Prezydent Stalowej Woli nie odpowiedział na mail z wnioskiem. Sąd stwierdził bezczynność

M. S. (dalej: skarżący) złożył do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Rzeszowie skargę na bezczynność Prezydenta Miasta [...] (dalej: Prezydent Miasta) w przedmiocie udostępnienia informacji publicznej.

Skarżący zarzucił organowi administracji naruszenie przepisów:

1) art. 13 ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. z 2022 r. poz. 902 ze zm., dalej: u.d.i.p.),

2) art. 61 ust. 1 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej,

3) zasady jawności gospodarowania mieniem publicznym.

Skarżący wniósł o stwierdzenie bezczynności organu, zobowiązanie organu do udostepnienia informacji publicznej, stwierdzenie, ze bezczynność miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa, wymierzenie organowi grzywny, przyznanie od organu na jego rzecz sumy pieniężnej w wysokości [...] zł oraz zasądzenie kosztów postępowania.

W uzasadnieniu skargi podał, że 9 grudnia 2025 r. skierował wniosek o dostęp do informacji publicznej, dotyczącej: listy adresów nieruchomości będących w zarządzie miasta (lokale mieszkalne i użytkowe), wysokości obowiązujących stawek czynszu, typu lokali (komunalne, socjalne, TBS itd.), informacji czy w ramach czynszu uwzględniane są zaliczki na odgrzewanie. Zaznaczył, że wniosek dotyczył danych zbiorczych i nie obejmował danych osobowych. Do dnia wniesienia skargi organ nie udostępnił żądanej informacji, nie udzielił żadnej odpowiedzi, nie wydał decyzji administracyjnej ani nie poinformował o przedłużeniu terminu. Organ nie zareagował również na skierowane 17 stycznia 2026 r. ponaglenie. Według skarżącego żądane informacje stanowią informację publiczną, gdyż dotyczą gospodarowania mieniem komunalnym. Nie obejmują danych osobowych czy informacji pozwalających na identyfikację najemców.

W ocenie skarżącego bezczynność organu ma charakter rażący, ponieważ organ całkowicie zignorował wniosek i ponaglenie, a sprawa dotyczyła informacji publicznej nieskomplikowanej. Termin ustawowy został przekroczony o kilka miesięcy. Zdaniem skarżącego wymierzenie grzywny jest zasadne jako środek represyjny, prewencyjny i dyscyplinujący organ. Z kolei zasadność przyznania sumy pieniężnej wynika z tego, że bezczynność trwa od wielu miesięcy, wymusiła skierowanie ponaglenia, doprowadziła do konieczności wniesienia skargi.

W załączeniu skargi przedstawiono zrzut ekranu, zawierający email wysłany na adres Urzędu Miasta [...]:[...]

W odpowiedzi na skargę Prezydent Miasta wniósł o oddalenie skargi lub umorzenie postępowania.

Organ wskazał, że w ramach dostępnego zakresu (ostanie 90 dni) dokonano analizy logi dla skrzynki [...] i nie stwierdzono wniosku ani ponaglenia. Organ zaznaczył, że z uwagi na ograniczony czas retencji logów po stronie usługi Microsoft 365 (dane na serwerach są przechowywane maksymalnie 90 dni) brak jest możliwości ustalenia czy wiadomości zostały wysłane. W związku z tym organ nie ma technicznych możliwości zweryfikowania czy wiadomości skarżącego rzeczywiście zostały wysłane na skrzynkę organu w grudniu czy styczniu i dostarczone czy też zostały oznaczone jako spam lub trafiły do kwarantanny. Zdaniem organu przedstawione skany tego nie dowodzą. Z załączonego skanu nie wynika na jaką skrzynkę e-mail i do jakiego adresata została wysłana wiadomość z treścią żądania, jest tylko data i nadawca, a adres organu pojawia się dopiero przy ponagleniu. Skan ten jednak nie dowodzi wniesienia ponaglenia, nie jest potwierdzeniem jego wysłania ani doręczenia.

Organ podkreślił, że otrzymaniu prawidłowo wniesionego żądania w dniu 29 kwietnia 2026 r. niezwłocznie udzielił odpowiedzi pismem z 6 maja 2026 r., wysłanym 7 maja 2026 r. Nie pozostaje zatem w bezczynności, a skarga jest bezprzedmiotowa, w konsekwencji postępowanie podlega umorzeniu.

Zdaniem organu działanie skarżącego świadczy o nadużyciu prawa, na co wskazuje brak dowodu na złożenie wniosku i ponaglenia oraz próba osiągniecia korzyści finansowej przez domaganie się wymierzenia grzywny, przyznania od organu sumy pieniężnej i zasądzenia kosztów postępowania.

W piśmie z 1 lipca 2026 r. skarżący dodatkowo wskazał, że wniosek został złożony w ramach prowadzonego przez niego projektu [...], którego celem jest zwiększenie transparentności gospodarowania mieszkaniowym zasobem jednostek samorządu terytorialnego, a pozyskiwane informację są analizowane i publikowane w celu umożliwienia społecznej kontroli gospodarowania mieniem. Do pisma załączono wydruk e-maila z 9 grudnia 2025 r. na potwierdzenie, że adres organu znajdował się wśród adresatów wiadomości oraz odpowiedź Urzędu Miasta [...] z 9 grudnia 2025 r. potwierdzającą wpływ tej samej wiadomości do tego urzędu.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Rzeszowie zważył co następuje:

Zgodnie z art. 3 § 2 pkt 8 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024r., poz.935), dalej: p.p.s.a., kontrola działalności administracji publicznej przez sądy administracyjne obejmuje m. in. orzekanie w sprawach ze skarg na bezczynność organów w przypadkach określonych w pkt 1-4.

Należy wyjaśnić, że bezczynność organu ma miejsce wówczas, gdy organ będąc właściwym w sprawie i zobowiązanym do podjęcia czynności, nie podejmuje jej w terminach określonych w ustawie i w konsekwencji pozostaje w zwłoce. Skarga na bezczynność ma na celu spowodowanie wydania przez organ oczekiwanego aktu lub podjęcia określonej czynności. Dla stwierdzenia bezczynności organu nie ma przy tym znaczenia fakt, z jakich powodów dany akt administracyjny czy czynność nie została podjęta, a w szczególności, czy bezczynność ta została spowodowana zawinioną lub też niezawinioną opieszałością organu w jego podjęciu, ani stopień przekroczenia terminu załatwienia sprawy. Te okoliczności będą miały jedynie znaczenie przy ocenie charakteru stanu zwłoki, a więc czy przybrała ona postać rażącego naruszenia prawa.

Prawo obywatela do informacji publicznej zostało zagwarantowane w art. 61 ust. 1 Konstytucji RP, który stanowi, że obywatel ma prawo do uzyskiwania informacji o działalności organów władzy publicznej oraz osób pełniących funkcje publiczne. Prawo to obejmuje uzyskiwanie informacji o działalności organów samorządu gospodarczego i zawodowego, a także innych osób oraz jednostek organizacyjnych w zakresie, w jakim wykonują one zadania władzy publicznej i gospodarują mieniem komunalnym lub majątkiem Skarbu Państwa. W zakres tego prawa wchodzi również dostęp do dokumentów oraz wstęp na posiedzenia kolegialnych organów władzy publicznej pochodzących z powszechnych wyborów, z możliwością rejestracji dźwięku lub obrazu (art. 61 ust. 2 Konstytucji RP).

Sposób realizacji prawa do informacji publicznej określa u.d.i.p. Wskazuje ona w szczególności, że każda informacja o sprawach publicznych stanowi informację publiczną w rozumieniu ustawy i podlega udostępnieniu na zasadach i w trybie określonych w tej ustawie (art. 1 ust. 1), a nadto określa podmioty zobowiązane do udzielania informacji publicznej (art. 4), jak też katalog informacji (otwarty) mieszczących się w zakresie przedmiotowym prawa do informacji publicznej (art. 6).

Rozpatrzenie wniosku o udostępnienie informacji publicznej wymaga ustalenia następujących kwestii: czy adresat wniosku jest podmiotem zobowiązanym do udostępnienia żądanej informacji, czy przedmiot wniosku dotyczy informacji publicznej, czy żądana informacja publiczna znajduje się lub może się znajdować w posiadaniu zobowiązanego podmiotu, czy jest to informacja prosta czy przetworzona, czy udostępnienie żądanych informacji nie podlega ograniczeniu ze względu na wartości prawnie chronione, czy organ posiada środki techniczne umożliwiające udostępnienie informacji w sposób wskazany przez wnioskodawcę.

Jeśli więc przedmiotem żądania wnioskodawcy jest informacja publiczna w rozumieniu ww. ustawy, a organ będący adresatem wniosku taką informację posiada, udostępnia ją w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku (art. 13 ust. 1 u.d.i.p.). Udostępnienie informacji następuje w formie czynności materialno-technicznej i nie wymaga podjęcia jakiegokolwiek rozstrzygnięcia. Jeśli natomiast udostępnienie informacji publicznej jest niedopuszczalne z przyczyn określonych w ustawie, organ powinien odmówić udostępnienia informacji publicznej, co wymaga podjęcia rozstrzygnięcia w formie decyzji administracyjnej (art. 16 ust. 1 ww. ustawy).

Z kolei zgodnie z art. 14 ust. 1 i 2 u.d.i.p. udostępnianie informacji publicznej na wniosek następuje w sposób i w formie zgodnych z wnioskiem, chyba że środki techniczne, którymi dysponuje podmiot obowiązany do udostępnienia, nie umożliwiają udostępnienia informacji w sposób i w formie określonych we wniosku. Jeżeli informacja publiczna nie może być udostępniona w sposób lub w formie określonych we wniosku, podmiot obowiązany do udostępnienia powiadamia pisemnie wnioskodawcę o przyczynach braku możliwości udostępnienia informacji zgodnie z wnioskiem i wskazuje, w jaki sposób lub w jakiej formie informacja może być udostępniona niezwłocznie.

Wobec powyższego, o bezczynności w udostępnieniu informacji publicznej można mówić w sytuacji, gdy podmiot zobowiązany do udzielenia tej informacji nie podejmuje w przewidzianym w ustawie terminie odpowiednich czynności, tj. nie udostępnia informacji w formie czynności materialno-technicznej lub nie wydaje decyzji o odmowie jej udzielenia bądź też w przypadku, gdy informacja publiczna nie może być udostępniona w sposób lub w formie określonych we wniosku, a organ nie wydaje decyzji o umorzeniu postępowania zgodnie z art. 14 ust. 2 u.d.i.p.

Nie budzi wątpliwości Sądu i nie jest w sprawie kwestionowane, że żądane przez skarżącego informacje objęte jego wnioskiem dotyczące wskazania lokali będących w zarządzie miasta, wysokości obwiązujących stawek czynszów, typu lokai, oraz informacji czy w ramach czynszu uwzględnianie są zaliczki na ogrzewanie stanowią informację publiczną w rozumieniu art. 1 ust. 1 oraz art. 6 ust. 1 pkt 5 lit. c) u.d.i.p., której udostępnienia można żądać w trybie i na zasadach przywdzianych w tej ustawie, ponieważ dotyczy majątku jednostki samorządu terytorialnego.

Poza sporem pozostaje również, że Prezydent Miasta jest podmiotem zobowiązanym, co do zasady, do udostępniania informacji publicznej, jako organ władzy publicznej (art. 4 ust. 1 pkt 1 u.d.i.p.).

Kwestię sporną w kontrolowanej sprawie stanowi doręczenie wniosku do organu. Organ zaprzecza, że otrzymał wniosek dostępowy skarżącego. Podaje też, przeprowadzono weryfikację - w ramach dostępnego zakresu obejmującego ostatnie 90 dni - i nie stwierdzono wniosku ani ponaglenia. Organ zaznaczył, że z uwagi na ograniczony czas retencji logów po stronie usługi Microsoft 365 brak jest możliwości ustalenia czy wiadomości zostały wysłane. W związku z tym organ nie ma technicznych możliwości zweryfikowania czy wiadomości skarżącego rzeczywiście zostały wysłane na skrzynkę organu w grudniu czy styczniu i dostarczone czy też zostały oznaczone jako spam lub trafiły do kwarantanny.

Należy wskazać, że w orzecznictwie sądów administracyjnych wykształcił się spójny i jednolity zestaw wymaganych standardów, w zakresie odbioru korespondencji elektronicznej zawierającej wnioski o udostępnienie informacji publicznej. Sądy zwracają uwagę, że ryzyko nieodebrania czy też nieodczytania przez organ wysłanego do niego przy użyciu poczty elektronicznej wniosku, skierowanego na oficjalnie podany adres poczty elektronicznej obciąża ten organ, a nie nadawcę (por. wyroki NSA z 1 października 2025 r. III OSK 602/25, 24 maja 2023 r. III OSK 4146/21, postanowienie NSA z 18 listopada 2015 r. I OSK 2897/15).

Z poglądu tego wynika w istocie domniemanie, że jeżeli wiadomość została prawidłowo nadana na oficjalny adres poczty elektronicznej organu, to dotarła ona do adresata. Potwierdzenie faktu wysłania wiadomości pozwala przenieść ciężar dowodu, że wniosek nie został doręczony, na organ administracji, na którego adres poczty elektronicznej skierowany został wniosek. Zwraca się przy tym uwagę, że odmienne zapatrywanie prowadziłoby w praktyce do sytuacji, w której prawo do wnioskowania o informację publiczną za pomocą poczty elektronicznej byłoby iluzoryczne, a jego skuteczność zależna od arbitralnej woli organu. Godziłoby to również w regulacje konstytucyjne, wymagające zapewnienia sprawności działania władz publicznych (preambuła Konstytucji), jak też dostępność informacji publicznej - art. 61 ust. 1 Konstytucji (por. wyroki NSA z 13 grudnia 2019 r. I OSK 1890/18, 31 marca 2019 r. I OSK 708/17).

Jeżeli zatem organ chce zakwestionować przedstawiony przez stronę skarżącą wydruk z jego poczty elektronicznej powinien oprócz zawarcia takiego twierdzenia w odpowiedzi na skargę przedłożyć przykładowo wydruk ze swojej skrzynki odbiorczej z dnia, w którym strona skarżąca twierdziła, że taki wniosek nadała, wraz z oświadczeniem pracownika odpowiedzialnego za przyjmowanie poczty elektronicznej, że również w skrzynce obejmującej "spam" nie odnaleziono takiego maila (por. wyrok NSA z 26 lutego 2020 r. I OSK 3397/18).

Do obowiązków organu administracji publicznej należy taka konfiguracja poczty elektronicznej, w tym filtrów antyspamowych oraz takie zorganizowanie obsługi technicznej poczty elektronicznej organu, aby zapewnić bezproblemowy i niezwłoczny odbiór przesyłanych na ten adres podań, wobec prawnej dopuszczalności ich wnoszenia także drogą elektroniczną (por. postanowienie NSA z 10 września 2015 r. I OSK 1968/15).

Skutki trudności, błędów czy nieprawidłowości w zakresie kształtowania i obsługiwania przez organy administracji publicznej oficjalnych systemów służących do komunikacji z tymi organami (np. poczty elektronicznej, systemu ePUAP) nie mogą być przerzucane na korzystających z tych systemów (por. postanowienie NSA z 5 listopada 2015 r. I OZ 1414/15, wyrok NSA z 16 lutego 2016 r. I OSK 2186/14).

Zaznaczenia wymaga przy tym, że postępowanie w przedmiocie udzielenia informacji publicznej jest postępowaniem odformalizowanym, a z przepisów u.d.i.p. nie wynikają jakiekolwiek wymagania formalne co do wniosku, poza jego utrwaleniem. Sposobem utrwalenia wniosku jest skierowanie go pocztą elektroniczną (email).

Obowiązkiem zaś organów władzy publicznej jest dochowanie szczególnych aktów staranności związanych z mailowym sposobem komunikacji, których wykonanie będzie ewentualnie stanowiło podstawę do przyjęcia, że wiadomość mailowa nie została skutecznie skierowana do organu.

W cenie Sądu kwestionując okoliczność złożenia przez skarżącego wniosku o udzielenie informacji publicznej z 9 grudnia 2025 r., podmiot zobowiązany powinien był wykazać, że korespondencja skarżącego do niego nie dotarła. Natomiast skarżący przedstawił wydruk korespondencji, w tym wniosku z 9 grudnia 2025 r. oraz ponaglenia z 17 stycznia 2026 r. wysłany na oficjalny adres Urzędu [...]:[...]. Jak wskazano powyżej, ryzyko nieodebrania, czy też nieodczytania w takiej sytuacji przez podmiot zobowiązany wysłanego do niego przy użyciu poczty elektronicznej wniosku, skierowanego na oficjalnie podany adres poczty elektronicznej podmiotu, obciąża ten podmiot, a nie wnioskodawcę. Organ nie przedstawił dowodów na przeprowadzenie weryfikacji odnoszącej się do spornej wiadomości. Tym samym - w świetle przedstawionych poglądów – organ nie przełamał domniemania, że wniosek o udzielanie informacji publicznej został prawidłowo nadany na oficjalny adres poczty elektronicznej podmiotu zobowiązanego, a więc że do niego dotarł.

Jednocześnie z przedłożonego przez skarżącego wydruku zawierającego email jednoznacznie wynika, że 9 grudnia 2025 r. o godz. 0:36 skarżący skierował wniosek o udostępnienie informacji publicznej na adres email: [...] (k.66 akt sądowych). Poza sporem jest, że ww. adres jest właściwy dla korespondencji zawierającej wniosek o udostępnienie informacji publicznej. Brak też podstaw do uznania, że skarżący błędnie wpisał adres email.

W tym stanie rzeczy, biorąc pod uwagę, że to na organie spoczywał ciężar wykazania, że wniosek dostępowy skarżącego, mimo nadania go pocztą email na prawidłowy adres organu, faktycznie nie wpłynął na jego skrzynkę odbiorczą, sformułowany w skardze zarzut bezczynności należało uznać za zasadny.

Wobec powyższego, działając na podstawie art. 149 § 1 pkt 1 p.p.s.a., Sąd stwierdził, że Prezydent Miasta dopuścił się bezczynności w rozpoznaniu wniosku skarżącego z 9 grudnia 2025 r. (pkt I wyroku).

Oceniając charakter zaistniałej bezczynności, zgodnie z art. 149 § 1a p.p.s.a., w świetle całokształtu okoliczności faktycznych sprawy, Sąd uznał, że nie miała ona miejsca z rażącym naruszeniem prawa (pkt I wyroku).

W orzecznictwie wskazuje się, że kwalifikacja naruszenia prawa jako rażącego oznacza stan, w którym wyraźnie, ewidentnie naruszono treść obowiązku wynikającego z przepisu prawa i naruszenie to posiada pewne dodatkowe cechy w stosunku do stanu określanego jako "zwykłe" naruszenie prawa. Dla uznania rażącego naruszenia prawa nie jest wystarczające samo przekroczenie przez organ ustawowych obowiązków, ale musi być ono znaczne i niezaprzeczalne oraz pozbawione jakiegokolwiek racjonalnego uzasadnienia. Rażące naruszenie prawa oznacza wadliwość o szczególnie dużym ciężarze gatunkowym i ma miejsce w razie oczywistego braku podejmowania jakichkolwiek czynności czy oczywistego lekceważenia przepisów (por. np. wyroki NSA z: 21 czerwca 2012 r. I OSK 675/12, 29 listopada 2018 r. II GSK 1619/18).

W przekonaniu Sądu w niniejszej sprawie sytuacja taka nie wystąpiła. Sąd miał na uwadze, że po wniesieniu skargi organ udzielił odpowiedzi na wniosek dostępowy skarżącego, a stan bezczynności ustał.

Sąd umorzył postępowanie w zakresie zobowiązania organu do dokonania w określonym terminie czynności w postaci udzielenia informacji (art. 149 § 9 pkt 1 p.p.s.a.) gdyż informacja taka została już pytającemu udostępniona, a zatem zgodnie z art. 161 § 1 pkt 3 p.p.s.a. postępowanie w tym zakresie stało się bezprzedmiotowe (pkt II wyroku).

Sąd w pkt III wyroku na podstawie art. 151 p.p.s.a. oddalił skargę w pozostałej części. Po wpłynięciu skargi organ podjął właściwe działania i udzielił odpowiedzi na wniosek dostępowy, nie występuje zatem przypuszczenie, że nałożenie grzywny jest konieczne aby wymusić prawidłowe procedowanie przez organ wniosku w zakresie dostępu do informacji publicznej.

Natomiast oddalając wniosek o przyznanie sumy pieniężnej Sąd miał na uwadze, że jej przyznanie na gruncie art. 149 § 2 p.p.s.a. powinno być ograniczone do wyjątkowych przypadków, uzasadnionych szczególnie drastycznymi i zawinionymi uchybieniami zasad efektywnego i terminowego działania organu w załatwieniu sprawy. Zdaniem Sądu taka sytuacja nie zachodzi w niniejszej sprawie.

O kosztach postępowania orzeczono na podstawie art. 200 i art. 205 § 2 p.p.s.a. zasądzając od organu na rzecz skarżącego zwrot niezbędnych kosztów postępowania w kwocie 100 zł (uiszczony wpis od skargi).