używane w nim urządzenia medyczne. Jeżeli zaś takich danych nie przechowuje albo nie posiada informacji o okresach retencji, powinien udzielić odpowiedzi w tym zakresie. Brak dokumentu zatytułowanego wprost "okres przechowywania danych KTG i pomp infuzyjnych" nie uprawnia do automatycznego uznania wniosku za dotyczący informacji przetworzonej.

Z tych powodów Sąd uznał więc, że przyjęta w sprawie kwalifikacja wniosku, jako dotyczącego informacji publicznej przetworzonej, jest na obecnym etapie co najmniej przedwczesna. Organ nie wykazał bowiem zaistnienia tego kwalifikowanego znamienia wniosku. W sprawie doszło zatem do naruszenia przepisów postępowania, które mogło mieć istotny wpływ na wynik sprawy (art. 7, art. 77 § 1, art. 80, art. 107 § 3 k.p.a.).

Na tym etapie postępowania z uwagi na okoliczność, że - w ocenie Sądu - organ nie wykazał skutecznie, że w sprawie mamy do czynienia z informacją przetworzoną, nie ma konieczności oceny, czy strona skarżąca wykazała, że żądane dane są szczególnie istotne dla interesu publicznego. Ta okoliczność winna być bowiem badana dopiero po ustaleniu ponad wszelką wątpliwość, że w sprawie mamy do czynienia z informacją publiczną przetworzoną.

Mając powyższe na uwadze Sąd na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c i art. 135 P.p.s.a. orzekł jak w sentencji.

O kosztach postępowania Sąd orzekł na podstawie art. 200 P.p.s.a.