Brak akt osobowych u pracodawcy przesądził o urlopie z 2024 r. Sąd zasądził 2473,68 zł

Pozwem z dnia 2 kwietnia 2025 r. (data nadania) J. U. (2) wniósł o sprostowanie, przez byłego pracodawcę (...) sp. k. w G., świadectwa pracy poprzez wykreślenie pkt. 6 podpkt. 2. oraz o zobowiązanie pozwanego do zapłaty ekwiwalentu za urlop. W uzasadnieniu powód wskazał, że w trakcie trwania zatrudnienia w roku 2025 nie korzystał z urlopu wypoczynkowego.

(pozew – k. 4)

Sąd wezwał powoda do uzupełnienia braków formalnych, pismem z dnia 30 czerwca 2025r. W związku z wezwaniem, powód złożył pismo z dnia 11 lipca 2025 r. (data nadania), w którym wskazał żądaną kwotę ekwiwalentu na 1124,40zł, a ponadto wniósł o skierowanie sprawy do mediacji.

(wezwanie do uzupełnienia braków formalnych – k. 24, pismo powoda – k. 27)

W odpowiedzi na pozew z dnia 9 września 2025 r. (data nadania 10 września 2025r.) strona pozwana (...) sp. k. w G. wskazała, że przychyliła się do żądań strony powodowej i sprostowała świadectwo pracy w zakresie wskazanym przez powoda oraz wypłaciła ekwiwalent za urlop wypoczynkowy za 2025 rok w kwocie wskazanej przez powoda, wraz z odsetkami do dnia zapłaty. Ponadto pozwany wskazał dokładne wyliczenia, tj. sposób potrącenia należnych składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i zaliczkę na podatek dochodowy.

(odpowiedź na pozew – k. 54)

W związku z przychyleniem się pozwanego do stanowiska, zajętego przez powoda, Sąd zobowiązał stronę powodową do przedstawienia aktualnego stanowiska w sprawie.

(zarządzenie sądu z dnia 17 września 2025 r. k. 61, Zobowiązanie z dnia 1 października 2025 r. k. 62)

Pismem z dnia 17 października 2025 r. (data nadania) powód podtrzymał swoje dotychczasowe stanowisko, wskazując, że kwota ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy za 2025 rok nie została wypłacona w pełni, ponieważ niesłusznie został z niej potrącony podatek. Ponadto wniósł o zasądzenie od pozwanego na jego rzecz ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy za 2024 rok za wymiar 11 dni w kwocie 2473,63 zł.

(pismo powoda z dnia 17 października 2025 r. k. 63)

Sąd postanowieniem z dnia 23 października 2025 r. skierował strony do mediacji. Powód pismem z dnia 5 listopada 2025 r. ustosunkował się w sprawie postępowania mediacyjnego poprzez wniesienie o skierowanie sprawy do mediacji, a ponadto wskazał dokładne kwoty swoich roszczeń. Pozwany w piśmie z dnia 17 listopada 2025 r. wyraził brak zgody na mediację. W związku z powyższym, Sąd wyznaczył termin rozprawy.

(postanowienie Sądu z dnia 23 października 2025 r. k. 68, pismo powoda z dnia 5 listopada 2025 r. k. 73, pismo pozwanego z dnia 17 listopada 2025 r. k. 76, zarządzenie o wyznaczeniu terminu rozprawy z dnia 16 grudnia 2025 r. k. 79)

Na rozprawie w dniu 13 kwietnia 2026 r. o godzinie 11:00 stawił się powód osobiście. Pozwany nie odebrał w terminie, poprawnie adresowanego, wezwania do osobistego stawiennictwa, a w trakcie rozprawy sekretariat doręczył wiadomość od pełnomocniczki pozwanego, dotyczącej wypowiedzenia pełnomocnictwa. Powód na rozprawie wskazał, że jego zarobki wynoszą 5.800 zł brutto miesięcznie. Aby przedstawić sposób wyliczenia kwoty należnego mu ekwiwalentu dodał także, że kwota netto wynosi 4.500zł, co składa się na kwotę 224,88 netto za jeden dzień urlopu. Na rozprawie powód nie przedstawił nowych roszczeń, a ponadto przyznał, że pracodawca sprostował świadectwo pracy, a także wypłacił mu jedynie kwotę 810,83zł.

(Koperta zwrotna k. 83, wypowiedzenie pełnomocnictwa k. 84-85, x-y, protokół z rozprawy z dnia 13 kwietnia 2026 r. k. 88)

Sąd ustalił, co następuje:

J. U. (2) pracował w (...) sp. k. w G..

Powód był zatrudniony u pozwanego w okresie od 1 kwietnia 2022 r. do 28 lutego 2025 r. w pełnym wymiarze czasu pracy na stanowisku piekarza. Umowa o pracę została rozwiązana na mocy porozumienia stron (art. 30 § 1 pkt 1 k.p.). Powód nie wykorzystał, przysługującego mu urlopu wypoczynkowego, w wysokości 40 godzin – 5 dni – za rok 2025. Zarobki powoda wynosiły 5.800 zł brutto.

(dowód: zeznania J. U. (1), sprostowanie świadectwa pracy k. 56, zeznania powoda – protokół z rozprawy z dnia 13 kwietnia 2026 r. k. 88)

Pozwany, pomimo dwukrotnego wezwania przez Sąd do przedłożenia akt osobowych powoda oraz wysokości jego wynagrodzenia, liczonego jak ekwiwalent urlopowy nie przekazał wskazanej dokumentacji.

(Doręczenie pozwu z dnia 29 lipca k. 35-37, Zawiadomienie z dnia 22 grudnia 2025 r. k. 82)

J. U. (2), że nie wykorzystał urlopu także za poprzedni rok w ilości 11 dni. Pracownik wykorzystał jedynie 15 dni z należnego mu wymiaru 26 dni za 2024 rok. Należny urlop za 2022 rok i za 2023 rok wykorzystał.

(dowód: zeznania J. U. (1) - k. 88v, brak wykonania przez stronę pozwaną zobowiązania z karty 79 akt sprawy do wskazania sposobu wyliczenia i wypłaty należnego powodowi ekwiwalentu za urlop)

Powyższy stan faktyczny Sąd ustalił na podstawie dokumentacji zgromadzonej w aktach sprawy oraz na podstawie zeznań J. U. (1).

Zeznania J. U. (1) Sąd uznał za wiarygodne w zakresie, w jakim wskazywał on, że nie wykorzystał urlopu należnego mu za 2025 rok w ilości 5 dni – 40 godzin – strona pozwana w tym zakresie potwierdziła to w świadectwie pracy z k. 56. Zdaniem Sądu wiarygodne były także twierdzenia J. U. (1), że nie wykorzystał urlopu za poprzedni rok w ilości 11 dni. Pozwany, pomimo dwukrotnego wezwania przez Sąd do przedłożenia akt osobowych powoda oraz wysokości jego wynagrodzenia, liczonego jak ekwiwalent urlopowy nie przekazał wskazanej dokumentacji. Nie zostało też wykonane zobowiązanie z karty 79 akt sprawy do złożenia oryginałów list wypłaty ekwiwalentu oraz wskazania sposobu wyliczenia i wypłaty należnego powodowi ekwiwalentu za urlop.

Art. 233 KPC stanowi, że Sąd ocenia wiarogodność i moc dowodów według własnego przekonania, na podstawie wszechstronnego rozważenia zebranego materiału. Sąd oceni na tej samej podstawie, jakie znaczenie nadać odmowie przedstawienia przez stronę dowodu lub przeszkodom stawianym przez nią w jego przeprowadzeniu wbrew postanowieniu Sądu. Sąd nadał odmowie złożenia ww. dokumentacji takie znaczenie, że odmowa ta oznacza, że powód rzeczywiście nie wykorzystał w naturze urlopu wypoczynkowego także za 2024 rok w ilości 11 dni, a wykorzystał jedynie 15 dni z należnego mu wymiaru 26 dni za ten rok.

Sąd zważył, co następuje:

Powód wniósł przeciwko pozwanemu pracodawcy pozew, domagając się sprostowania świadectwa pracy oraz zasądzenia na swoją rzecz ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Podstawę materialnoprawną pierwszego z roszczeń stanowił art. 97 k.p. Z przepisu tego wynika zarówno obowiązek wydania pracownikowi świadectwa pracy, jak i obowiązek jego sprostowania w razie wadliwości dokumentu; pracownik może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie w terminie 14 dni od otrzymania świadectwa pracy, a w razie nieuwzględnienia wniosku przysługuje mu prawo wystąpienia z żądaniem sprostowania do sądu pracy. Należy wskazać, że brakuje podstaw do szczegółowego badania zachowania przez powoda terminu z art. 97 § 2

1 k.p. Pozwany nie podniósł w tym zakresie żadnego zarzutu, a w toku sprawy sam dokonał sprostowania świadectwa zgodnie z żądaniem powoda, przez co usunął stan niezgodności, który był przedmiotem procesu.

Podstawę drugiego roszczenia stanowił art. 171 § 1 k.p., zgodnie z którym w razie niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Sposób ustalania wysokości tego ekwiwalentu określają przepisy wykonawcze, w szczególności § 18 i § 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r.

Art. 152 KP stanowi, że pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego, a pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu.

Art. 154 KP:

§ 1. Wymiar urlopu wynosi:

1) 20 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat;

2) 26 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Art. 168 KP wskazuje zaś, że urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 KP

należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego.

W toku postępowania pozwany dokonał sprostowania świadectwa pracy zgodnie z żądaniem pozwu oraz wypłacił powodowi należność jedynie za rok 2025, powiększając ją dodatkowo o odsetki ustawowe. Powód domagał się zasądzenia ekwiwalentu pieniężnego za 11 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego w 2024 roku. W tej części kluczowe znaczenie miało rozłożenie ciężaru dowodu. Z art. 6 k.c. wynika, że ciężar udowodnienia faktu spoczywa na osobie, która z faktu tego wywodzi skutki prawne.

Wyrażonej w art. 6 k.c., reguły rozkładu ciężaru dowodu nie można rozumieć w ten sposób, że zawsze, bez względu na okoliczności sprawy, obowiązek dowodzenia wszelkich faktów o zasadniczym dla rozstrzygnięcia sporu znaczeniu spoczywa na stronie powodowej. Jeżeli jedna ze stron wykazała wystąpienie faktów przemawiających za słusznością jej stanowiska, wówczas to drugą stronę procesu obarcza ciężar udowodnienia okoliczności podważających ten wniosek. (II USK 224/24). Z przepisu wynika, że powód powinien udowodnić tzw. fakty pozytywne, stanowiące podstawę jego powództwa. Dowód, że zachodzi brak jednej z przesłanek powództwa, obciąża pozwanego, który ma obowiązek udowodnienia tzw. okoliczności przeszkadzających, np. okoliczności, które uniemożliwiły powstanie prawa powoda. Pozwanego obciąża także dowód tzw. okoliczności niweczących prawo powoda. (Balwicka-Szczyrba Małgorzata (red.), Sylwestrzak Anna (red.), Kodeks cywilny. Komentarz aktualizowany). W realiach niniejszej sprawy powód wskazał fakty stanowiące podstawę roszczenia, tj. istnienie po jego stronie niewykorzystanego pełnego urlopu za rok 2024 oraz liczbę dni, za które domagał się ekwiwalentu. Pozwany, pomimo dwukrotnego zobowiązania Sądu, nie przedłożył akt osobowych powoda. Tymczasem, na podstawie art. 94 pkt 9a i 9b KP pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w postaci papierowej albo elektronicznej oraz przechowywać ją w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności i dostępności przez wymagany okres. W sprawie o ekwiwalent za urlop to właśnie dokumentacja pracownicza, w tym akta osobowe i dokumentacja urlopowa, stanowi podstawowy materiał pozwalający zweryfikować wymiar urlopu, stopień jego wykorzystania oraz podstawę obliczenia należnego ekwiwalentu. Skoro zatem pozwany, będący dysponentem tego materiału, nie wykonał dwukrotnie nałożonego na niego obowiązku procesowego, nie przedłożył akt osobowych ani żadnych innych dowodów, to negatywne skutki procesowe takiej bierności obciążają właśnie stronę pozwaną. Art. 233 KPC stanowi, że Sąd ocenia wiarogodność i moc dowodów według własnego przekonania, na podstawie wszechstronnego rozważenia zebranego materiału. Sąd oceni na tej samej podstawie, jakie znaczenie nadać odmowie przedstawienia przez stronę dowodu lub przeszkodom stawianym przez nią w jego przeprowadzeniu wbrew postanowieniu Sądu. Sąd nadał odmowie złożenia ww. dokumentacji takie znaczenie, że odmowa ta oznacza, że powód rzeczywiście nie wykorzystał w naturze urlopu wypoczynkowego także za 2024 rok w ilości 11 dni, a wykorzystał jedynie 15 dni z należnego mu wymiaru 26 dni za ten rok. Strona pozwana nie wykonała zobowiązania z karty 79 akt sprawy do złożenia oryginałów list wypłaty ekwiwalentu oraz wskazania sposobu wyliczenia i wypłaty należnego powodowi ekwiwalentu za urlop. W tych warunkach Sąd nie miał podstaw do czynienia ustaleń niekorzystnych dla powoda tylko dlatego, że pełne odtworzenie dokumentacyjne stanu urlopowego nie było możliwe; przeciwnie, brak dokumentacji, do której przedstawienia zobowiązany był pozwany, przemawia za przyjęciem twierdzeń powoda za wiarygodne. Zastosowanie znalazła tu zarówno reguła rozkładu ciężaru dowodu, jak i możliwość potraktowania niezaprzeczonych twierdzeń strony powodowej jako przyznanych, przy uwzględnieniu całokształtu wyników rozprawy.

Odnosząc się do wysokości tego roszczenia, Sąd miał na względzie, że ekwiwalent urlopowy oblicza się według zasad określonych w art. 171 § 1 k.p. oraz § 18 - 19 rozporządzenia z dnia 8 stycznia 1997 r. Jeżeli zatem z materiału przedstawionego przez powoda wynikało, że żądanie w pierwotnie rozszerzonej wysokości zostało zawyżone, Sąd mógł uwzględnić je jedynie do wysokości odpowiadającej prawidłowo ustalonemu ekwiwalentowi. W takim wypadku roszczenie podlegało uwzględnieniu do kwoty rzeczywiście należnej. Kwota za 5 dni niewykorzystanego urlopu za 2025 rok to 1124,40 zł – k. 54 – czyli 224,88 zł za 1 dzień. Skoro do rozliczenia pozostawało jeszcze ww. 11 dni, ustalone w ww. stanie faktycznym, to należna w sumie kwota wynosi 2.473,68 zł.

W konsekwencji, Sąd na podstawie ww. przepisów zasądza od (...) sp. k. w G. na rzecz J. U. (1) kwotę 2.473,68 zł wraz z ustawowymi odsetkami za opóźnienie od dnia 11 marca 2025 roku do dnia zapłaty tytułem ekwiwalentu pieniężnego za urlop i w pozostałej nieuwzględnionej części oddala powództwo.

Sąd nakazał nadto pobrać od pozwanej (...) sp. k. w G. na rzecz Skarbu Państwa – konto bankowe Sądu Rejonowego dla Warszawy Pragi - Południe w Warszawie kwotę 200 zł tytułem kosztów sądowych, w tym tytułem opłaty od pozwu, do której uiszczenia pracownik nie był zobowiązany. Na podstawie art. 113 ust. 1 w związku z art. 13 ust. 1 pkt. 3 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych należna opłata sądowa od zasądzonego w punkcie 1 wyroku roszczenia to kwota 200 zł. Art. 13 ust. 1 pkt 3 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych stanowi bowiem, że w sprawach o prawa majątkowe pobiera się od pisma opłatę stałą ustaloną według wartości przedmiotu sporu lub wartości przedmiotu zaskarżenia wynoszącej: ponad 1500 złotych do 4000 złotych - w kwocie 200 złotych.

Sąd, zgodnie z art. 477

2 § 1 KPC, nadał również wyrokowi rygor natychmiastowej, gdyż pełne jednomiesięczne wynagrodzenie pracownika wynosiło 5.800 zł – k. 88v.

Mając powyższe na uwadze, Sąd orzekł jak w sentencji wyroku.