Skan odręcznego podpisu nie wystarczył. Sąd oddalił skargę spółki na karę 5 tys. zł

Zaskarżonym postanowieniem z 5 lutego 2026 r., nr NS-HP.906.11.2025 Śląski Państwowy Wojewódzki Inspektor Sanitarny w Katowicach (dalej "ŚPWIS" lub "Organ odwoławczy") stwierdził niedopuszczalność odwołania.

Zaskarżone postanowienie ŚPWIS zapadło w następującym stanie sprawy.

Państwowy Powiatowy Inspektor Sanitarny w B. (dalej "PPIS" lub "Organ I instancji") decyzją z 16 października 2025 r., nr [...] orzekł wymierzyć M. sp. z o.o. w K. (dalej "Skarżąca" lub "Spółka") karę pieniężną w wysokości 5 000,00 zł za niedokonanie zgłoszenia jako dystrybutor krajowy do Komisji Europejskiej udostępnianych na rynku produktów kosmetycznych wprowadzonych już do obrotu w innym państwie członkowskim.

Podstawę prawną decyzji z 16 października 2025 r. stanowiły w szczególności przepisy art. 32 ustawy z dnia 4 października 2018 r. o produktach kosmetycznych (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 2227) oraz art. 104 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 572 z późn. zm.; dalej "k.p.a.").

Spółka pismem z 10 grudnia 2025 r. wniosła odwołanie od ww. decyzji.

Zaskarżonym postanowieniem ŚPWIS, działając na podstawie art. 134 k.p.a., stwierdził niedopuszczalność odwołania. W uzasadnieniu postanowienia Organ odwoławczy wskazał, że decyzja PPIS z 16 października 2025 r. została doręczona Spółce 31 października 2025 r. Spółka wniosła odwołanie 10 grudnia 2025 r. za pośrednictwem systemu e-Doręczeń. Odwołanie zostało wniesione w formie pliku pdf, przy czym został zamieszczony odręczny podpis strony. Dokument w formie elektronicznej nie został podpisany.

Organ odwoławczy w postępowaniu wstępnym podejmuje czynności mające na celu ustalenie czy odwołanie jest dopuszczalne i czy zostało wniesione w ustawowym terminie. Przyczyną niedopuszczalności odwołania mogą być braki formalne odwołania, które pomimo wezwania w trybie art. 64 § 2 k.p.a. o ich uzupełnienie – nie zostały uzupełnione w zakreślonym terminie. Organ odwoławczy zwrócił się dwukrotnie pismami z 23 grudnia 2025 r. oraz 9 stycznia 2026 r. do Spółki o podpisanie wniesionego odwołania. Braki nie zostały uzupełnione przez Spółkę w wyznaczonym terminie, co skutkowało stwierdzeniem niedopuszczalności odwołania. Postanowieniem z 6 marca 2026 r., sprostowanym postanowieniem z 13 marca 2026 r., ŚPWIS odmówił Spółce przywrócenia terminu do uzupełnienia braków formalnych odwołania z 10 grudnia 2025 r.

W skardze do sądu administracyjnego, Spółka zaskarżyła postanowienie ŚPWIS z 5 lutego 2026 r. w całości jako naruszające prawo i wniosła o jego uchylenie. Wyjaśniła, że wniosła odwołanie 10 grudnia 2025 r. za pośrednictwem e-doręczeń. Intencją strony od początku było skuteczne zaskarżenie decyzji i doprowadzenie do jej merytorycznej kontroli w postępowaniu odwoławczym. W sprawie nie doszło do sytuacji, w której strona nie chciała podpisać pisma albo zrezygnowała z odwołania. Przeciwnie, strona podejmowała działania zmierzające do skutecznego wniesienia odwołania i pozostawała w przekonaniu, że obowiązek ten został wykonany. Rozstrzygnięcie o niedopuszczalności odwołania zostało wydane z nadmiernie formalistycznym podejściem do sprawy. Organ poprzestał na stwierdzeniu, że dokument nie został podpisany elektronicznie, nie wyjaśniając w sposób dostateczny, na czym dokładnie polegała wadliwość przesłanego pliku i dlaczego w realiach sprawy nie było podstaw do dalszego procedowania po usunięciu wątpliwości co do podpisu.

W odpowiedzi na skargę Organ odwoławczy wniósł o jej oddalenie i podtrzymał swoje stanowisko prezentowane w sprawie.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach zważył, co następuje:

Skarga nie jest uzasadniona.

Kontrolowane postanowienie nie narusza bowiem prawa materialnego, nie jest dotknięte kwalifikowanymi wadami skutkującymi wznowieniem postępowania bądź stwierdzeniem nieważności ani nie uchybia regułom procedury administracyjnej w stopniu mogącym mieć istotny wpływ na wynik sprawy. Tymczasem z mocy art. 145 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (aktualny tekst jednolity: Dz. U. z 2026 r., poz. 143 z późn. zm.; dalej "p.p.s.a."), dopiero stwierdzenie tego rodzaju naruszenia prawa uzasadnia uwzględnienie skargi.

Przypomnieć należy, że odwołanie wnosi się w terminie czternastu dni od dnia doręczenia decyzji stronie, a gdy decyzja została ogłoszona ustnie – od dnia jej ogłoszenia stronie (art. 129 § 2 k.p.a.). Pierwszym zaś etapem postępowania odwoławczego przed organem odwoławczym jest badanie odwołania pod kątem spełnienia wymogów formalnych. Na tym etapie organ odwoławczy zobowiązany jest ocenić, czy odwołanie jest dopuszczalne oraz, czy zostało wniesione w ustawowym terminie. Dopiero stwierdzenie przez organ odwoławczy, że zostały spełnione warunki formalne odwołania pozwala na dokonanie merytorycznej oceny zaskarżonej decyzji.

Jeśli organ stwierdzi niedopuszczalność odwołania lub uchybienie terminowi do jego wniesienia, wówczas ma obowiązek wydać na podstawie art. 134 k.p.a. postanowienie, które jest ostateczne i może być przedmiotem skargi do sądu administracyjnego.

Podstawę do wydania zaskarżonego postanowienia w trybie art. 134 k.p.a. stanowiło ustalenie, że Skarżąca nie usunęła braków formalnych odwołania z 10 grudnia 2025 r. poprzez jego podpisanie.

W tym miejscu wyjaśnić trzeba, że choć odwołanie jest niesformalizowanym co do treści środkiem zaskarżenia to spełniać musi określone wymogi formalne. Odwołanie jest bowiem podaniem (art. 63 § 1 k.p.a.). Podanie wniesione na piśmie albo ustnie do protokołu powinno być podpisane przez wnoszącego, a protokół ponadto przez pracownika, który go sporządził (art. 63 § 3 k.p.a.). Podanie wniesione na adres do doręczeń elektronicznych lub za pośrednictwem konta w systemie teleinformatycznym organu administracji publicznej zawiera dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru (art. 63 § 3a k.p.a.).

Sposób podpisania odwołania jest uzależniony od sporządzenia podania przy zachowaniu formy pisemnej. Jeżeli jest utrwalone w postaci papierowej, obowiązuje wymóg własnoręcznego podpisu strony. Podanie na piśmie utrwalone w postaci elektronicznej wymaga opatrzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym (art. 14 § 1d k.p.a. w związku z art. 14 § 1a k.p.a.).

W świetle powyższego stwierdzić należy, że złożone w sprawie odwołanie Spółki zawierało braki, które uniemożliwiały nadanie sprawie dalszego biegu przed ich usunięciem. Mianowicie odwołanie złożone za pośrednictwem systemu e-doręczeń zostało wniesione w formie pliku pdf (skan papierowego odwołania), przy czym na piśmie tym umieszczono odręczny podpis osoby reprezentującej Spółkę. Podpis osobisty nie może być kopią (odbitką) podpisu, która powstaje na skutek mechanicznego odtworzenia. Plik pdf nie był zaś opatrzony ważnym podpisem elektronicznym Skarżącej. Skarżąca została zatem prawidłowo wezwana do usunięcia braków formalnych odwołania poprzez jego podpisanie pod rygorem stwierdzenia niedopuszczalności odwołania. W odpowiedzi na ww. wezwanie Spółka przesłała do Organu odwoławczego odwołanie z 10 grudnia 2025 r. w postaci pliku pdf z odręcznym podpisem strony i umieszczoną w prawym górnym rogu adnotacją "podpis zaufany 23.12.2025 15:18:27". W wyniku weryfikacji ustalono, że odwołanie nie zostało podpisane elektronicznie, tj. w wyniku weryfikacji nie wykryto podpisu elektronicznego, w tym podpisu zaufanego wzmiankowanego w treści odwołania. Zaś skan odręcznego podpisu pozostaje obrazem podpisu, nie jest podpisem elektronicznym. Skarżąca pismem z 9 stycznia 2026 r. została ponownie wezwania do uzupełnienia braku formalnego wniesionego odwołania w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania pod rygorem stwierdzenia niedopuszczalności odwołania. Wezwanie to, doręczone Spółce 24 stycznia 2026 r., pozostało bez odpowiedzi. Jednocześnie z akt administracyjnych sprawy wynika, że termin na usunięcie braków formalnych odwołania nie został Spółce przywrócony. W tych okolicznościach ŚPWIS prawidłowo wydał postanowienie o niedopuszczalności odwołania, uzasadniając to rozstrzygnięcie potrzebą lepszego zabezpieczenia stronie możności ochrony jej praw w postępowaniu odwoławczym niż w przypadku pozostawienia podania bez rozpoznania.

Odnosząc się do zarzutu o "nadmiernie formalistycznym podejściu do sprawy" należy wskazać, że wymóg podpisu odwołania w postępowaniu administracyjnym jest jednym z podstawowych, a zarazem jednym z minimalnych elementów tego środka zaskarżenia. W orzecznictwie ugruntowany jest pogląd, zgodnie z którym odwołanie bez podpisu nie jest odwołaniem w rozumieniu art. 127 § 1 i art. 128 k.p.a. Pismo nie zawierające podpisu w istocie nie wszczyna postępowania odwoławczego.

Uznawszy zarzuty podniesione w skardze za niezasadne jak i nie znajdując podstaw do stwierdzenia z urzędu, że zaskarżone postanowienie jest niezgodne z prawem, Sąd, działając na podstawie art. 151 p.p.s.a. skargę oddalił, o czym orzeczono jak w sentencji wyroku.