Odmowa zaświadczenia o trybie drugiego sprostowania nazwiska matki. Sąd oddalił skargę

Postanowieniem z 25 maja 2026 r. Wojewoda Małopolski utrzymał w mocy postanowienie Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Limanowej z 10 kwietnia 2026 r. o odmowie wydania na wniosek D. S. (dalej skarżący) zaświadczenia w przedmiocie:

1. Potwierdzenia daty oraz podstawy prawnej na jakiej dokonano drugiego sprostowania nazwiska rodowego jego matki w systemie rejestrów państwowych w akcie urodzenia nr [...];

2. Potwierdzenia czy powyższa aktualizacja danych w systemie nastąpiła w drodze wydania odrębnej decyzji administracyjnej, czy też została wprowadzona bezpośrednio na podstawie jego wniosku;

3. Potwierdzenia aktualnego stanu zapisów w papierowej księdze urodzeń tj. czy figuruje w niej wzmianka marginesowa dotycząca sprostowania nazwiska rodowego jego matki, które jest uwzględnione obecnie w rejestrze stanu cywilnego.

Zaskarżone postanowienie zapadło w następujących okolicznościach faktycznych i prawnych.

W dniu 19 marca 2026 r. skarżący wystąpił do Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Limanowej z wnioskiem o wydanie w trybie art. 217 § 1 w zw. z 217 § 2 pkt 2 k.p.a. zaświadczenia potwierdzającego fakty oraz aktualny stan zapisów w aktach zbiorowych oraz rejestru stanu cywilnego, dotyczących jego aktu urodzenia w zakresie wskazanych wyżej punktów od 1 do 3.

Swój wniosek uzasadnił dbałością o spójność, dokumentacji, która jako dziedzictwo genealogiczne, zostanie w przyszłości przekazana do zasobów Archiwum Państwowego. Stwierdził jednocześnie, że bieżący odpis aktu stanu cywilnego wydany z rejestru stanu cywilnego jest dokumentem niewystarczającym, ponieważ prezentuje jedynie aktualny stan wpisów, natomiast nie zawiera informacji o trybie dokonanych zmian. Jako osoba dbająca o rzetelność zapisów archiwalnych, ma prawo posiadać oficjalne potwierdzenie trybu dokonanych zmian oraz spójność rejestru cyfrowego z dokumentacją źródłową (księgą papierową). Jest to niezbędna do zapewnienia jego dzieciom i wnukom pełnej i przejrzystej informacji o ich tożsamości rodowej oraz uniknięcia błędów w przyszłych kwerendach archiwalnych i sprawach spadkowych.

W odpowiedzi na powyższe pismo Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego 27 marca 2026 r. przesłał skarżącemu pismo wyjaśniające.

W odpowiedzi na powyższe skarżący wezwał organ I instancji do usunięcia naruszeń procedury administracyjnej poprzez wydanie zaświadczenia o treści żądanej we wniosku z 19 marca 2026 r.

W dniu 10 kwietnia 2026 r. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Limanowej wydał postanowienie, mocą którego odmówił uwzględnienia żądania skarżącego.

W uzasadnieniu postanowienia wyjaśniono, że 28 października 2025 r. skarżący otrzymał wszystkie dokumenty z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego swojego aktu urodzenia, w postaci kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem przez Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Limanowej, odpis skrócony i odpis zupełny tego aktu oraz zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych osoby. Umożliwiono również skarżącemu wykonanie fotokopii jego aktu urodzenia, sporządzonego w księdze stanu cywilnego. Kierownik podniósł ponadto, że ww. dokumenty, które są jedynymi dopuszczalnymi prawem formami zaświadczeń wydawanych z rejestru stanu cywilnego, potwierdzają aktualną treść aktu i zawierają informacje o trybie dokonywanych zmian. W dalszej części uzasadnienia swojego rozstrzygnięcia organ I instancji, przywołując dyspozycję art. 44 p.a.s.c., przedstawił katalog dokumentów wydawanych w oparciu o rejestr stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego. Podkreślił przy tym, że katalog ten jest określony i zamknięty, zaś wskazane dokumenty - wydawane na ściśle ewidencjonowanych drukach, zgodnie z wzorami ustalonymi rozporządzeniem Ministra Cyfryzacji z dnia 29 maja 2023 r. w sprawie wzorów dokumentów wydawanych z zakresu rejestracji stanu cywilnego - stanowią jedyne przewidziane prawem potwierdzenia zdarzeń, których dotyczą. Tym samym - jak skonstatował organ - wydanie zaświadczenia o żądanej przez skarżącej treści nie ma oparcia w żadnym z przepisów p.a.s.c. Nie istnieje również podstawa do załatwienia sprawy w trybie art. 217 k.p.a., gdyż przepisy k.p.a. kierownik urzędu stanu cywilnego stosuje tylko w przypadkach nieuregulowanych w p.a.s.c., a katalog dokumentów wydawanych z rejestru stanu cywilnego - jak wyżej wskazano - został zamknięty. Wydanie przez kierownika urzędu stanu cywilnego zaświadczenia o treści i w formie żądanej przez skarżącego pozostawałoby w sprzeczności z przepisami ww. ustaw, a organ nie może podejmować działań nie przewidzianych w przepisach prawa.

Na powyższe postanowienie skarżący wniósł zażalenie. W złożonym zażaleniu skarżący zarzucił organowi I instancji:

- naruszenie art. 217 i art. 218 § 1 k.p.a. w zw. z art. 12 ust, 1 p.a.s.c. poprzez ich błędną wykładnię i uznanie, że katalog dokumentów wymieniony w ustawie Prawo o aktach stanu cywilnego ma charakter zamknięty i wyłącza stosowanie k.p.a.,

- naruszenie art. 7, 8 i 9 k.p.a. poprzez działanie sprzeczne z zasadą praworządności i prawdy obiektywnej i budzenia zaufania, polegające na odmowie potwierdzenia faktów techniczno-prawnych (migracji danych) znanych organowi z urzędu,

- naruszenie art. 51 ust. 1 Konstytucji RP poprzez ograniczenie prawa dostępu do rzetelnej informacji o przetwarzaniu danych osobowych skarżącego.

Zaskarżonym postanowieniem z 25 maja 2026 r. Wojewoda Małopolski utrzymał w mocy postanowienie Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Limanowej.

W motywach rozstrzygnięcia organ odwoławczy podniósł, że informacje zawarte w dokumentacji, stanu cywilnego (w tym w rejestrze stanu cywilnego) mogą być udzielane wyłącznie w formach przewidzianych przez ustawę Prawo o aktach stanu cywilnego (p.a.s.c.) oraz pod warunkiem zaistnienia wskazanych przez nią okoliczności.

W dalszej części uzasadnienia Wojewoda wskazał, że ustawodawca zezwala kierownikowi urzędu stanu cywilnego na konkretne formy działania w zakresie udostępnia danych z akt stanu cywilnego. Wymienił tu: wydanie z rejestru stanu cywilnego odpisów zupełnych i skróconych aktów stanu cywilnego, zaświadczeń o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby, zaświadczeń o stanie cywilnym, dokumentów z akt zbiorowych oraz umożliwienie osobie uprawnionej nieodpłatnie wykonanie fotokopii aktu stanu cywilnego sporządzonego w księdze stanu cywilnego prowadzonej przed dniem wejścia w życie ustawy.

Następnie przywołano regulacje k.p.a. dotyczące zaświadczeń. Podano, że przepisy ogólne k.p.a. stosuje się tylko wtedy, gdy przepisy odrębne nie stanowią inaczej. Ustawa p.a.s.c., która stanowi lex specialis w stosunku do k.p.a., reguluje w sposób kompletny i precyzyjny zasady jawności i dostępności do danych zawartych w dokumentacji stanu cywilnego oraz przewiduje konkretne - wskazane wyżej - formy udostępniania tych danych, a także wskazuje kto i w jakim zakresie może żądać ich udostępnienia. W ocenie organu odwoławczego stosowanie trybu z art. 217 k.p.a. do tworzenia zaświadczeń potwierdzających fakty z akt stanu cywilnego jest zatem niedopuszczalne. Jakkolwiek zatem kierownik urzędu stanu cywilnego jest organem administracji publicznej - to jego kompetencje w zakresie wydawania dokumentów z akt stanu cywilnego zdeterminowane są pragmatyką służbową p.a.s.c., która jest regulacją autonomiczną. Brak umocowania w tej ustawie do wydania zaświadczenia o treści żądanej przez wnioskodawcę oznacza tym samym, że organ nie może posiłkować się k.p.a. aby takie żądanie spełnić. Na poparcie swojego stanowiska organ przywołał wybrane orzeczenia sądów administracyjnych.

Na powyższe postanowienie skarżący wniósł skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie. W skardze zaskarżonemu postanowieniu zarzucił naruszenie:

1/ przepisów prawa materialnego, tj. art. 217 § 1 w zw. z art. 217 § 2 pkt 2 oraz art. 218 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego (k.p.a.) w zw. z art. 12 ust. 1 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego (p.a.s.c.), poprzez ich błędną wykładnię i uznanie, że katalog form udostępniania dokumentów w p.a.s.c. wyłącza stosowanie przepisów k.p.a. o zaświadczeniach w zakresie potwierdzania faktów techniczno-proceduralnych (logów systemowych, daty i trybu modyfikacji danych w systemie teleinformatycznym), które to fakty wynikają bezpośrednio z prowadzonych przez organ rejestrów i znajdują się w jego posiadaniu;

2/ art. 35 ust. 1 i 3 oraz art. 124 ust. 1-5 p.a.s.c. w zw. z art. 7 k.p.a. poprzez błędne uznanie, że proces migracji danych do systemu cyfrowego RSC oraz dokonywanie w nim. następczych korekt i sprostowań w formie czynności materialno-technicznej sankcjonuje istnienie tzw. "dualizmu dokumentacyjnego" (rozbieżności pomiędzy dokumentem źródłowym - papierową księgą, a rejestrem elektronicznym), a fakty związane z technicznym prostowaniem tych błędów przez urzędników nie podlegają urzędowemu poświadczeniu na wniosek obywatela;

3/ przepisów postępowania, tj. art. 107 § 3 k.p.a. w zw. z art. 126 k.p.a. oraz art. 8 i 9 k.p.a., poprzez wadliwe skonstruowanie uzasadnienia, polegające na oparciu rozstrzygnięcia na ogólnych rozważaniach teoretycznych oraz powieleniu stanowiska Organu I instancji, z jednoczesnym uznaniem merytorycznych zarzutów Skarżącego za subiektywną ocenę;

4/ art. 8 ust. 1 oraz art. 51 ust. 3 Konstytucji RP w zw. z art. 23 i art. 24 Kodeksu na nieuzasadnionym odstąpieniu od cywilnego oraz w zw. z art. 217 § 2 pkt 2 k.p.a., polegające zasady prymatu Konstytucji jako najwyższego prawa poprzez zastosowanie pozaustawowego ograniczenia prawa Skarżącego do dostępu do metadanych technicznych, co w konsekwencji doprowadziło do uszczuplenia systemowej ochrony jego cywilnoprawnych dóbr osobistych w postaci tożsamości rodowej, podczas gdy ustawa p.a.s.c. takiego wyłączenia nie zawiera;

5/ przepisów postępowania, które miało istotny wpływ na wynik sprawy, tj. art. 7, art. 77 § 1 oraz art. 107 § 3 k.p.a., poprzez sporządzenie uzasadnienia zaskarżonego aktu w sposób pozorny, oparty na całkowicie nieadekwatnej linii orzeczniczej (w tym wyrokach o sygn. III SA/Kr 1394/21, III SA/Kr 1428/21 oraz II OSK 162/23) dotyczącej zakazu tworzenia zaświadczeń abstrakcyjnych oraz zakazu fotokopiowania aktów, podczas gdy przedmiotem wniosku Skarżącego jest ujawnienie metadanych technicznych i logów systemowych, co doprowadziło do rozpoznania sprawy sprzecznie z jej rzeczywistym przedmiotem.

W odpowiedzi na skargę organ wniósł o jej oddalenie podtrzymując swoje dotychczasowe stanowisko.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie zważył, co następuje.

W myśl art. 1 § 1 i § 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. - Prawo o ustroju sądów administracyjnych (tekst jedn. Dz. U. z 2024 r., poz. 1267) sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej pod względem zgodności z prawem, jeżeli ustawy nie stanowią inaczej. Kontrola ta polega na zbadaniu zgodności z prawem (legalności) określonego przejawu działalności administracji publicznej.

Na mocy art. 145 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jedn. Dz. U. z 2026 r., poz. 143) dalej powoływanej jako "p.p.s.a.", uwzględnienie skargi następuje w przypadku: naruszenia prawa materialnego, które miało wpływ na wynik sprawy, naruszenia prawa dającego podstawę do wznowienia postępowania administracyjnego lub innego naruszenia przepisów postępowania, jeśli mogło mieć ono istotny wpływ na wynik sprawy (pkt 1), a także w przypadku stwierdzenia przyczyn powodujących nieważność kontrolowanego aktu (pkt 2) lub wydania tego aktu z naruszeniem prawa (pkt 3). W przypadku uznania, że skarga nie ma uzasadnionych podstaw podlega ona oddaleniu, na podstawie art. 151 p.p.s.a.

Sąd administracyjny nie rozstrzyga więc sprawy merytorycznie, lecz ocenia zgodność decyzji, postanowień i innych aktów podejmowanych przez organy administracji publicznej z przepisami prawa, to jest ocenia, czy przy wydawaniu zaskarżonego aktu nie doszło do naruszenia prawa dającego podstawę do stwierdzenia jego nieważności, naruszenia prawa dającego podstawę do wznowienia postępowania, naruszenia prawa materialnego w stopniu mającym wpływ na wynik sprawy albo naruszenia przepisów postępowania administracyjnego w stopniu mogącym mieć istotny wpływ na wynik sprawy.

Zgodnie z art. 134 § 1 p.p.s.a. sąd wydaje rozstrzygnięcie w granicach danej sprawy, nie będąc związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną. Natomiast stosownie do art. 135 p.p.s.a. sąd stosuje przewidziane ustawą środki w celu usunięcia naruszenia prawa w stosunku do aktów lub czynności wydanych lub podjętych we wszystkich postępowaniach prowadzonych w granicach sprawy, której dotyczy skarga, jeżeli jest to niezbędne dla końcowego jej załatwienia.

Oceniając wydane w sprawie decyzje w wyżej wskazanym zakresie kognicji Sąd w składzie rozpoznającym sprawę uznał, że wniesiona skarga nie jest zasadna.

Określając materialnoprawną podstawę rozstrzygnięcia, w pierwszej kolejności wskazać należy, prawne formy udostępniania danych i dokumentów dotyczących rejestracji stanu cywilnego oraz kompetencje kierownika urzędu stanu cywilnego w tym zakresie określają przepisy ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. 2026. 393) dalej: p.a.s.c.

Zgodnie z art. 44 ust. 1 pkt 1 do 3 p.a.s.c. kierownik urzędu stanu cywilnego wydaje: odpisy zupełne i odpisy skrócone aktów stanu cywilnego, zaświadczenia o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby i zaświadczenia o stanie cywilnym.

Zgodnie z art. 44 ust. 2 i ust. 3 p.a.s.c. odpis zupełny aktu stanu cywilnego stanowi dosłowne powtórzenie treści aktu stanu cywilnego oraz treści dołączonych wzmianek dodatkowych, a odpis skrócony aktu stanu cywilnego zawiera treść aktu stanu cywilnego uwzględniającą treść dołączonych wzmianek dodatkowych.

Zgodnie z art. 50 p.a.s.c. zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby zawiera: 1) oznaczenie wnioskodawcy; 2) informację o sporządzonych aktach stanu cywilnego wskazanej osoby; 3) informację o zamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego przypiskach przy akcie wskazanej osoby lub treść tych przypisków; 4) informację o zamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby lub treść tych danych, z wyłączeniem danych zawartych w akcie stanu cywilnego oraz danych zawartych w rejestrze uznań; 5) informację o niezamieszczeniu w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby lub przypisków przy akcie wskazanej osoby.

Wskazać należy, że ww. dokumenty sporządzane są wedle ściśle określanych zasad określonych rozporządzeniem Ministra Cyfryzacji z dnia 29 maja 2023 r. w sprawie wzorów dokumentów wydawanych z zakresu rejestracji stanu cywilnego (Dz. U. 2023 r. poz. 1023) na specjalnych ewidencjonowanych drukach, opatrzone wymaganymi pieczęciami . Dokumenty te stanowią zgodnie z art. 3 p.a.s.c. jedyne przewidziane prawem potwierdzenia zdarzeń, których dotyczą.

Zgodnie z art. 26 ust. 4 p.a.s.c. dokumenty z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego, na żądanie (...) osoby, której akt stanu cywilnego dotyczy, lub osoby mającej interes prawny, mogą być wydawane: 1) na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej albo odwzorowania cyfrowego poświadczonego za zgodność z oryginałem przez kierownika urzędu stanu cywilnego kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo 2) w postaci kopii albo wydruku dokumentu elektronicznego poświadczonych za zgodność z oryginałem przez kierownika urzędu stanu cywilnego podpisem własnoręcznym.

Zgodnie z art. 130 ust. 5 p.a.s.c., osobie uprawnionej do otrzymania odpisu aktu stanu cywilnego można umożliwić nieodpłatne wykonanie fotokopii aktu stanu cywilnego sporządzonego w księdze stanu cywilnego prowadzonej przed dniem wejścia w życie ustawy, jeżeli wykonanie fotokopii nie zagraża trwałości księgi i zawartych w niej aktów stanu cywilnego. Ustawodawca wyraźnie zastrzegł przy tym, że fotokopia aktu stanu cywilnego nie ma mocy dokumentu urzędowego. (nie ma podstaw do potwierdzania za zgodność III SA/Kr 639/26).

Jednocześnie zgodnie z art. 12 p.a.s.c. w sprawach nieuregulowanych w ustawie stosuje się przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2025 r. poz. 1691).

Zgodnie z art. 217 § 1 k.p.a. organ administracji publicznej wydaje zaświadczenie na żądanie osoby ubiegającej się o zaświadczenie. Zgodnie z art. § 2 powołanego art. 217 k.p.a. zaświadczenie wydaje się jeżeli: 1) urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego wymaga przepis prawa; 2) osoba ubiega się o zaświadczenie ze względu na swój interes prawny w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego.

Stosownie do art. 218 § 1 k.p.a. w przypadkach, o których mowa w art. 217 § 2 pkt 2, organ administracji publicznej obowiązany jest wydać zaświadczenie, gdy chodzi o potwierdzenie faktów albo stanu prawnego, wynikających z prowadzonej przez ten organ ewidencji, rejestrów bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu.

W art. 219 k.p.a. unormowano z kolei kwestię odmowy wydania zaświadczenia.

Zdaniem Sądu, słuszne jest stanowisko organów, że ustawa p.a.s.c. w sposób kompleksowy reguluje zakres, rodzaj i formę wydawanych dokumentów (w tym zaświadczeń) a zatem przepisy dotyczące zaświadczeń z k.p.a. dotyczące zaświadczeń nie mogą stanowić alternatywnej drogi prawnej do uzyskania żądanych przez skarżącego danych potwierdzonych urzędowo, albowiem wiązałoby się do z dokonaniem przez kierownika urzędu stanu cywilnego czynności wykraczającej poza zakres jego ustawowych kompetencji. Przepisy p.a.s.c. nie przewidują bowiem możliwości wydawania zaświadczeń przez kierownika urzędu stanu cywilnego potwierdzającego fakty wywiedzione z analizy dokumentów aktu stanu cywilnego.

Trafnie też w zaskarżonym postanowieniu organ odniósł się do poszczególnych żądań skarżącego wskazując na stosowne regulacje p.a.s.c. odpowiadające przedmiotowi żądania skarżącego. I tak w zakresie żądanych danych odnośnie wzmianki dotyczącej drugiego sprostowania nazwiska rodowego matki skarżącego zasadnie wskazano, że fakt i data drugiego sprostowania nazwiska rodowego matki skarżącego, odzwierciedlone w jego akcie urodzenia w postaci wzmianki dodatkowej będą widoczne w każdym odpisie zupełnym (art. 44 ust. 2). Jednocześnie zauważyć należy, że jeśli chodzi o dokument źródłowy, stanowiący podstawę dokonania wzmianki to zgodnie z art. 26 p.a.s.c. stanowi akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego, które mogą być wydawane w trybie określonym w art. 26 ust. 4 p.a.s.c.

Jeśli chodzi o aktualny stan zapisów w papierowej księdze urodzeń odnośnie swojego aktu urodzenia, w tym czy figuruje w nim wzmianka marginesowa dotycząca sprostowania nazwiska rodowego jego matki, skarżący może zweryfikować w trybie określonym art. 130 ust. 5 p.a.s.c. - poprzez uzyskanie dostępu do aktu w celu samodzielnego wykonania fotokopii. Natomiast odnośnie żądania potwierdzenia w jakim trybie doszło do sprostowania w zakresie nazwiska matki skarżącego przepisy p.a.s.c. wprost wskazują w art. 35 ust. 3, że sprostowanie następuje w drodze czynności materialno- technicznej.

Odnośnie zarzutu naruszenia art. 35 ust. 1 i 3 oraz art. 124 ust. 1-5 p.a.s.c. w zw. z art. 7 k.p.a. Sąd zauważa, że biorąc pod uwagę treść wniosku o wydanie zaświadczenia kwestia ewentualnych rozbieżności pomiędzy dokumentem źródłowym - papierową księgą, a rejestrem elektronicznym wykracza poza zakres niniejszej sprawy. Natomiast, co do zakresu obowiązku i form działania kierownika urzędu stanu cywilnego odnośnie wydawanych dokumentów i zaświadczeń Sąd zajął stanowisko jak w powyższych rozważaniach.

Zatem, w ocenie Sądu, w niniejszej sprawie organy nie dopuściły się naruszenia prawa materialnego, które miało wpływ na wynik sprawy, ani też przepisów prawa procesowego w stopniu mogących mieć istotny wpływ na wynik sprawy. Dlatego też zarzuty skargi należało uznać za niezasadne.

Mając na uwadze powyższe, Sąd orzekł jak w sentencji wyroku, na podstawie art. 151 p.p.s.a.