Spór, czy przesyłka miała wniosek o pobyt. Sąd oddalił skargę na bezczynność wojewody

O. K. (dalej: skarżąca) złożyła do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu skargę na bezczynność Wojewody Dolnośląskiego w sprawie zezwolenia na pobyt czasowy. Wniosła o stwierdzenie bezczynności o rażącym charakterze, zobowiązanie do wydania decyzji w terminie 14 dni od daty otrzymania przez organ odpisu prawomocnego wyroku, przyznanie sumy pieniężnej w kwocie 8 800 zł oraz zasądzenie kosztów postępowania.

Skarżąca wskazała, że w dniu 13 sierpnia 2025 r. złożyła wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy do Wojewody Dolnośląskiego, następnie wystosowała do organu wiadomość e-mail, która pozostała bez odpowiedzi. Podczas kontaktu z infolinią urzędu została poinformowana, że sprawa nie została zarejestrowana, a w celu przyspieszenia procesu zalecono przesłanie na adres mailowy organu dowodu nadania wniosku za pośrednictwem P.

W dniu 22 stycznia 2026 r. strona przesłała stosowną wiadomość oraz przedłożyła dokumentację potwierdzającą złożenie wniosku. Dnia 17 lutego 2026 r. strona skierowała kolejne pismo z zapytanie co do tej wniosku. W późniejszym czasie ponownie skontaktowała się z infolinią, gdzie poinformowano ją, że wniosek zaginął i należy złożyć go ponownie. Gdy strona zapowiedziała wniesienie skargi, pracownik Organu odparł jedynie: "proszę bardzo".

Zdaniem skarżącej powyższe zachowanie organu w sposób rażący narusza obowiązujące przepisy, w tym fundamentalną zasadę pogłębiania zaufania obywateli do organów władzy publicznej (art. 8 k.p.a.). Nadto brak reakcji na wniosek prowadzi do poczucia bezradności lęku o przyszłość.

W odpowiedzi na skargę Wojewoda wniósł o jej oddalenie wskazując m.in., że w dostępnych Wojewodzie Dolnośląskiemu rejestrach nie figuruje wniosek z dnia 13 sierpnia 2025 r. o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy skarżącej. Zgodnie z adnotacją Kancelarii Ogólnej Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego we Wrocławiu wskazana przez skarżącą przesyłka listowa o nr [...], która wpłynęła do urzędu w dniu 13 sierpnia 2025 r., nie zawierała wniosku pobytowego, lecz załącznik. Nie można zatem zgodzić się z twierdzeniem Skarżącej, że "w dniu 13.08.2025 r. strona złożyła wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy do Wojewody Dolnośląskiego".

W piśmie procesowym z dnia 5 maja 2026 r. skarżąca wskazał, że swój wniosek pobytowy złożyła w tym samym dniu, w którym swój wniosek nadał jej partner, którego wniosek jest procedowany. Skarżąca wskazała, że wspólnie przygotowali swoje wnioski, ale w tym samym dniu i dwóch różnych kopertach je wysłali. Nadto, w dniu 11 sierpnia 2025 r. dokonała opłaty za udzielenie zezwolenia. Do pisma przedłożono m.in. oświadczenie skarżącej i jej partnera oraz kserokopię zwrotnego potwierdzenia odbioru przesyłki nr [...].

W złożonych, na wezwanie Sądu pismach z dnia 18 maja 2026 r. i 29 czerwca 2026 r., Wojewoda Dolnośląski wyjaśnił, że nie jest w stanie odszukać przesyłki listowej o nr [...], która wpłynęła do Urzędu w dniu 13 sierpnia 2025 r. Jedynie z rejestru prowadzonego przez kancelarię ogólną Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego we Wrocławiu wynika, że powyższa przesyłka nie zawierała wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy, dlatego też dokumentom nie nadano numeru sprawy i nie przekazano do merytorycznego rozpatrzenia. Po przeprowadzeniu wewnętrznych ustaleń stwierdzono również, że zarówno w krajowym zbiorze rejestrów, ewidencji i wykazu w sprawach cudzoziemców, jak i wewnętrznych rejestrach dziedzinowych Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego we Wrocławiu nie widnieje wniosek o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy skarżącej, datowany na dzień 13 sierpnia 2025 r.

Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu zważył, co następuje:

Stosownie do treści przepisu art. 3 § 2 pkt 8 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. 2026 , poz. 143 ) – zwanej dalej p.p.s.a, kontrola działalności administracji publicznej przez sądy administracyjne obejmuje orzekanie w sprawach skarg na bezczynność organów. Uwzględniając skargę na bezczynność sąd administracyjny zobowiązuje organ do wydania w określonym terminie aktu lub dokonania czynności lub stwierdzenia albo uznania uprawnienia lub obowiązku wynikających z przepisów prawa, o czym stanowi art. 149 §1 p.p.s.a. W tym zakresie stwierdzić należy, że z bezczynnością organu administracji publicznej mamy do czynienia wówczas, gdy w określonym w prawie terminie organ nie podejmuje żadnych czynności w sprawie lub, gdy wprawdzie prowadził postępowanie w sprawie, jednakże, mimo istnienia ustawowego obowiązku, nie kończy go wydaniem stosownego aktu lub nie podejmuje czynności. Wniesienie skargi na bezczynność organu jest przy tym uzasadnione nie tylko w przypadku niedotrzymania terminu załatwienia sprawy, ale także w przypadku odmowy wydania aktu, mimo istnienia ustawowego obowiązku, choćby organ mylnie sądził, że załatwienie sprawy nie wymaga wydania aktu. Dla uznania bezczynności konieczne jest zatem ustalenie, że organ administracyjny zobowiązany był na podstawie przepisów prawa do wydania decyzji lub innego aktu albo do podjęcia określonych czynności. Innymi słowy bezczynność organu administracyjnego można najogólniej określić jako taki stan rzeczy, w którym zawisła przed organem sprawa nie została załatwiona, mimo upływu przewidzianych w przepisach prawa terminów, a organ nie podejmuje w tym zakresie żadnych działań.

Postępowanie w sprawie udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy wszczynane jest na podstawie wniosku strony, który winien zostać złożony na formularzu zawierającym dane określone w art. 106 ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach (Dz.U. z 2025, poz. 622), w dacie, w której skarżąca podnosi złożenie takiego wniosku, tj. 13 sierpnia 2025 r. strona wniosek mogła złożyć również za pośrednictwem operatora pocztowego. Aby jednak taki wniosek mógł wszcząć postępowanie musiał dotrzeć do adresata. Tylko bowiem skuteczne złożenie wniosku o wydanie zezwolenia pobytowego może stanowić podstawę merytorycznego badania przez sąd administracyjny skargi na bezczynność. A contrario dopóki wniosek nie zostanie złożony nie można zarzucić organowi bezczynności w rozpoznaniu wniosku. Innymi słowy, dopóki organ nie otrzyma stosownego wniosku w ogóle nie może pozostawać w bezczynności.

W kontrolowanej sprawie osią sporu między stronami jest fakt doręczenia organowi wniosku skarżącej o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy. Jest to zaś niezbędne, aby stwierdzić, że Wojewoda pozostaje lub pozostawał w bezczynności. Wedle twierdzeń strony skarżącej przedmiotowy wniosek został przesłany za pośrednictwem poczty tradycyjnej i dotarł do organu w dniu 13 sierpnia 2025 r., na co przedłożyła kserokopię potwierdzenia odbioru przesyłki nr [...]. Z kolei Wojewoda twierdzi, że istotnie przesyłka o tymże numerze wpłynęła do niego w podanym dniu, jednakże nie zawierała wniosku pobytowego, lecz "załącznik", dlatego też dokumentom nie nadano numeru sprawy i nie przekazano do merytorycznego rozpatrzenia, przy czym Wojewoda wskazał, że "nie jest w stanie" odszukać przesyłki o podanym numerze.

Uwzględniając powyższe okoliczności faktyczne oraz to, że ciężar wykazania doręczenia - złożenia wniosku - w razie zaistnienia sporu co do tego faktu - spoczywa na wnioskodawcy, który wywodzi z niego określone skutki prawne, należy wskazać, że w interesie wnioskodawcy jest skorzystanie z takiej formy złożenia wniosku, która pozwoli mu na udowodnienie ponad wszelką wątpliwość, że wniosek o określonej treści dotarł do adresata. Tymczasem w niniejszej sprawie skarżąca dysponuje wyłącznie potwierdzeniem odbioru przez Wojewodę w dacie 13 sierpnia 2025 r. przesyłki o podanym numerze. Nie przedstawiła zaś żadnego dowodu, że w przesyłce tej istotnie znajdował się wniosek o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy, chociaż ciężar udowodnienia faktu doręczenia wniosku spoczywał na skarżącej jako podmiocie twierdzącym, a nie na organie jako podmiocie przeczącym. Samo zaś doręczenie w dniu 13 sierpnia 2025 r. korespondencji nie oznacza wykazania przesłanki skutecznego i prawidłowego doręczenia wniosku pobytowego. Na przedłożonej przez skarżącą kserokopii potwierdzenia odbioru nie ma żadnej adnotacji co do zawartości przesyłki, w tym chociażby w miejscu przeznaczonym na "dodatkowe informacje nadawcy".

Nadto, odnosząc się do twierdzeń skarżącej, że swój wniosek złożyła w tym samym dniu co jej partner, którego wniosek jest procedowany, można stwierdzić, że skoro wniosek jej partnera wpłynął do organu i został mu nadany bieg, to nie można też wykluczyć zasadności twierdzeń Wojewody, że istotnie w kopercie, która wpłynęła do Wojewody nie było wniosku skarżącej. Ponieważ jednak podjęte także i przez tut. Sąd w toku niniejszego postępowania czynności ukierunkowane na wyjaśnienie kwestii wpływu wniosku strony do organu, nawet przy uwzględnieniu dowodów przedłożonych przez skarżącą, nie pozwalają na niebudzące wątpliwości przyjęcie, że sporny wniosek rzeczywiście wpłynął do organu, to tym samym nie sposób uwzględnić skargi i stwierdzić bezczynności organu oraz zobowiązać go – jak oczekuje tego skarżąca - do wydania w sprawie decyzji w terminie 14 dni, skoro Wojewoda realnie nie dysponuje wnioskiem strony. W tej sytuacji, uznając, że strona skarżąca, na której spoczywał ciężar dowodu, nie wykazała, że w dacie zainicjowania postępowania sądowoadministarcyjnego organ pozostawał w bezczynności, Sąd oddalił skargę w całości na podstawie art. 151 p.p.s.a.

Na mocy art. 119 pkt 4 w zw. z art. 120 p.p.s.a., sprawa została rozpoznana na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym.